Beheersing van de interne communicatiestrategie | 9 Best Practices in 2024

Grote interne communicatiestrategie is de levensader van elke succesvolle organisatie. In het huidige hybride werkklimaat is het belangrijker dan ooit om te zorgen voor transparante, frequente communicatie tussen verspreide teams. Toch worstelen veel bedrijven nog steeds met het correct communiceren van berichten, zowel op kantoor als daarbuiten.

In dit bericht bespreken we best practices van interne communicatieprofessionals bij bedrijven die excelleren in het hybride tijdperk. Je krijgt insidertips voor het maken van relevante, engagement-stimulerende content en voor het meten van wat echt aanslaat bij je doelgroep.

Inhoudsopgave

• Wat is interne communicatiestrategie?
• Waarom interne communicatiestrategie ertoe doet?
• Wie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de interne communicatiestrategie?
• Wanneer vindt de interne communicatiestrategie plaats?
• Welke kanalen zal de interne communicatiestrategie gebruiken?
• Hoe ontwikkel je een interne communicatiestrategie?
• Maak interne communicatie effectief met AhaSlides 
• Key Takeaways 
• Veelgestelde Vragen / FAQ

Meer tips met AhaSlides

• Zelfgenoegzaamheid op de werkvloer
• Effectieve communicatie op de werkplek

Wat is interne communicatiestrategie?

Stel je voor dat je een groep getalenteerde mensen hebt die samenwerken in een bedrijf. Om dit team te laten slagen, moeten ze goed communiceren, net als vrienden die praten en ideeën delen. Daar komt de interne communicatiestrategie om de hoek kijken!

Interne communicatiestrategie is een alomvattend plan en raamwerk ontworpen om effectieve en efficiënte communicatie binnen een organisatie te vergemakkelijken. 

Het hoofddoel van deze strategie is het creëren van een samenhangend, geïnformeerd en betrokken personeelsbestand dat uiteindelijk bijdraagt ​​aan het succes van de organisatie en het behalen van haar doelstellingen.

Er zijn vier soorten interne communicatie:

• Top-down communicatie (communicatie tussen management en werknemer): Dit is wanneer informatie stroomt van de top van de organisatorische hiërarchie (zoals managers of leiders) naar de lagere niveaus (medewerkers). Het is als een baas die het team instructies geeft. We gebruiken deze vorm van communicatie om belangrijke aankondigingen, bedrijfsdoelen of nieuw beleid te delen.
• Bottom-up communicatie (werknemer-up communicatie): Het is het tegenovergestelde van top-downcommunicatie. Informatie gaat van de lagere niveaus (medewerkers) naar de top (managers of leiders). Het is alsof medewerkers hun ideeën, feedback of zorgen delen met hun bazen. 
• Horizontale/laterale communicatie (peer-to-peer-communicatie:): Dit type communicatie vindt plaats tussen mensen op hetzelfde niveau binnen de organisatie. Het is vergelijkbaar met collega's die met elkaar chatten om taken te coördineren of updates te delen. 
• Diagonale communicatie: Stel je dit voor als een mix van top-down en horizontale communicatie. Het komt voor wanneer mensen van verschillende afdelingen of niveaus moeten samenwerken aan een project of informatie moeten uitwisselen. 

Waarom interne communicatiestrategie ertoe doet?

In elk bedrijf houdt een interne communicatiestrategie medewerkers verbonden en betrokken. Belangrijke berichten zoals nieuwe productlanceringen, wijzigingen in het bedrijfsbeleid of aankomende evenementen worden snel gedeeld. Medewerkers kunnen ook feedback en ideeën aan het management geven, waardoor ze zich gewaardeerd voelen en deel uitmaken van het grotere geheel.

Met een solide strategie wordt de werkplek een gelukkige en productieve werkplek, waar iedereen op dezelfde golflengte zit, teamwork gedijt en het bedrijf floreert!

Wie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de interne communicatiestrategie?

De verantwoordelijkheid voor het ontwikkelen van de interne communicatiestrategie ligt doorgaans bij het leiderschapsteam van de organisatie en de communicatie- of HR-afdeling (Human Resources). Het vereist samenwerking tussen verschillende stakeholders om een ​​complete en effectieve strategie te creëren die aansluit bij de doelen en waarden van de organisatie.

Dit zijn de belangrijkste spelers die betrokken zijn bij de ontwikkeling van de interne communicatiestrategie:

• Leadership Team
• Afdeling Communicatie of HR
• Communicatieadviseurs: In sommige gevallen kunnen organisaties externe communicatieadviseurs of specialisten zoeken om nieuwe perspectieven en best practices te bieden bij het ontwikkelen van een effectieve strategie.

Wanneer vindt de interne communicatiestrategie plaats?

De interne communicatiestrategie is continu en vindt plaats gedurende de hele levenscyclus van de organisatie. Het is geen eenmalige gebeurtenis, maar een continue inspanning om effectieve communicatie te garanderen. Hier zijn enkele belangrijke momenten waarop dit gebeurt:

1. Organisatieplanning:De strategie wordt tijdens de planning opgesteld om de communicatie af te stemmen op de doelstellingen van het bedrijf.
2. Regelmatige updates:Het wordt regelmatig herzien om aan te passen aan veranderingen en veranderende behoeften.
3. Evaluaties en beoordelingen: Het is erg belangrijk voor het evaluatieproces, inclusief tussentijdse terugblik, eindejaarsoverzicht, en evaluatie van de prestaties van de werknemer.
4. Tijdens veranderingen: Het wordt van vitaal belang tijdens grote veranderingen zoals fusies of leiderschapswisselingen.
5. Introductie van beleid: Het zorgt ervoor dat werknemers op de hoogte zijn van nieuw beleid of nieuwe initiatieven.
6. Tijdens Crisis: Het speelt een cruciale rol bij het verstrekken van tijdige en nauwkeurige informatie in moeilijke tijden.
7. Onboarding van medewerkers: Het zorgt ervoor dat nieuwe werknemers zich welkom en geïnformeerd voelen over hun rol.
8. Dagelijkse operaties: Het zorgt voor een vlotte communicatie tussen teams en leiderschap.
9. Op zoek naar feedback: Het komt in actie wanneer het bedrijf om feedback van werknemers vraagt, feedback van managers en stimuleert open communicatie.

Welke kanalen zal de interne communicatiestrategie gebruiken?

De kanalen die in een interne communicatiestrategie worden gebruikt, kunnen variëren afhankelijk van de voorkeuren, de omvang en de aard van de informatie die de organisatie wil overbrengen. Hieronder volgen enkele veelvoorkomende communicatiekanalen die een interne communicatiestrategie kan gebruiken:

1. E-mail
2. Intranet
3. Teambijeenkomsten (Regelmatige face-to-face of virtuele vergaderingen om de voortgang te bespreken, updates te delen en samen te werken aan projecten.)
4. Hulpmiddelen voor digitale samenwerking (Platformen zoals Microsoft Teams, Slack of andere projectmanagementtools.)
5. Nieuwsbrieven
6. Vergaderingen in het stadhuis
7. Prikborden
8. Sociale Media (Interne platforms)
9. Feedback-enquêtes

Hoe ontwikkel je een interne communicatiestrategie?

Het ontwikkelen van een effectieve interne communicatiestrategie omvat verschillende stappen om ervoor te zorgen dat deze aansluit bij de organisatiedoelstellingen en voldoet aan de communicatiebehoeften van de medewerkers. Hieronder vindt u een stapsgewijze handleiding om u te helpen bij het ontwikkelen van een interne communicatiestrategie:

1/ Definieer communicatiedoelen en -doelstellingen: 

Specificeer de doelen die u met de strategie wilt bereiken. Het hebben van specifieke doelstellingen zal uw communicatie-inspanningen sturen, of het nu gaat om het stimuleren van samenwerking, het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers of het op één lijn brengen van medewerkers met de visie van het bedrijf.

2/ Identificeer doelgroepen: 

Identificeer verschillende werknemerssegmenten en hun unieke communicatiebehoeften. Stem berichten en kanalen af ​​op de voorkeuren, rollen en vereisten van elke groep.

• Het marketingteam heeft bijvoorbeeld regelmatig updates over nieuwe campagnes nodig, terwijl de IT-afdeling informatie nodig heeft over systeemupdates en technische problemen.

3/ Kies communicatiekanalen: 

Kies, afhankelijk van het soort informatie dat moet worden verstrekt en de doelgroep, de beste communicatiemethoden. Denk aan het gebruik van verschillende kanalen, zoals chatplatforms, e-mail, het intranet, teamvergaderingen en tools voor digitale samenwerking.

4/ Stel berichtrichtlijnen op: 

Bepaal de toon, stijl en taal van de communicatie. Zorg ervoor dat de boodschap duidelijk, beknopt en in lijn met de waarden en cultuur van het bedrijf is.

5/ Implementeer tweerichtingscommunicatie: 

Moedig open dialoog en feedbackloops aan om een ​​cultuur van betrokkenheid te creëren. Zorg voor mogelijkheden voor werknemers om hun mening, suggesties en zorgen te uiten.

6/ Maak een communicatieschema: 

Ontwikkel een tijdlijn voor regelmatige communicatie. Bepaal de frequentie van updates, vergaderingen en feedbacksessies om werknemers op de hoogte en betrokken te houden.

7/ Crisiscommunicatieplan opstellen: 

Zorg voor een plan om effectief te communiceren in tijden van crisis of uitdagende situaties. Met een goed ontwikkeld crisiscommunicatieplan kan het bedrijf effectief reageren op uitdagingen, medewerkers op de hoogte houden en vertrouwen behouden in het vermogen van de organisatie om crises te doorstaan.

8/ Train en onderwijs: 

Geef training aan werknemers en managers over effectieve communicatiepraktijken, met name voor nieuwe tools of kanalen die worden geïntroduceerd.

9/ Meten en evalueren: 

Stel statistieken op om de effectiviteit van de interne communicatiestrategie te beoordelen. Verzamel feedback van medewerkers en volg de belangrijkste prestatie-indicatoren om verbeteringen aan te brengen.

Houd daarnaast de strategie flexibel en pas deze waar nodig aan op basis van feedback, veranderende organisatorische behoeften en opkomende communicatietechnologieën.

Maak interne communicatie effectief met AhaSlides 

AhaDia's kan op verschillende manieren een krachtig hulpmiddel zijn om de interne communicatie te verbeteren en effectiever te maken:

• Interactieve vergaderingen en gemeentehuizen: Je kunt gebruiken live peilingen, quizzenen Q&A sessies om deelnemers te betrekken, real-time feedback te verzamelen en actieve deelname aan virtuele vergaderingen en gemeentehuizen met werknemers aan te moedigen. 
• Realtime feedbackMet AhaSlides kunt u snel peilingen maken en verspreiden, word cloud aan werknemers. Dit stelt u in staat om waardevolle feedback te verzamelen over verschillende onderwerpen, zoals bedrijfsinitiatieven, medewerkerstevredenheid of trainingsprogramma's.
• Trainen en leren: U kunt interactieve quizzen en peilingen opnemen vooraf gemaakte sjablonen om het begrip van medewerkers te testen en belangrijke concepten te versterken om trainingssessies en workshops te verbeteren.
• Teambuilding activiteiten: AhaSlides biedt teambuildingactiviteiten zoals ijsbrekerquizzen, spelletjes met een spinnerwiel, willekeurige teamgenerator. Deze activiteiten kunnen kameraadschap en samenwerking tussen werknemers bevorderen, zelfs in externe of gedistribueerde teams.
• Medewerker Erkenning: AhaSlides kunnen worden gebruikt om prestaties, mijlpalen en bijdragen van medewerkers te erkennen en te vieren. Dit verhoogt het moreel en de motivatie van medewerkers.
• Anonieme feedback: Dankzij de anonieme peilingfunctie van het platform kunnen werknemers feedback geven zonder bang te hoeven zijn voor repercussies. Zo ontstaat er een opener en eerlijker communicatieomgeving.
• Medewerkers op afstand betrekken: Voor organisaties met op afstand of verspreide teams kan AhaSlides een waardevol hulpmiddel zijn om ervoor te zorgen dat alle medewerkers verbonden, betrokken en geïnformeerd blijven.

Key Takeaways 

Een effectieve interne communicatiestrategie vormt de ruggengraat van een goed functionerende en harmonieuze organisatie. Ze versterkt de organisatiecultuur en leidt uiteindelijk tot verbeterde productiviteit en succes. 

Veelgestelde Vragen / FAQ

ref: Forbes