Ja kādreiz esat vērojis, kā telpa, pilna ar veselības aprūpes darbiniekiem, lasa 45 slaidu HIPAA apmācības moduli ar tādu entuziasmu kā kāds, kas gaida CSDD, jūs neesat viens.
Lielākā daļa HIPAA apmācību seko vienai un tai pašai novecojušai formulai: nebeidzams teksts, beigās tests, sertifikāts, kas pazūd koplietojamā diskā, un — godīgi sakot — gandrīz nekāda noturība līdz nākamajai pirmdienai.
Lūk, nepatīkamā patiesība: atbilstības lodziņa atzīmēšana nav tas pats, kas atbilstības kultūras veidošana. Un plaisa starp abiem var dārgi maksāt jūsu organizācijai — saskaņā ar HHS Pilsoņu tiesību biroja datiem HIPAA pārkāpumi laika posmā no 2016. līdz 2023. gadam izraisīja vairāk nekā 141 miljona ASV dolāru lielus sodus un izlīgumus.
Labā ziņa? Mācīšanās zinātnei ir skaidra atbilde — un tā ir saistošāka, nekā jūs varētu domāt.
Kāpēc tradicionālā HIPAA apmācība neizdodas
Pirms problēmas risināšanas ir lietderīgi to izprast.
Pasīva, vienvirziena apmācība — politikas lasīšana, video skatīšanās, noklikšķināšana uz “Tālāk” — nostāda mācību dalībniekus skatītāju lomā. Un skatītāji daudz ko neatceras.
2019. gadā žurnālā “Journal of Multidisciplinary Healthcare ” (Arain, Tarraf & Ahmad) publicētā pētījumā tika pētītas IT drošības un privātuma apmācības lielā veselības aprūpes organizācijā ar 586 darbiniekiem. Rezultāti bija zīmīgi: lai gan 80.9 % dalībnieku pabeidza tiešsaistes apmācību , tikai 57.5 % to uzskatīja par efektīvu , un zināšanu trūkums joprojām bija ievērojams. Piemēram, tikai 25.5 % klīniskā personāla zināja, kā šifrēt e-pastus, kas ir pamata drošības uzvedības iezīme, kuras veidošanai apmācība bija paredzēta.
Pētījumā tika atklāts viens pozitīvs aspekts: darbinieki, kuri bija pabeiguši apmācību, 4.2 reizes biežāk (TI = 2.0–8.8) pareizi atbildēja uz aizdomīgu e-pastu, salīdzinot ar tiem, kuri vispār nebija apmācīti. Apmācība tiešām maina situāciju, bet tikai tad, ja cilvēki tajā patiesi iesaistās.
Tieši šeit noder interaktīvie rīki, piemēram, AhaSlides.
Kā patiesībā izskatās "lipīgā" HIPAA apmācība
Kognitīvās zinātnes principi ir skaidri: cilvēki mācās un atceras vairāk, kad viņi ir aktīvi dalībnieki — kad viņiem uzdod jautājumus, viņi ir spiesti pieņemt lēmumus un sniedz tūlītēju atgriezenisko saiti.
Lūk, kā atjaunot HIPAA apmācības sesijas pēc šī principa, izmantojot AhaSlides.
1. Aizvietojiet ievadlekciju ar tiešraides viktorīnu
Pirms kaut ko māci, noskaidro, ko tava komanda jau zina — un ko nezina.
Īsa tiešraides viktorīna HIPAA sesijas sākumā paveic divas lietas vienlaikus. Tā aktivizē iepriekšējās zināšanas (pārbaudīts atmiņas ievads) un nekavējoties atzīmē nepareizos priekšstatus, kas jums faktiski jānovērš. Vairs nav jāpavada 20 minūtes, skaidrojot kaut ko tādu, ko visi jau zina, un nav jāklusē par svarīgām nepilnībām.
Izmēģiniet šādus jautājumus:
- "Jūs saņemat īsziņu no kolēģa, kurā viņš lūdz pacienta istabas numuru. Ko jūs darāt?"
- "Kura no tālāk minētajām tiek uzskatīta par aizsargātu veselības informāciju (PHI)?"
- "Patiesi vai nepatiesi: verbālas sarunas slimnīcas koridorā var būt HIPAA pārkāpums."
Reāllaika rezultāti ekrānā parādās acumirklī. Pēkšņi jūsu istaba atdzīvojas — cilvēki apspriež atbildes, pārbauda savus pieņēmumus, pieiet pie secinājuma. Tas nav blakusefekts. Tā ir būtība.
2. Izmantojiet vārdu mākoņus, lai atklātu, par ko jūsu komanda patiesībā uztraucas
HIPAA apmācība vislabāk darbojas, ja tā šķiet atbilstoša cilvēku ikdienas realitātei, nevis vispārīgs politikas dokuments, kas varētu piederēt jebkurai organizācijai.
Sāciet savu sesiju ar AhaSlides vārdu mākoni : palūdziet dalībniekiem iesniegt pirmo vārdu, kas nāk prātā, dzirdot "HIPAA atbilstība". Vai arī pajautājiet: "Kāda ir sarežģītākā HIPAA situācija, ar kuru esat saskāries pēdējā mēneša laikā?"
Atbilde jums visu pateiks priekšā. Bieži sastopamas atbildes, piemēram, "īsziņu sūtīšana", "fotoattēli", "ģimenes locekļi", "gaitenis", norāda, uz ko jums patiesībā jākoncentrējas apmācībā. Jūs netrenējaties tikai pēc noteikumu grāmatas — jūs trenējaties, ņemot vērā savas komandas faktisko risku ainavu.
Vārdu mākoņi dara arī kaut ko smalkāku: tie signalizē, ka šī sesija ir saruna, nevis lekcija. Šīs dinamikas izmaiņas maina to, kā cilvēki klausās atlikušo stundas daļu.
3. Visā laikā veiciet uz scenārijiem balstītas tiešraides aptaujas
Lielākais atbilstības apmācību trūkums ir plaisa starp noteikumu pārzināšanu un to piemērošanu kontekstā. Darbinieki var burtiski atkārtot HIPAA minimālo nepieciešamo standartu un joprojām pieņemt nepareizu lēmumu saspringtā reālās dzīves situācijā.
Tiešraides aptaujas ar uz scenārijiem balstītiem jautājumiem novērš šo plaisu.
Uzrakstiet situāciju — "Pacienta laulātais zvana, lai pieprasītu informāciju par izrakstīšanu. Pacients nav viņu norādījis kā pilnvarotu pārstāvi. Kāds ir jūsu nākamais solis?" — un ļaujiet telpai balsot reāllaikā, pirms jūs sākat diskusiju.
Šī pieeja:
- Piespiež aktīvu lēmumu pieņemšanu, nevis pasīvu klausīšanos
- Rada dabiskus diskusijas momentus, kad telpa sadalās atbildes dēļ
- Sniedz treneriem tūlītēju informāciju par to, kuriem scenārijiem nepieciešama padziļinātāka izpēte
Izkaisiet tos visas apmācības laikā, nevis saglabājiet visu noslēguma testam. Prakses izvietojums sesijas laikā ievērojami uzlabo ilgtermiņa noturību, kas atbilstības apmācībās ir galvenais mērķis.
4. Sāciet sesiju ar jautājumu un atbilžu sesiju — anonīmi
Šeit ir viens no atbilstības apmācībās visbiežāk izmantotajiem rīkiem: anonīmi jautājumi.
Daudziem darbiniekiem ir patiesi HIPAA jautājumi, kurus viņi baidās uzdot skaļi — jo, jautājot, varētu rasties iespaids, ka viņi jau ir izdarījuši kaut ko nepareizi, vai arī tāpēc, ka viņi nevēlas izskatīties neinformēti vadītāja priekšā.
AhaSlides jautājumu un atbilžu slaids ļauj dalībniekiem anonīmi iesniegt jautājumus sesijas laikā vai pēc tās. Treneris var atbildēt tiešraidē, pozitīvi novērtēt visbiežāk uzdotos jautājumus un pievērsties telpas reālajām bažām, ne tikai tām, kuras cilvēkiem ir ērti publiski uzdot.
Atbilstības kontekstā tam ir lielāka nozīme nekā gandrīz jebkurā citā situācijā. Jautājumi, kurus cilvēki baidās uzdot , parasti noved pie pārkāpumiem.
60 minūšu HIPAA apmācības programmas paraugs
Lūk, kā šīs funkcijas varētu iederēties pilnā sesijā:
| Laiks | aktivitāte | AhaSlides funkcija |
|---|---|---|
| 0-5 min | Iepriekšējais novērtējums: ko jūs jau zināt? | Live viktorīna |
| 5-10 min | Kas ir jūsu komandas prātā? | Vārdu mākonis |
| 10-25 min | Galvenais saturs: PHI, obligāti nepieciešamie noteikumi, pārkāpumu ziņošana | Prezentētāja slaidi |
| 25-35 min | Scenāriju prakse: reālās situācijas, balsošana un apspriešana | Tiešraides aptauja |
| 35-50 min | Sarežģīti scenāriji: sociālie tīkli, ģimenes jautājumi, īsziņu sūtīšana | Tiešraides aptauja |
| 50-58 min | Atvērtie jautājumi un atbildes — nav pārāk vienkāršu jautājumu | Q & A slaids |
| 58-60 min | Pēcnovērtējums: novērtējiet, kas mainījās | Live viktorīna |
Veicot pirms un pēc pārbaudes testu, izmantojot vienus un tos pašus jautājumus, jūs iegūstat taustāmus datus par zināšanu pieaugumu, kas ir noderīgi atbilstības uzskaitei un turpmāko apmācību pilnveidošanai.
Plašāks skatījums: atbilstības kultūra pret atbilstības teātri
Atzīmēt HIPAA apmācības lodziņu reizi gadā un nosaukt to par paveiktu ir atbilstības teātris. Tas izskatās pēc apmācības. Tas nefunkcionē kā apmācība.
Patiesa atbilstības kultūra tiek veidota brīžos starp obligātajām sesijām — kad komandas loceklis ietur pauzi pirms e-pasta pārsūtīšanas, kad Slack kanālā tiek uzdots jautājums, kad kāds atceras scenāriju no pagājušā mēneša apmācībām, jo viņam tas toreiz tiešām bija jāpārdomā.
Interaktīva apmācība ne tikai uzlabo testa rezultātus. Tā attīsta tādu muskuļu atmiņu, kas ieslēdzas reālās dzīves stresa brīdī — tieši tad, kad notiek HIPAA pārkāpumi.
Izmantojiet mūsu gatavo HIPAA apmācības veidni
Esam izveidojuši pilnīgu 60 minūšu HIPAA apmācības prezentāciju AhaSlides platformā — gatavu lietošanai kā tādu, kāda tā ir, vai pielāgošanai jūsu komandai. Tajā ir iekļauti visi šajā rakstā aplūkotie slaidu veidi: pirmsnovērtējuma viktorīna, iesildīšanās vārdu mākonī, uz scenārijiem balstītas aptaujas, anonīma jautājumu un atbilžu sadaļa un pēcnovērtējums zināšanu ieguves mērīšanai.
Vai esat gatavs vadīt HIPAA apmācību, kas patiešām darbojas?
Jums nav nepieciešams no jauna izveidot visu atbilstības programmu. Sāciet ar vienu sesiju. Nomainiet statisku slaidu klāju pret AhaSlides viktorīnu. Vērojiet, kā telpa mostas.
Jūsu komanda atcerēsies vairāk. Jūsu atbilstības uzskaite būs skaidrāka. Un neviens neizies no telpas un nebrīnīsies, kāpēc viņam tas viss bija jāizskata.
Izmēģiniet AhaSlides bez maksas →
Norādes:
Arain, MA, Tarraf, R., un Ahmad, A. (2019). Darbinieku informētības un izglītojošo apmācību efektivitātes novērtējums par IT drošību un privātumu lielā veselības aprūpes organizācijā. Journal of Multidisciplinary Healthcare, 12, 73–81. https://doi.org/10.2147/JMDH.S183275
HHS Pilsoņu tiesību birojs. HIPAA izpildes rezultāti. ASV Veselības un cilvēkresursu departaments. https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/compliance-enforcement/data/enforcement-results/index.html
