Beheersing van de interne communicatiestrategie | 9 Best Practices in 2024

Grote interne communicatiestrategie is the lifeblood of any successful organization. In today’s hybrid work climate, ensuring transparent, frequent communication across distributed teams is more important than ever. Yet many companies still struggle to get messaging right when employees are both in and out of the office.

In this post, we’ll explore best practices gleaned from internal comms pros at companies excelling in the hybrid era. You’ll get insider tips for crafting relevant, engagement-driving content as well as for measuring what really resonates with your audience.

Inhoudsopgave

• Wat is interne communicatiestrategie?
• Waarom interne communicatiestrategie ertoe doet?
• Wie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de interne communicatiestrategie?
• Wanneer vindt de interne communicatiestrategie plaats?
• Welke kanalen zal de interne communicatiestrategie gebruiken?
• Hoe ontwikkel je een interne communicatiestrategie?
• Maak interne communicatie effectief met AhaSlides 
• Key Takeaways 
• Veelgestelde Vragen / FAQ

Meer tips met AhaSlides

• Zelfgenoegzaamheid op de werkvloer
• Effectieve communicatie op de werkplek

Wat is interne communicatiestrategie?

Imagine you have a bunch of talented people working together in a company. Now, for this team to succeed, they need to communicate well, just like friends talking and sharing ideas. That’s where the Internal Communication Strategy comes in!

Interne communicatiestrategie is een alomvattend plan en raamwerk ontworpen om effectieve en efficiënte communicatie binnen een organisatie te vergemakkelijken. 

The primary goal of this strategy is to create a cohesive, informed, and engaged workforce, ultimately contributing to the organization’s success and achievement of its objectives.

Er zijn vier soorten interne communicatie:

• Top-down communicatie (communicatie tussen management en werknemer): This is when information flows from the top of the organizational hierarchy (like managers or leaders) to the lower levels (employees). It’s like a boss giving directions to the team. We use this type of communication to share important announcements, company goals, or new policies.
• Bottom-up communicatie (werknemer-up communicatie): It’s the opposite of top-down communication. Information travels from the lower levels (employees) to the top (managers or leaders). It’s like employees sharing their ideas, feedback, or concerns with their bosses. 
• Horizontale/laterale communicatie (peer-to-peer-communicatie:): This type of communication happens between people at the same level within the organization. It’s like coworkers chatting with each other to coordinate tasks or share updates. 
• Diagonale communicatie: Stel je dit voor als een mix van top-down en horizontale communicatie. Het komt voor wanneer mensen van verschillende afdelingen of niveaus moeten samenwerken aan een project of informatie moeten uitwisselen. 

Waarom interne communicatiestrategie ertoe doet?

In elk bedrijf houdt een interne communicatiestrategie medewerkers verbonden en betrokken. Belangrijke berichten zoals nieuwe productlanceringen, wijzigingen in het bedrijfsbeleid of aankomende evenementen worden snel gedeeld. Medewerkers kunnen ook feedback en ideeën aan het management geven, waardoor ze zich gewaardeerd voelen en deel uitmaken van het grotere geheel.

Met een solide strategie wordt de werkplek een gelukkige en productieve werkplek, waar iedereen op dezelfde golflengte zit, teamwork gedijt en het bedrijf floreert!

Wie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de interne communicatiestrategie?

The responsibility for developing the Internal Communication Strategy typically falls on the shoulders of the organization’s leadership team and the communication or HR (Human Resources) department. It involves collaboration between various stakeholders to create a well-rounded and effective strategy that aligns with the organization’s goals and values.

Dit zijn de belangrijkste spelers die betrokken zijn bij de ontwikkeling van de interne communicatiestrategie:

• Leadership Team
• Afdeling Communicatie of HR
• Communicatieadviseurs: In sommige gevallen kunnen organisaties externe communicatieadviseurs of specialisten zoeken om nieuwe perspectieven en best practices te bieden bij het ontwikkelen van een effectieve strategie.

Wanneer vindt de interne communicatiestrategie plaats?

The internal communication strategy is ongoing and happens throughout the organization’s life cycle. It’s not a one-time thing but a continuous effort to ensure effective communication. Here are some key instances when it takes place:

1. Organisatieplanning: The strategy is built during planning to align communication with the company’s goals.
2. Regelmatige updates: It’s revisited regularly to adapt to changes and evolving needs.
3. Evaluaties en beoordelingen: Het is erg belangrijk voor het evaluatieproces, inclusief tussentijdse terugblik, eindejaarsoverzicht, en evaluatie van de prestaties van de werknemer.
4. Tijdens veranderingen: Het wordt van vitaal belang tijdens grote veranderingen zoals fusies of leiderschapswisselingen.
5. Introductie van beleid: Het zorgt ervoor dat werknemers op de hoogte zijn van nieuw beleid of nieuwe initiatieven.
6. Tijdens Crisis: Het speelt een cruciale rol bij het verstrekken van tijdige en nauwkeurige informatie in moeilijke tijden.
7. Onboarding van medewerkers: Het zorgt ervoor dat nieuwe werknemers zich welkom en geïnformeerd voelen over hun rol.
8. Dagelijkse operaties: Het zorgt voor een vlotte communicatie tussen teams en leiderschap.
9. Op zoek naar feedback: Het komt in actie wanneer het bedrijf om feedback van werknemers vraagt, feedback van managers en stimuleert open communicatie.

Welke kanalen zal de interne communicatiestrategie gebruiken?

The channels used in an Internal Communication Strategy can vary depending on the organization’s preferences, size, and the nature of the information to be conveyed. Here are some common communication channels that an Internal Communication Strategy may utilize:

1. E-mail
2. Intranet
3. Teambijeenkomsten (Regelmatige face-to-face of virtuele vergaderingen om de voortgang te bespreken, updates te delen en samen te werken aan projecten.)
4. Hulpmiddelen voor digitale samenwerking (Platforms like Microsoft Teams, Slack, or other project management tools.)
5. Nieuwsbrieven
6. Vergaderingen in het stadhuis
7. Prikborden
8. Sociale Media (Interne platforms)
9. Feedback-enquêtes

Hoe ontwikkel je een interne communicatiestrategie?

Developing an effective Internal Communication Strategy involves several steps to ensure it aligns with the organization’s goals and meets the communication needs of its employees. Here’s a step-by-step guide to help you develop an Internal Communication Strategy:

1/ Definieer communicatiedoelen en -doelstellingen: 

Specify the goals you want to achieve with the strategy. Having specific objectives will direct your communication efforts, whether they are boosting collaboration, increasing employee engagement, or bringing employees in line with the company’s vision.

2/ Identificeer doelgroepen: 

Identify different employee segments and their unique communication needs. Tailor messages and channels to suit each group’s preferences, roles, and requirements.

• Het marketingteam heeft bijvoorbeeld regelmatig updates over nieuwe campagnes nodig, terwijl de IT-afdeling informatie nodig heeft over systeemupdates en technische problemen.

3/ Kies communicatiekanalen: 

Kies, afhankelijk van het soort informatie dat moet worden verstrekt en de doelgroep, de beste communicatiemethoden. Denk aan het gebruik van verschillende kanalen, zoals chatplatforms, e-mail, het intranet, teamvergaderingen en tools voor digitale samenwerking.

4/ Stel berichtrichtlijnen op: 

Define the tone, style, and language of communication. Ensure messages are clear, concise, and aligned with the company’s values and culture.

5/ Implementeer tweerichtingscommunicatie: 

Moedig open dialoog en feedbackloops aan om een ​​cultuur van betrokkenheid te creëren. Zorg voor mogelijkheden voor werknemers om hun mening, suggesties en zorgen te uiten.

6/ Maak een communicatieschema: 

Ontwikkel een tijdlijn voor regelmatige communicatie. Bepaal de frequentie van updates, vergaderingen en feedbacksessies om werknemers op de hoogte en betrokken te houden.

7/ Crisiscommunicatieplan opstellen: 

Have a plan in place to communicate effectively during times of crisis or challenging situations. By having a well-developed crisis communication plan, the company can effectively respond to challenges, keep employees informed, and maintain confidence in the organization’s ability to navigate crises.

8/ Train en onderwijs: 

Geef training aan werknemers en managers over effectieve communicatiepraktijken, met name voor nieuwe tools of kanalen die worden geïntroduceerd.

9/ Meten en evalueren: 

Stel statistieken op om de effectiviteit van de interne communicatiestrategie te beoordelen. Verzamel feedback van medewerkers en volg de belangrijkste prestatie-indicatoren om verbeteringen aan te brengen.

Houd daarnaast de strategie flexibel en pas deze waar nodig aan op basis van feedback, veranderende organisatorische behoeften en opkomende communicatietechnologieën.

Maak interne communicatie effectief met AhaSlides 

AhaDia's kan op verschillende manieren een krachtig hulpmiddel zijn om de interne communicatie te verbeteren en effectiever te maken:

• Interactieve vergaderingen en gemeentehuizen: Je kunt gebruiken live peilingen, quizzenen Q&A sessies om deelnemers te betrekken, real-time feedback te verzamelen en actieve deelname aan virtuele vergaderingen en gemeentehuizen met werknemers aan te moedigen. 
• Realtime feedbackMet AhaSlides kunt u snel peilingen maken en verspreiden, word cloud aan werknemers. Dit stelt u in staat om waardevolle feedback te verzamelen over verschillende onderwerpen, zoals bedrijfsinitiatieven, medewerkerstevredenheid of trainingsprogramma's.
• Trainen en leren: U kunt interactieve quizzen en peilingen opnemen vooraf gemaakte sjablonen to test employees’ understanding and reinforce key concepts to enhance training sessions and workshops.
• Teambuilding activiteiten: AhaSlides biedt teambuildingactiviteiten zoals ijsbrekerquizzen, spelletjes met een spinnerwiel, willekeurige teamgenerator. Deze activiteiten kunnen kameraadschap en samenwerking tussen werknemers bevorderen, zelfs in externe of gedistribueerde teams.
• Medewerker Erkenning: AhaSlides kunnen worden gebruikt om prestaties, mijlpalen en bijdragen van medewerkers te erkennen en te vieren. Dit verhoogt het moreel en de motivatie van medewerkers.
• Anonieme feedback: The platform’s anonymous polling feature can enable employees to provide feedback without fear of repercussions, fostering a more open and honest communication environment.
• Medewerkers op afstand betrekken: Voor organisaties met op afstand of verspreide teams kan AhaSlides een waardevol hulpmiddel zijn om ervoor te zorgen dat alle medewerkers verbonden, betrokken en geïnformeerd blijven.

Key Takeaways 

An effective internal communication strategy is the backbone of a well-functioning and harmonious organization. It strengthens the organization’s culture and ultimately leads to improved productivity and success. 

Veelgestelde Vragen / FAQ

ref: Forbes