Lielākā daļa aptaujas datu nekur netiek izmantoti. Komandas veikt aptauju, apkopot skaitļus un pēc tam izveidot aptaujas rezultātu prezentāciju, kurā uzskaitīts katrs jautājums un tā procentuālais sadalījums. Ieinteresētās personas pamāj ar galvu sanāksmes laikā, dokumentu klājs tiek nolikts malā, un nekas nemainās. Izklausās pazīstami?
Problēma reti kad ir dati. Tā ir prezentācija. Šajā rokasgrāmatā ir aprakstīts, kā strukturēt, vizualizēt un pasniegt aptaujas rezultātus, lai secinājumi veicinātu lēmumu pieņemšanu, nevis aizpildītu arhīva mapi. McKinsey Global Institute ziņojumā konstatēts, ka uz datiem balstītām organizācijām ir 23 reizes lielāka iespēja iegūt klientus un 19 reizes lielāka iespēja gūt peļņu, tomēr lielākā daļa aptaujas rezultātu nekad netiek pārvērsti lēmumos, jo tie tiek prezentēti bez skaidra stāstījuma [5].
Kas patiesībā ir jādara aptaujas rezultātu prezentācijai
Pirms diagrammas veida izvēles vai titulslaida rakstīšanas skaidri noskaidrojiet prezentācijas uzdevumu. Aptaujas rezultātu prezentācijai ir jāveic trīs lietas:
- Pastāstiet auditorijai, ko atradāt
- Paskaidrojiet, kāpēc tas viņiem ir īpaši svarīgi
- Norādiet uz to, kam vajadzētu notikt tālāk
Viss pārējais ir dekorācija. Vadītāji sēž un klausās prezentāciju. darbinieku iesaistīšana Dati nav paredzēti metodoloģijas pārskatīšanai. Viņi vēlas zināt, ko skaitļi saka par organizācijas stāvokli un kas būtu jāmaina. Personāla speciālisti, kas pārskata apmācību novērtēšanas rezultātus, vēlas zināt, kuras programmas darbojas un kuras ir jāpārstrādā. Pirms pirmā slaida ir svarīgs ietvars.
1. darbība. Pirms jebkādu darbību veikšanas iepazīstiet savu auditoriju.
Vieni un tie paši aptaujas dati ir jāiepako atšķirīgi atkarībā no tā, kas atrodas telpā. Detalizēts sadalījums Likerta skala Sadalījums pa desmit jautājumiem ir piemērots personāla analītiķu komandai. Tā pati informācija, kas tiek sniegta finanšu direktoram, ir jāsaspiež divos vai trijos galvenajos secinājumos, kas ir tieši saistīti ar biznesa rezultātiem.
Pirms klāja vai atskaites veidošanas atbildiet uz šiem jautājumiem:
- Kādu lēmumu šai auditorijai ir jāpieņem?
- Cik daudz konteksta viņiem jau ir par aptauju un tās mērķiem?
- Cik daudz laika viņiem būs, lai pārskatītu vai noklausītos prezentāciju?
- Cik detalizētas statistikas līmeni viņi uzskatīs par noderīgu, nevis par pārāk nomācošu?
Vadības auditorijai sāciet ar vissvarīgāko atklājumu. Praktiķu auditorijai varat iekļaut detalizētāku informāciju. Jauktās auditorijās strukturējiet prezentāciju tā, lai galvenie atklājumi tiktu minēti vispirms, bet pamatojošie dati – vēlāk, lai ieinteresētās personas varētu aiziet pēc galveno secinājumu apkopošanas un analītiskā komanda varētu palikt, lai uzzinātu pārējo.
2. darbība. Datu filtrēšana pirms to vizualizācijas
30 jautājumu aptauja ģenerē 30 datu punktus, taču tas nenozīmē, ka jūs sniedzat visus 30. Lielākajai daļai aptauju ir trīs līdz pieci atklājumi, kas faktiski ir svarīgi lēmumu pieņemšanai. Pārējais ir labākajā gadījumā konteksts, sliktākajā gadījumā — troksnis.
Pārskatiet savus rezultātus un pajautājiet: kuri atklājumi ir pārsteidzoši, nozīmīgi vai praktiski īstenojami? Jautājums, uz kuru 94% respondentu sniedza vienādu atbildi, gandrīz neko noderīgu nepasaka: to, iespējams, var saīsināt. Jautājums, uz kuru atbildes krasi atšķiras starp nodaļām vai uz kuru tendence ir ievērojami mainījusies kopš pēdējā aptaujas cikla, parasti pieder prezentācijai.
Šajā filtrēšanas solī vairums prezentētāju neiegulda pietiekami daudz līdzekļu. Visa rādīšana šķiet rūpīga, taču tā darbojas līdzīgi kā katras rindas izcelšana mācību grāmatā: ja viss ir atzīmēts kā svarīgs, nekas tāds nav.
3. darbība. Izvēlieties datiem atbilstošus diagrammu tipus.
Dažādiem jautājumu formātiem ir nepieciešamas dažādas vizualizācijas. Nepareiza diagrammas veida izmantošana apgrūtina precīzu datu izpratni.
Jautājumi ar vienu un vairākiem atbilžu variantiem labi darbojas kā horizontālas joslu diagrammas. Joslu diagrammas ir viegli pārskatāmas, tās var apstrādāt jebkuru kategoriju skaitu un ļauj kārtot atbildes pēc biežuma, lai modeļi būtu uzreiz redzami [1]. Sektoru diagrammas ir piemērotas jautājumiem ar vienu atbilžu variantu, kuros ir četras vai mazāk izvēles iespējas, kur galvenais ir stāsta attiecība pret visu stāstu, bet tās kļūst grūti lasāmas, ja ir vairāk nekā piecas šķēles.
Vērtēšanas skala un Likerta jautājumi vislabāk ir attēlot kā sakrautas joslu diagrammas, kur katra josla apzīmē vienu jautājumu un segmenti parāda atbilžu sadalījumu skalā [2]. Tas ļauj salīdzināt atbilžu modeļus vairākos jautājumos vienā vizuālā attēlā.
Tendenču dati, kur salīdzināt šī cikla rezultātus ar iepriekšējā cikla rezultātiem, vislabāk darbojas kā vienkārša līniju diagramma vai blakus esošu joslu salīdzinājums. Mērķis ir uzreiz skaidri saskatīt izmaiņu virzienu.
Atvērta tipa teksta atbildes nav nepieciešams tos attēlot kā neapstrādātus citātus (lai gan daži labi izvēlēti citāti var būt spēcīgi). Vārdu mākoņi var ātri izcelt visbiežāk lietotos terminus, kas ir noderīgi tēmu noteikšanai lielās atbilžu kopās.
Viens konsekvents noteikums visiem diagrammu veidiem: apzīmējiet datus tieši diagrammā, nevis paļaujieties uz leģendām. Auditorijai nevajadzētu savstarpēji atsaukties uz krāsu atslēgu, lai saprastu, ko viņi skatās.
4. solis: Izveidojiet stāstījumu, nevis sarakstu
Atšķirība starp noderīgu un aizmirstamu prezentāciju bieži vien ir atkarīga no tā, vai prezentētājs centās pastāstīt stāstu vai tikai ziņot par skaitļiem [3].
Aptaujas rezultātu naratīvā struktūra parasti izskatās šādi:
Konteksts: Par ko bija aptauja, kas atbildēja un kad tā tika veikta? Aptaujas apjoms nedrīkst pārsniegt vienu slaidu vai dažus teikumus. Auditorijai ir nepieciešams pietiekami daudz informācijas, lai uzticētos datiem, nevis pilnīgs metodoloģijas ziņojums.
Galvenais secinājums: Sāciet ar vissvarīgāko rezultātu. Formulējiet to kā apgalvojumu, nevis jautājumu. "Sešdesmit divi procenti darbinieku apgalvo, ka viņiem nav pietiekami daudz informācijas par lēmumiem, kas ietekmē viņu darbu" ir atklājums. "Ko darbinieki domā par iekšējo komunikāciju?" ir pamudinājums, nevis atklājums.
Papildinformācija: Divi vai trīs datu punkti, kas piešķir dziļumu virsraksta secinājumam. Šeit vietu ieņem slaidi, kuros dominē diagrammas.
Salīdzinājums vai konteksts: Kā tas salīdzināms ar iepriekšējo aptaujas periodu, nozares etalonu vai citu komandu vai nodaļu? Skaitļi ir jēgpilnāki attiecībā pret kaut ko.
Sekcija: Ko šis atklājums nozīmē praksē? Šeit jūs saistat datus ar lēmumiem, kas auditorijai jāpieņem.
Ieteikums: Kas notiks tālāk? Pat ja prezentētājam nav galīgās atbildes, prezentācijai jānoslēdzas ar skaidrām iespējām, nevis jāatstāj auditorijai pašiem izdomāt sekas.
5. darbība. Saistiet atklājumus ar biznesa mērķiem
Aptaujas dati, kas nav saistīti ar organizācijas prioritātēm, reti kad veicina rīcību. Ja aptauja bija par apmācību efektivitāti, sasaistiet rezultātus ar prasmju nepilnībām, kas ietekmē sniegumu vai darbinieku noturēšanu. Ja aptauja bija par darbinieku iesaisti, sasaistiet rezultātus ar darbinieku mainības risku vai produktivitātes rādītājiem.
Datu saskaņošana ar rezultātiem, par kuriem organizācija jau rūpējas, nav sagrozīšana. Tā ir konteksta noteikšana. Secinājums, ka "38% darbinieku izplatīšanas nodaļā reti pielieto apmācībās iegūtās prasmes ikdienas darbā", ir praktiskāks, ja to apvieno ar tās pašas nodaļas darbinieku mainības datiem, nevis atsevišķi.
6. solis: Izlemiet par formātu un piegādi
Rezultātu kopīgošanas veidam ir jāatbilst auditorijai un atklājumu steidzamībai [4].
Tiešraides prezentācija ir piemērota, ja atklājumi ir nozīmīgi, ja sagaidāt jautājumus vai ja vēlaties reāllaikā apspriest ietekmi ar grupu. Tiešraides prezentācija ļauj jums sekot līdzi auditorijai un pielāgoties. Ja diagramma mulsina cilvēkus, varat to uzreiz precizēt.
Rakstisks ziņojums vai koplietojams slaidu komplekts ir piemērots auditorijām, kurām dati jāapgūst savā tempā vai jākopīgo ar tiem ar cilvēkiem, kuri nepiedalījās sākotnējā sapulcē. Atskaites ir noderīgas arī kā atsauces dokuments pēc tiešraides prezentācijas.
Regulāri veicamām treniņu izvērtēšanām un pulsa aptaujām informācijas panelis, kurā redzami skriešanas rezultāti, var pilnībā aizstāt periodisko tabulu komplektu. Komandas var pārbaudīt tendences, negaidot ieplānotu pārskatu.
AhaSlides izmantošana tiešraides aptaujas rezultātu prezentācijai
AhaSlides ir universāla auditorijas iesaisti veicinoša platforma, kas vienā sesijā aptver aptaujas, vērtēšanas skalas, vārdu mākoņus, atvērta tipa jautājumus un jautājumu un atbilžu sesijas. Treneriem un moderatoriem, kas vada sesijas tiešraidē, AhaSlides ļauj prezentēt aptaujas rezultātus reāllaikā pašas sesijas laikā. Aptaujas rezultāti, vērtēšanas skalas atbildes un vārdu mākoņa izvades atjauninās, dalībniekiem atbildot, tāpēc varat kopīgot atklājumus ar dalībniekiem, kamēr saturs vēl ir svaigs, nevis apkopot rezultātus ziņojumā, kas tiek piegādāts vairākas dienas vēlāk.
Tas ir īpaši noderīgi pēcapmācību novērtējumiem, kur apkopoto pārliecības rādītāju redzēšana grupā bieži vien izraisa godīgāku diskusiju nekā atskaites lasīšana nedēļu pēc sesijas. Kad 60% telpas norāda uz zemu pārliecību par kādu galveno prasmi un šie dati parādās ekrānā noslēguma diskusijas laikā, tas maina tālāko rīcību: pasniedzēji var nekavējoties novērst nepilnības, un dalībnieki var redzēt, ka viņi nav vienīgie ar to, kas viņiem sagādāja grūtības.
AhaSlides arī eksportē atbildes kā izklājlapas datus detalizētākai analīzei pēc sesijas beigām, tāpēc tiešraides prezentācijas un pēcsesijas pārskati darbojas no vieniem un tiem pašiem datiem bez papildu darbībām. Domājiet par to mazāk kā par atskaiti un vairāk kā par tiešraides rezultātu tablo. Cilvēki reaģē atšķirīgi, ja var redzēt skaitļus reāllaikā.
Izplatītas kļūdas, no kurām jāizvairās
Katra jautājuma uzdošana. Auditorija nevar uztvert 25 datu punktus vienā sanāksmē. Veiciet nežēlīgu kūrēšanu. Pārvietojiet mazāk nozīmīgus jautājumus uz pielikumu, lai dati būtu pieejami, ja tie tiek uzdoti, taču galvenajā prezentācijā koncentrējieties uz trim līdz pieciem atklājumiem, kas patiešām ir auditorijas uzmanības vērti.
Nepareiza diagrammas veida izmantošana. Sektordiagramma ar astoņām šķēlēm neko nepasaka. Sakrauta joslu diagramma, kas salīdzina Likerta sadalījumus piecos jautājumos, sniedz daudz informācijas. Pirms jebkura vizuālā materiāla pabeigšanas pajautājiet kolēģim, kurš nav pazīstams ar aptauju, vai tas varētu tikt pareizi interpretēts mazāk nekā desmit sekundēs. Ja nē, vienkāršojiet vai mainiet formātus.
Izlaižot "nu un?". Dati bez interpretācijas piespiež auditoriju izdarīt savus secinājumus, kas bieži vien nozīmē, ka viņi tos neizdara. Katram atklājumam jāseko vienam teikumam, kurā paskaidrots, kāpēc tas ir praktiski svarīgs. Ja nevarat uzrakstīt šo teikumu, atklājums, iespējams, neiederas prezentācijā.
Virsraksta noklusēšana. Uzsākt 20 minūšu prezentāciju ar piecu minūšu metodoloģijas aprakstu pirms nonākšanas pie galvenā secinājuma ir uzticams veids, kā zaudēt uzmanību. Sāciet ar vissvarīgāko rezultātu otrajā vai trešajā slaidā un pēc tam sniedziet kontekstu un detaļas tiem, kas to vēlas.
Nepareizi detalizēta prezentācija. Vadības komandai ir nepieciešama cita to pašu datu versija nekā komandai, kas izstrādāja aptauju. Ja rodas šaubas, sagatavojiet kopsavilkuma versiju un saglabājiet detalizētāku rezerves kopiju, lai to varētu izmantot, ja saruna ieilgst.
Biežāk uzdotie jautājumi
Cik garai jābūt aptaujas rezultātu prezentācijai?
Lielākajai daļai vadības vai ieinteresēto personu auditorijas mērķis ir 15 līdz 20 minūtes. Parasti ar šo laiku pietiek, lai aptvertu trīs līdz piecus galvenos atklājumus, sniegtu katram pamatojošu kontekstu un noslēgtu ar ieteikumiem. Ja atklājumi ir sarežģīti vai auditorija sagaida detalizētu izklāstu, 30 minūtes ir saprātīgs ierobežojums. Jebkas, kas ir ilgāks, jāstrukturē kā seminārs vai darba sesija, nevis prezentācija.
Kam jābūt pielikumā?
Iekļaujiet visu, ko izņēmāt no galvenās prezentācijas, bet par ko varētu pajautāt ziņkārīga ieinteresētā persona: pilnu jautājumu sadalījumu, demogrāfiskos sadalījumus, burtiskas atvērtas atbildes un visas metodoloģijas piezīmes. Pielikums saīsina galveno prezentāciju, nepadarot pamatā esošos datus nepieejamus.
Kā jūs prezentējat rezultātus, ja tie nav iepriecinoši?
Precīzi ziņojiet par datiem un sasaistiet tos ar kontekstu. Ja iesaistes rādītāji ir ievērojami samazinājušies, skaidri norādiet to, iekļaujiet visus faktorus, kas varētu būt veicinājuši šo situāciju, un sagatavojiet atbildes priekšlikumu. Auditorija parasti labāk reaģē uz godīgiem atklājumiem ar skaidru plānu, nevis uz mīkstinātiem rezultātiem, kas nemin patieso problēmu.
Avoti
[1] Alķīmiķis. Sektordiagramma vai joslu diagramma? Aptaujas rezultātu attēlošana. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Uzplaukt. 5 veidi, kā efektīvi vizualizēt aptaujas atbildes. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Venngage. Kā efektīvi prezentēt aptaujas rezultātus. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Ieskats7. Labākās metodes aptaujas datu prezentēšanai ieinteresētajām personām. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] McKinsey Globālais institūts. Analītikas laikmets: konkurence datu vadītā pasaulē. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
