Lielākā daļa prezentāciju ir pārāk garas, pārāk teksta pilnas un pārāk garlaicīgas. Auditorija neieklausās. Slaidi kļūst par uzmanības novēršanas līdzekli, nevis atbalstu. Galvenā problēma: prezentētāji cenšas visu ietilpināt slaidos, nevis izmantot tos kā ietvaru runātajam saturam.
Mārketinga eksperts Gajs Kavasaki risināja šo problēmu ar maldinoši vienkāršu noteikumu. Mēs to saucam par 10-20-30 sistēmu. Neskatoties uz savu vienkāršību, tā pārveido prezentāciju sajūtu un funkcijas.
Šajā rokasgrāmatā mēs izskaidrosim šo noteikumu, tā darbības iemeslus un to, kā to pielietot savās prezentācijās. Neatkarīgi no tā, vai jūs prezentējat investorus, apmācāt darbiniekus vai vadāt klases, šī sistēma uzlabos jūsu sniegumu.
Kas ir 10-20-30 noteikums?
Noteikumam ir trīs sastāvdaļas:
Maksimāli 10 slaidi: Jūsu prezentācijā nedrīkst būt vairāk par 10 slaidiem. Šis ierobežojums piespiež noteikt prioritātes. Jūs iekļaujat tikai svarīgākos punktus. Aizpildītājs pazūd.
Maksimāli 20 minūtes: Jūsu prezentācijai vajadzētu ilgt aptuveni 20 minūtes. Tas atbilst uzmanības noturība, ko vairums cilvēku saglabā bez pārtraukumaTas ir pietiekami garš, lai aptvertu saturu, bet pietiekami īss, lai saglabātu fokusu.
Minimālais fonta lielums 30 punkti: Slaidu tekstam jābūt vismaz 30 punktus lielam. Šis ierobežojums novērš slaidu pārpildīšanu. Jūs nevarat ievietot rindkopas, ja jums ir vieta tikai virsrakstiem un īsiem apgalvojumiem.
Kawasaki izstrādāja šo noteikumu riska kapitāla investoriem paredzētām prezentācijām. Taču loģika ir piemērojama plaši. Jebkura prezentācija gūst labumu no šīs uz ierobežojumiem balstītās domāšanas.
Kāpēc 10 slaidi ir pareizais skaits
Kognitīvā slodze ir reāla. Cilvēka smadzenes cīnās, lai apstrādātu neierobežotu informācijas apjomu. Desmit slaidi ir skaitlis, ko auditorija var izsekot un atcerēties. Jebkas, kas pārsniedz 10, riskē pārslogot klausītājus.
Apsveriet tipiskus slaidu komplektus. Pārdošanas prezentācijās bieži ir 40–50 slaidi. Apmācību moduļos ir vairāk nekā 100 slaidi. Skatītāji gandrīz neko neatceras no šiem maratoniem. Viņu smadzenes ir nogurušas no 20. slaida.
Desmit slaidi liek jums izdarīt grūtas izvēles. Kuras idejas ir patiesi svarīgas? Kādus pamatojošus punktus jūs varat izskaidrot mutiski, nevis parādīt ekrānā? Kuri slaidi šķiet svarīgi, bet patiesībā nevirza jūsu argumentāciju uz priekšu?
Kad nežēlīgi rediģējat līdz 10 slaidiem, paliek tikai jūsu spēcīgākais materiāls. Katrs slaids nopelna savu vietu.
Tipiska 10 slaidu struktūra:
- Virsraksta slaids ar jūsu vārdu un tēmu
- Problēmas izklāsts (kāpēc tas ir svarīgi)
- Risinājuma pārskats (jūsu atbilde)
- Kā tas darbojas (pirmais skaidrojums)
- Kā tas darbojas (otrais skaidrojums)
- Reālās pasaules piemērs vai gadījuma izpēte
- Galvenie ieguvumi vai rezultāti
- Kāpēc tu esi īstais cilvēks šim nolūkam
- Aicinājums uz darbību (ko vēlaties, lai auditorija darītu)
- Kontaktinformācija
Šī struktūra aptver būtiskus elementus bez pārmērībām. Jūs stāstāt stāstu, sākot no problēmas caur risinājumu un beidzot ar rīcību.
Kāpēc 20 minūtes ir maģiskais ilgums
Uzmanības pētījumi liecina, ka lielākā daļa cilvēku zaudē koncentrēšanos pēc 20–30 minūšu nepārtrauktas runāšanas. Ja prezentējat viens pats bez pārtraukumiem vai mijiedarbības, palieciet aptuveni 20 minūtes.
Televīzijas raidījumu garums ir aptuveni 20–45 minūtes atkarībā no formāta. Kāpēc? Tāpēc, ka veidotāji saprot uzmanības noturību. Viņi zina, kad auditorija sāk pārbaudīt telefonus. Divdesmit minūtes ir dabisks ritms cilvēka uzmanībai.
20 minūšu prezentācija arī respektē jūsu auditorijas laiku. Aizņemtā profesionālā vidē 20 minūšu sesijas ir daudz vieglāk ieplānot nekā 60 minūšu sesijas. Īsākas prezentācijas ir biežākas. Cilvēki labprātāk tās apmeklē.
Laika sadalījums 20 minūšu prezentācijai:
- Ievads (1–2 minūtes): Sniedziet kontekstu, paskaidrojiet, kāpēc viņiem vajadzētu rūpēties
- Problēma vai vajadzība (2–3 minūtes): Palīdziet auditorijai izprast izaicinājumu
- Jūsu risinājums (5–7 minūtes): Paskaidrojiet, ko jūs piedāvājat un kā tas darbojas.
- Pierādījumi vai piemēri (4–5 minūtes): Parādiet, kāpēc auditorijai vajadzētu jums ticēt
- Aicinājums uz rīcību (1–2 minūtes): Pastāstiet viņiem, kas jādara tālāk
- Buferis (1–2 minūtes): ņemiet vērā pārejas, elpošanu un dabiskās tempa variācijas
Šie laika diapazoni ir elastīgi, taču tie parāda, kā 20 minūtes tiek sadalītas pārvaldāmās daļās. Jūs varat padziļināti aplūkot katru tēmu bez kavēšanās.
Ja nepieciešams vairāk laika, pievienojiet pēc tam jautājumu un atbilžu sesiju. Taču jūsu sagatavotajām piezīmēm vajadzētu ietilpt 20 minūtēs.
Kāpēc 30 punktu fonts liek labākam dizainam
Mazs teksts ir kā kruķis. Prezentētāji izmanto sīkus fontus, lai iespiestu saturu slaidos, un pēc tam burtiski nolasa no šiem slaidiem. Rezultāts: auditorija vēro, kā jūs lasāt, nevis klausās jūs runājam.
Minimālais fonta lielums 30 punkti novērš šo kļūdu. Rindkopas nevar ievietot. Tu knapi vari ievietot trīs teikumusŠis ierobežojums piespiež būt skaidriem. Virsraksti kļūst asāki. Papildteksts kļūst īss un būtisks.
Liels fonts arī uzlabo pieejamību. Cilvēki telpas aizmugurē var lasīt slaidus. Auditorijas locekļi ar redzes traucējumiem nav izslēgti. Liels teksts vienkārši ir labāks dizains.
Kā izskatās 30 punktu fonts:
30 punktu fonta piemērs
Ievērojiet, cik daudz vietas tas aizņem. Tipisks slaids ar 30 punktu izmēru ietilpst ne vairāk kā 3–4 rindās. Jums ir jāizvairās no lieka teksta.
Sets Godins bieži atsaucas uz savu saistīto noteikumu: "Ne vairāk kā seši vārdi slaidā. Nekad." Lai gan ne visi to stingri ievēro, šis princips atbilst 10-20-30 filozofijai. Minimāls teksts, maksimāla runa.
Reālās pasaules piemērs: 10-20-30 piemērošana
Pieņemsim, ka jūs prezentējat jaunu darbinieku apmācības programmu savai vadības komandai.
Bez 10-20-30 noteikuma: Jūs sagatavojat 35 slaidus, kuros aptverta programmas vēsture, tirgus izpēte, konkurentu analīze, detalizēts mācību programmas sadalījums, izmaksu sadalījums pa nodaļām, ieviešanas laika grafiks katrai atrašanās vietai un pielikumi. Jūsu prezentācija ilgst 75 minūtes. Vadītāji zaudē koncentrēšanos pēc 20 minūtēm. Jūs pabeidzat, pateicaties visiem un nedēļām ilgi nesaņemat atbildi.
Ar 10-20-30 noteikumu: Jūs sagatavojat 10 slaidus:
- Nosaukums: "Mūsu apmācību programmas modernizēšana"
- Problēma: "Pašreizējā programma nesagatavo darbiniekus nākotnes lomām"
- Risinājums: "Jauna programma, kas koncentrējas uz stratēģiskajām prasmēm"
- Kā tas darbojas: "Modulāra struktūra, mācīšanās patstāvīgi"
- Kā tas darbojas: "Ceturkšņa semināri ar vadības koučingu"
- Gadījuma izpēte: "Uzņēmums X novēroja 40% uzlabojumu prasmju noturēšanā"
- Ieguvumi: "Par 30 % ātrāks laiks, lai jaunie darbinieki sasniegtu produktivitāti"
- Kāpēc mēs: "Mūsu komandai ir 50 gadu kopēja apmācību pieredze"
- Investīcijas: "Izmaksas ir par 15% mazākas nekā esošajai programmai"
- Nākamās darbības: "Ieplānosim izmēģinājuma projektu ar pārdošanas komandu"
Jūs prezentējat 18 minūtēs. Jūsu vēstījums ir skaidrs: šī programma darbojas, mēs to esam rūpīgi plānojuši, un tā neizjauks budžetu. Vadītāji to nekavējoties saprot. Viņi apstiprina izmēģinājuma projektu. Jūs iesniedzat detalizētus dokumentus, bet jūsu tiešraides prezentācija paveica savu darbu.
Trīs iemesli, kāpēc 10-20-30 noteikums darbojas
1. iemesls: tas rada fokusu
Ierobežojumi rada radošumu. Ja jūsu rīcībā ir 10 slaidi un 20 minūtes, jums ir jākoncentrējas uz savu vēstījumu līdz tā būtībai. Liekas paliek tukšas. Jūsu galvenais arguments ir atsevišķs un spēcīgāks.
Šāda koncentrēšanās nāk par labu arī jūsu auditorijai. Viņi atceras koncentrētas prezentācijas daudz labāk nekā nesakarīgas. Skaidra tēze ar pierādījumiem ir labāka par visaptverošu izklāstu ar vāju sniegumu.
2. iemesls: tas respektē auditorijas laiku un uzmanību
Auditorija novērtē efektivitāti. Kad jūs sniedzat vērtību 20 minūtēs, nevis patērējat stundu, cilvēki jūtas cienīti. Viņi ir pateicīgi, ka netērējāt viņu laiku. Šī labā griba ietekmē viņu vēstījuma uztveršanu.
Daudzas prezentācijas varētu būt e-pasti. Ja visu vari nodot rakstiski, dari to. Bet, ja prezentācija ir nepieciešama, esi efektīva. 10-20-30 likums nodrošina, ka katrs tiešraides prezentācijas brīdis piešķir pievienoto vērtību.
3. iemesls: Tas novirza enerģiju no slaidiem uz runātāju
Kad slaidos ir minimāls teksta daudzums, prezentācijas mērķis nav lasīt slaidus. Tā ir par ieklausīšanos tevī. Jūsu balss, jūsu stāsti, jūsu aizraušanās kļūst par uzmanības centru. Slaidi ir palīgspēles dalībniekiem, nevis galvenā darbība.
Šīs pārmaiņas ir spēcīgas. Auditorija aiziet, atceroties jūs un jūsu idejas, nevis detaļas no slaidiem. Jūs kļūstat neaizmirstams. Jūsu vēstījums paliek atmiņā.
Kā pielietot 10-20-30 savā nākamajā prezentācijā
Sāciet ar visu ideju ģenerēšanu
Nesāciet ar ierobežojumiem. Pārdomājiet visu, ko vēlaties pateikt. Iekļaujiet visu, ko uzskatāt par svarīgu. Pierakstiet šīs idejas sarakstā vai domu kartē.
Nosakiet savu galveno argumentu
Pārskatiet savu sarakstu. Kāds ir viens centrālais punkts, kas jums jāpauž? Visam pārējam ir jāatbalsta šī centrālā ideja. Ja punkts neapstiprina jūsu galveno argumentu, tas ir kandidāts dzēšanai.
Veidojiet savu naratīvo loku
Organizējiet punktus stāstā: problēma, risinājums, pierādījumi, darbība. Šāda naratīva struktūra piesaista auditoriju labāk nekā nejauši fakti.
Izveidojiet tieši 10 slaidus
Piešķiriet katru stāstījuma punktu slaidam. Jums būs 10 slaidi, pa vienai idejai katrā slaidā. Ja vēlaties kaut ko iekļaut, bet tas neietilpst, esat atradis saturu, kas jāievieto citur (izdales materiāls, papildu e-pasts, jautājumu un atbilžu diskusija).
Pievienojiet minimālu teksta daudzumu, maksimālu vizuālo materiālu
Katram slaidam pajautājiet: "Vai es varu to parādīt, nevis uzrakstīt?" Ja iespējams, izmantojiet attēlus, diagrammas un grafikus. Tekstam jābūt virsrakstiem un atslēgvārdiem, nevis teikumiem.
Trenējies un fiksē laiku
Skaļi atkārtojiet savu prezentāciju. Pārbaudiet tempu. Pielāgojiet to pēc nepieciešamības, lai tas sasniegtu 20 minūtes. Prakse atklāj, kur jūs steidzaties vai kavējaties. Atbilstoši uzlabojiet.
Bieži uzdotie jautājumi par 20.10.30.
"Ko darīt, ja manai tēmai nepieciešamas vairāk nekā 20 minūtes?" Lielākajai daļai tēmu nav nepieciešamas vairāk nekā 20 minūtes ilgas tiešraides prezentācijas. Detalizēta informācija ir atrodama papildu dokumentos. Izmantojiet 20 minūšu laika posmu galvenajiem punktiem un vispārīgam pārskatam. Padziļināto laiku saglabājiet jautājumu un atbilžu sesijām vai individuālām papildu diskusijām.
"Vai varu izmantot 11 slaidus, ja man tiešām vajag vienu papildu slaidu?" Skaitlis 10 ir būtība. Tā ir robeža. Tās pārkāpšana jūs sāks iet pa ceļu "nu, vēl viens nenāks par ļaunu", kas novedīs atpakaļ pie uzpūstām prezentācijām. Pieturieties pie skaitļa 10. Piespiežot sevi izgriezt vienu papildu slaidu, bieži vien jūs vadīsieties vislabāk.
"Kā ir ar prezentācijām, kurās ir daudz datu un kurās man jāparāda daudz skaitļu?" Slaidos iezīmējiet vissvarīgākos skaitļus. Detalizēti dati tiek ievietoti izdales materiālos. Tiešraides prezentācijas laikā pārskatiet galvenās atziņas un ļaujiet papildu dokumentācijai sniegt padziļinātu informāciju.
"Vai mazāks fonts neapgrūtina lasīšanu aizmugurē sēdošajiem?" Tieši tāpēc noteikumā ir noteikts minimālais 30 punktu skaits. Lielāks fonts to atrisina. Tas liek iekļaut mazāk teksta, lai atlikušais būtu redzams visiem.
Nāves ar PowerPoint problēmu
Lielākā daļa cilvēku ir noskatījušies prezentāciju, kas šķitusi kā spīdzināšana. Slaidi numurēti 60. Blīvas rindkopas. Fonts tik mazs, ka to nevar salasīt no 10 metru attāluma. Runātājs burtiski lasa no slaidiem. Nekas neiekļūst atmiņā. Visi visu aizmirst.
Mēs to saucam par "nāvi ar PowerPoint". Tā ir reāla parādība. Pārāk daudz slaidu, pārāk daudz teksta, pārāk maz runas. Medijs nomāc vēstījumu.
Noteikums “10-20-30” to atrisina. Tas maina līdzsvaru. Runāšana kļūst par galveno. Slaidi kļūst par atbalstu. Jūsu idejas un pasniegšanas veids izceļas.
Šī noteikuma ieviešana nenozīmē stingru ievērošanu. Tā ir filozofijas pieņemšana: īsāks ir labāks, skaidrāks ir labāks, un ļaušana savai balsij nest vēstījumu, kas slēpjas aiz slaidiem.
Darba sākšana ar prezentāciju
Negaidiet lielu prezentāciju, lai izmēģinātu šo sistēmu. Praktizējieties ar savu nākamo atjauninājumu vai instruktāžu. Ievērojiet, kā 10 slaidi atšķiras no 30. Ievērojiet, kā 20 minūtes maina to, ko iekļaujat.
Arī jūsu auditorija to pamanīs. Viņi būs vairāk iesaistīti. Viņi atcerēsies vairāk. Viņi, iespējams, komentēs, cik atsvaidzinoša šķiet kodolīga, koncentrēta prezentācija.
Gajs Kavasaki izveidoja noteikumu "10-20-30" pirms vairākām desmitgadēm, taču tas joprojām ir aktuāls. Laikmetā, kad uzmanības trūkst, auditorijas laika un uzmanības respektēšana ir svarīgāka nekā jebkad agrāk. Šis noteikums ir dāvana gan prezentētājam, gan auditorijai: skaidrāka domāšana runātāja pusē, labāka noturība un pieredze klausītāja pusē.
Izmēģini to savā nākamajā prezentācijā. Izveido 10 slaidus. Praktizējies, līdz sasniedz 20 minūtes. Izmanto 30 punktu fontu. Pēc tam vēro, kādu atšķirību tas rada.
