Funkcjonalna struktura organizacyjna: sposoby uwolnienia władzy w organizacji w 2024 roku

Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak duże firmy organizują się pośród wszystkich ruchomych części?

Chociaż niektóre firmy działają jako jedna spójna jednostka, wiele z nich tworzy odrębne działy w oparciu o funkcję. Jest to znane jako funkcjonalna struktura organizacyjna.

Niezależnie od tego, czy chodzi o marketing, finanse, operacje czy IT, struktury funkcjonalne dzielą zespoły według specjalizacji.

Na pierwszy rzut oka podział obowiązków wydaje się oczywisty – ale jak naprawdę wpływa on na współpracę, podejmowanie decyzji i całą firmę?

W tym poście przyjrzymy się modelowi funkcjonalnemu i jego zaletom. Zanurz się!

Spis treści

• Co to jest funkcjonalna struktura organizacyjna?
• Zalety funkcjonalnej struktury organizacyjnej
• Wady funkcjonalnej struktury organizacyjnej
• Pokonywanie wyzwań związanych z funkcjonalną strukturą organizacyjną
• Kiedy odpowiednia jest struktura funkcjonalna?
• Przykłady funkcjonalnej struktury organizacyjnej
• Na wynos
• Często zadawane pytania

Więcej wskazówek dotyczących AhaSlides

• 7 kluczowych typów struktur organizacyjnych
• Rodzaje zarządzania zdarzeniami

Co to jest funkcjonalna struktura organizacyjna?

Wiele firm decyduje się na organizację w różne działy w zależności od rodzaju pracy lub zadań wykonywanych przez pracowników, dzieląc pracę na bardziej specjalistyczne stanowiska.

To się nazywa posiadanie „funkcjonalna struktura organizacyjna„. Zamiast grupować wszystkich, którzy pracują nad tym samym projektem, ludzie są grupowani według ogólnego obszaru ich pracy – rzeczy takich jak marketing, finanse, operacje, obsługa klienta i tym podobne.

Na przykład każdy, kto tworzy reklamy, prowadzi kampanie w mediach społecznościowych lub myśli o nowych pomysłach na produkty, pracowałby w dziale marketingu. Wszyscy księgowi, którzy śledzą pieniądze, płacą rachunki i składają podatki, byliby razem w finansach. Inżynierowie będą współpracować z innymi inżynierami podczas operacji.

Pomysł polega na tym, że poprzez połączenie wszystkich osób o podobnych umiejętnościach zawodowych, mogą sobie nawzajem pomagać i uczyć się od siebie nawzajem. Rzeczy takie jak procedury finansowe mogą być również ujednolicone w całym dziale.

Taka struktura sprawia, że ​​jest ona bardzo wydajna, ponieważ specjaliści nie muszą stale szukać odpowiedzi poza swoim działem. Może to jednak utrudniać różnym obszarom dobrą współpracę nad większymi projektami, które wymagają wielu umiejętności. Komunikacja między działami może się czasami gubić.

Ogólnie rzecz biorąc, struktury funkcjonalne są dobre w przypadku firm o ugruntowanej pozycji, w których ustalone są procesy, ale firmy muszą znaleźć sposoby na jednoczenie ludzi także między działami, aby uniknąć pracy we własnym Silosy zbyt wiele.

Zalety funkcjonalnej struktury organizacyjnej

Poniżej omówiono najważniejsze zalety funkcjonalnej struktury organizacyjnej:

• Specjalizacja pracy – Ludzie zdobywają wiedzę specjalistyczną w swojej konkretnej funkcji, skupiając się tylko na tych zadaniach. Prowadzi to do wyższej produktywności.
• Centralizacja wiedzy specjalistycznej – Podobna wiedza specjalistyczna jest gromadzona w każdym dziale. Pracownicy mogą się od siebie uczyć i wspierać.
• Standaryzacja praktyk – w celu zapewnienia spójności można opracować i udokumentować wspólne metody pracy w obrębie każdej funkcji.
• Jasne linie raportowania – jasne jest, komu pracownicy podlegają na podstawie ich roli, bez raportowania macierzowego do wielu menedżerów. Usprawnia to podejmowanie decyzji.
• Elastyczna alokacja zasobów – Praca i kapitał mogą być łatwiej przesuwane w obrębie działów w oparciu o zmieniające się priorytety i obciążenie pracą.
• Ekonomia skali – Zasoby, takie jak sprzęt i pracownicy, mogą być współdzielone w obrębie każdego działu, co obniża koszty na jednostkę produkcji.
• Łatwość monitorowania wydajności – wskaźniki departamentalne można wyraźniej powiązać z celami i wynikami, ponieważ funkcje są rozdzielone.
• Możliwości rozwoju zawodowego – Pracownicy mogą rozwijać swoje umiejętności i karierę, zmieniając stanowiska w ramach swojej specjalizacji.
• Uproszczenie zarządzania – Każdy kierownik działu ma władzę nad jedną, jednorodną jednostką, co sprawia, że ​​zarządzanie jest mniej skomplikowane.

Podsumowując, struktura funkcjonalna promuje specjalizację, wykorzystanie wiedzy specjalistycznej i efektywność operacyjną w ramach poszczególnych funkcji.

Wady funkcjonalnej struktury organizacyjnej

Z drugiej strony medalu funkcjonalna struktura organizacyjna nie jest całkowicie bezbłędna. Firmy powinny rozważyć następujące potencjalne niepowodzenia:

• Mentalność silosowa – Działy mogą skupiać się wyłącznie na własnych celach, a nie na celach całej organizacji. To utrudnia współpracę.
• Duplikacja wysiłków – te same zadania mogą być wielokrotnie wykonywane w różnych działach, zamiast być usprawnione w ramach różnych funkcji.
• Powolne podejmowanie decyzji – Rozwiązywanie problemów, które dotyczą różnych działów, zajmuje więcej czasu, ponieważ wymaga koordynacji między silosami.
• Słaba obsługa klienta – Klienci kontaktujący się z wieloma działami mogą doświadczyć niespójnej lub fragmentarycznej obsługi.
• Złożone procesy – praca wymagająca współpracy międzyfunkcyjnej może stać się skomplikowana, nieefektywna i frustrująca.
• Brak elastyczności wobec zmian – Trudno jest szybko zmieniać i dostosowywać zasoby, gdy zmieniają się potrzeby rynku lub pojawiają się nowe możliwości.
• Trudności w ocenie kompromisów – szersze skutki decyzji funkcjonalnych mogą zostać przeoczone bez uwzględnienia współzależności.
• Nadmierne uzależnienie od przełożonych – Pracownicy polegają w dużym stopniu na kierownikach swoich działów, zamiast rozwijać szerszą perspektywę.
• Tłumiona innowacyjność – Nowe pomysły wymagające udziału różnych obszarów mają trudności ze zdobyciem poparcia.

Funkcjonalne silosy, powolne podejmowanie decyzji i brak współpracy mogą osłabić efektywność i elastyczność organizacji o takiej strukturze.

Pokonywanie wyzwań związanych z funkcjonalną strukturą organizacyjną

Może być trudno różnym grupom roboczym, takim jak marketing, sprzedaż i wsparcie, nawiązać kontakt, jeśli zawsze są w swoich kątach. Ale izolacja faktycznie utrudnia wykonywanie zadań. Oto kilka pomysłów na pokonanie wyzwań:

Twórz projekty z ludźmi z różnych dziedzin. W ten sposób przedstawiamy wszystkich i pomagamy sobie nawzajem.

Wybierz ludzi, którzy pomogą jednostkom nawiązać więź. Wyznacz menedżerów produktu/klienta, którzy zadbają o to, aby wszyscy udostępniali aktualizacje i wspólnie rozwiązywali problemy.

Skoncentruj się na wspólnych celach, zamiast zajmować się każdym obszarem własnymi sprawami, dostosuj się do marzeń wielkich firm, które wszystkie wspierają.

Konsoliduj zduplikowane role, takie jak HR lub IT, aby jeden zespół obsługiwał wszystkich, a nie dzielił pracę.

Ustawiaj spotkania, na których obszary krótko informują się nawzajem o tym, co się dzieje. Rozwiązuj problemy w zarodku.

Zainwestuj w narzędzia do współpracy – technologie takie jak intranety, udostępnianie dokumentów/plików czy aplikacje do zarządzania projektami mogą ułatwić koordynację.

Promuj elastyczne rotacje. Pozwól pracownikom tymczasowo spróbować innych ról gdzie indziej, aby lepiej się zrozumieć i rozwinąć inną perspektywę.

Śledź również pracę zespołową. Zwróć uwagę na to, jak dobrze ludzie się dogadują i na ogólne KPI zespołu, a nie tylko na indywidualne osiągnięcia. Daj liderom zachęty do skupienia się na synergii organizacyjnej, a nie tylko na funkcjonalnych KPI.

Na koniec zachęcaj do interakcji społecznych, aby każdy dział mógł swobodniej zwracać się do siebie o pomoc. Znalezienie sposobów interakcji i działania funkcji jako współzależnej całości pomoże rozbić silosy.

Przełam lody z AhaSlides

Pomóż każdemu działowi połączyć się i związać z interaktywnością AhaSlides. Niezbędne dla sesji integracyjnych firm!🤝

Kiedy odpowiednia jest struktura funkcjonalna?

Sprawdź listę, aby sprawdzić, czy Twoja organizacja nadaje się do utworzenia tej struktury:

☐ Ugruntowane firmy ze znormalizowanymi operacjami – W przypadku dojrzałych firm, których podstawowe procesy i przepływy pracy są dobrze zdefiniowane, specjalizacja w obrębie funkcji może sprzyjać wydajności.

☐ Stabilne środowisko biznesowe – Jeśli potrzeby rynku i klientów są stosunkowo przewidywalne, grupy funkcyjne mogą skupić się na optymalizacji swoich specjalistycznych obszarów bez konieczności szybkiej współpracy między działami.

☐ Zadania wymagające specjalistycznej wiedzy fachowej – Niektóre zawody, takie jak inżynieria, księgowość czy prawo, w dużym stopniu opierają się na dogłębnych umiejętnościach technicznych i dobrze sprawdzają się w strukturze funkcjonalnej.

☐ Nadawanie priorytetu realizacji operacyjnej – Struktury funkcjonalne są niezwykle wydajne, gdy organizacja priorytetowo traktuje produkcję lub dostarczanie produktu lub usługi; rozdzielenie wyspecjalizowanych kroków pomiędzy funkcjami może usprawnić realizację.

☐ Duże organizacje o dużej skali – Bardzo duże firmy zatrudniające tysiące pracowników mogą organizować się w ramach funkcji, aby zarządzać złożonością w wielu jednostkach biznesowych.

☐ Najważniejsza jest alokacja zasobów – w przypadku branż o dużym udziale kapitału dobrze sprawdza się struktura umożliwiająca precyzyjną alokację wyspecjalizowanych zasobów i sprzętu.

☐ Tradycyjnie biurokratyczne kultury – niektóre ugruntowane firmy preferują silnie podzielone na działy struktury kontroli i nadzoru.

Przykłady funkcjonalnej struktury organizacyjnej

Firma technologiczna:

• Dział marketingu
• Wydział Inżynierii
• Dział rozwoju produktu
• Dział IT/operacyjny
• Dział sprzedaży
• Dział Wsparcia Klienta

Firma produkcyjna:

• Dział produkcji/operacyjny
• Wydział Inżynierii
• Dział zakupów
• Urząd Kontroli Jakości
• Dział logistyki/dystrybucji
• Dział sprzedaży i marketingu
• Dział Finansów i Księgowości

Szpital:

• Oddział pielęgniarski
• Oddział radiologii
• Oddział chirurgii
• Dział laboratoriów
• Dział farmacji
• Dział administracyjny/rozliczeniowy

Sklep detaliczny:

• Dział obsługi sklepu
• Dział Merchandisingu/Zakupów
• Dział marketingu
• Dział finansów/księgowości
• Dział HR
• Dział Zapobiegania Stratom
• Dział IT

Uniwersytet:

• Różne wydziały akademickie, takie jak biologia, język angielski, historia i tym podobne
• Dział Spraw Studenckich
• Dział udogodnień
• Sponsorowany dział badań
• Dział Lekkoatletyki
• Dział Finansów i Administracji

Oto kilka przykładów tego, jak firmy z różnych branż mogą grupować wyspecjalizowane role i funkcje w działy, tworząc funkcjonalną strukturę organizacyjną.

Na wynos

Podczas gdy podział pracy na wyspecjalizowane działy ma swoje zalety, łatwo jest tworzyć silosy między grupami. Aby odnieść prawdziwy sukces, firmy potrzebują współpracy tak samo jak samych specjalizacji.

Pod koniec dnia wszyscy jesteśmy w tej samej drużynie. Niezależnie od tego, czy tworzysz produkty, czy zapewniasz obsługę klienta, Twoja praca wspiera innych i ogólną misję firmy.

💡 Zobacz także: 7 Rodzaje struktur organizacyjnych Musisz wiedzieć.

Często zadawane pytania

Jakie są 4 funkcjonalne struktury organizacyjne?

Cztery funkcjonalne struktury organizacyjne to struktura funkcjonalna, dywizjonalna, macierzowa i sieciowa.

Co należy rozumieć przez strukturę funkcjonalną?

Funkcjonalna struktura organizacyjna odnosi się do sposobu, w jaki firma dzieli swoją pracę i działy w oparciu o funkcje lub kierunki pracy związane z działalnością.

Czy McDonald's jest funkcjonalną strukturą organizacyjną?

McDonald's ma strukturę organizacyjną składającą się z działów, w których każdy dział obsługuje określoną lokalizację geograficzną i działa niemal niezależnie, mając własne oddzielne działy, takie jak marketing, sprzedaż, finanse, dział prawny, zaopatrzenie itp.