Opanowanie strategii komunikacji wewnętrznej | 9 Dobrych Praktyk w 2024 roku

Wielki strategia komunikacji wewnętrznej is the lifeblood of any successful organization. In today’s hybrid work climate, ensuring transparent, frequent communication across distributed teams is more important than ever. Yet many companies still struggle to get messaging right when employees are both in and out of the office.

In this post, we’ll explore best practices gleaned from internal comms pros at companies excelling in the hybrid era. You’ll get insider tips for crafting relevant, engagement-driving content as well as for measuring what really resonates with your audience.

Spis treści

• Czym jest strategia komunikacji wewnętrznej?
• Dlaczego strategia komunikacji wewnętrznej ma znaczenie?
• Kto jest odpowiedzialny za opracowanie Strategii Komunikacji Wewnętrznej?
• Kiedy ma miejsce strategia komunikacji wewnętrznej?
• Jakie kanały wykorzysta strategia komunikacji wewnętrznej?
• Jak opracować strategię komunikacji wewnętrznej?
• Uczyń komunikację wewnętrzną skuteczną dzięki AhaSlides 
• Na wynos 
• Często zadawane pytania

Więcej wskazówek dotyczących AhaSlides

• Samozadowolenie w miejscu pracy
• Skuteczna komunikacja w miejscu pracy

Czym jest strategia komunikacji wewnętrznej?

Imagine you have a bunch of talented people working together in a company. Now, for this team to succeed, they need to communicate well, just like friends talking and sharing ideas. That’s where the Internal Communication Strategy comes in!

Strategia komunikacji wewnętrznej to kompleksowy plan i ramy zaprojektowane w celu ułatwienia skutecznej i wydajnej komunikacji w organizacji. 

The primary goal of this strategy is to create a cohesive, informed, and engaged workforce, ultimately contributing to the organization’s success and achievement of its objectives.

Wyróżnia się cztery rodzaje komunikacji wewnętrznej:

• Komunikacja odgórna (komunikacja między zarządem a pracownikiem): This is when information flows from the top of the organizational hierarchy (like managers or leaders) to the lower levels (employees). It’s like a boss giving directions to the team. We use this type of communication to share important announcements, company goals, or new policies.
• Komunikacja oddolna (komunikacja oddolna): It’s the opposite of top-down communication. Information travels from the lower levels (employees) to the top (managers or leaders). It’s like employees sharing their ideas, feedback, or concerns with their bosses. 
• Komunikacja pozioma/poprzeczna (komunikacja peer-to-peer:): This type of communication happens between people at the same level within the organization. It’s like coworkers chatting with each other to coordinate tasks or share updates. 
• Komunikacja diagonalna: Wyobraź sobie to jako połączenie komunikacji odgórnej i poziomej. Występuje, gdy ludzie z różnych działów lub poziomów muszą pracować razem nad projektem lub wymieniać się informacjami. 

Dlaczego strategia komunikacji wewnętrznej ma znaczenie?

W każdej firmie strategia komunikacji wewnętrznej zapewnia łączność i zaangażowanie pracowników. Ważne wiadomości, takie jak wprowadzenie nowych produktów, zmiany w polityce firmy lub nadchodzące wydarzenia, są udostępniane natychmiast. Pracownicy mogą również przekazywać kierownictwu opinie i pomysły, dzięki czemu czują się doceniani i stanowią część szerszego obrazu.

Dzięki solidnej strategii miejsce pracy staje się szczęśliwe i produktywne, w którym wszyscy są na tej samej stronie, praca zespołowa kwitnie, a firma kwitnie!

Kto jest odpowiedzialny za opracowanie Strategii Komunikacji Wewnętrznej?

The responsibility for developing the Internal Communication Strategy typically falls on the shoulders of the organization’s leadership team and the communication or HR (Human Resources) department. It involves collaboration between various stakeholders to create a well-rounded and effective strategy that aligns with the organization’s goals and values.

Oto kluczowi gracze zaangażowani w rozwój Strategii Komunikacji Wewnętrznej:

• Przywództwo Zespół
• Dział komunikacji lub HR
• Konsultanci ds. Komunikacji: W niektórych przypadkach organizacje mogą szukać zewnętrznych konsultantów lub specjalistów ds. komunikacji, którzy zaoferują świeże spojrzenie i najlepsze praktyki w zakresie opracowywania skutecznej strategii.

Kiedy ma miejsce strategia komunikacji wewnętrznej?

The internal communication strategy is ongoing and happens throughout the organization’s life cycle. It’s not a one-time thing but a continuous effort to ensure effective communication. Here are some key instances when it takes place:

1. Planowanie organizacyjne: The strategy is built during planning to align communication with the company’s goals.
2. Regularne aktualizacje: It’s revisited regularly to adapt to changes and evolving needs.
3. Oceny i oceny: Jest to bardzo ważne dla procesu oceny m.in przegląd śródroczny, przegląd na koniec roku i ocena wydajności pracowników.
4. Podczas zmian: Staje się niezbędny podczas dużych zmian, takich jak fuzje lub zmiany przywództwa.
5. Wprowadzenie zasad: Zapewnia pracownikom wiedzę o nowych politykach lub inicjatywach.
6. Podczas kryzysu: Odgrywa kluczową rolę w dostarczaniu aktualnych i dokładnych informacji w trudnych czasach.
7. Wdrażanie pracowników: Pomaga nowym pracownikom czuć się mile widzianymi i informowanymi o ich rolach.
8. Codzienne operacje: Zapewnia płynną komunikację między zespołami a kierownictwem.
9. Szukam opinii: Wchodzi w życie, gdy firma prosi pracowników o opinie, opinia menedżera i zachęca do otwartej komunikacji.

Jakie kanały wykorzysta strategia komunikacji wewnętrznej?

The channels used in an Internal Communication Strategy can vary depending on the organization’s preferences, size, and the nature of the information to be conveyed. Here are some common communication channels that an Internal Communication Strategy may utilize:

1. Email
2. Intranet
3. Spotkania zespołu (Regularne spotkania osobiste lub wirtualne w celu omówienia postępów, udostępniania aktualizacji i współpracy przy projektach).
4. Cyfrowe narzędzia do współpracy (Platforms like Microsoft Teams, Slack, or other project management tools.)
5. Newsletter
6. Spotkania Ratuszowe
7. Tablice Ogłoszeniowe
8. Media społecznościowe (Platformy wewnętrzne)
9. Ankiety opinii

Jak opracować strategię komunikacji wewnętrznej?

Developing an effective Internal Communication Strategy involves several steps to ensure it aligns with the organization’s goals and meets the communication needs of its employees. Here’s a step-by-step guide to help you develop an Internal Communication Strategy:

1/ Zdefiniuj cele i cele komunikacji: 

Specify the goals you want to achieve with the strategy. Having specific objectives will direct your communication efforts, whether they are boosting collaboration, increasing employee engagement, or bringing employees in line with the company’s vision.

2/ Zidentyfikuj odbiorców docelowych: 

Identify different employee segments and their unique communication needs. Tailor messages and channels to suit each group’s preferences, roles, and requirements.

• Na przykład zespół marketingowy może wymagać częstych aktualizacji nowych kampanii, podczas gdy dział IT potrzebuje informacji o aktualizacjach systemu i problemach technicznych.

3/ Wybierz kanały komunikacji: 

W zależności od rodzaju przekazywanych informacji i grupy docelowej wybierz najlepsze metody komunikacji. Pomyśl o wykorzystaniu różnych kanałów, takich jak platformy czatu, poczta e-mail, intranet, spotkania zespołu i cyfrowe narzędzia do współpracy.

4/ Ustal wytyczne dotyczące wiadomości: 

Define the tone, style, and language of communication. Ensure messages are clear, concise, and aligned with the company’s values and culture.

5/ Zaimplementuj komunikację dwukierunkową: 

Zachęcaj do otwartego dialogu i pętli informacji zwrotnych, aby stworzyć kulturę zaangażowania. Zapewnij pracownikom możliwości wyrażania opinii, sugestii i obaw.

6/ Utwórz harmonogram komunikacji: 

Opracuj harmonogram regularnej komunikacji. Określ częstotliwość aktualizacji, spotkań i sesji opinii, aby informować i angażować pracowników.

7/ Przygotuj plan komunikacji kryzysowej: 

Have a plan in place to communicate effectively during times of crisis or challenging situations. By having a well-developed crisis communication plan, the company can effectively respond to challenges, keep employees informed, and maintain confidence in the organization’s ability to navigate crises.

8/ Trenuj i edukuj: 

Zapewnij pracownikom i menedżerom szkolenia w zakresie skutecznych praktyk komunikacyjnych, zwłaszcza w zakresie wprowadzanych nowych narzędzi lub kanałów.

9/ Zmierz i oceń: 

Skonfiguruj mierniki do oceny skuteczności Strategii Komunikacji Wewnętrznej. Zbieraj opinie od pracowników i śledź kluczowe wskaźniki wydajności, aby wprowadzać ulepszenia.

Ponadto zachowaj elastyczność strategii i dostosuj ją do potrzeb w oparciu o informacje zwrotne, zmieniające się potrzeby organizacji i pojawiające się technologie komunikacyjne.

Uczyń komunikację wewnętrzną skuteczną dzięki AhaSlides 

AhaSlajdy może być potężnym narzędziem do usprawnienia komunikacji wewnętrznej i uczynienia jej bardziej efektywną na kilka sposobów:

• Spotkania interaktywne i ratusze: Możesz użyć ankiety na żywo, quizy, Sesje pytań i odpowiedzi angażować uczestników, zbierać informacje zwrotne w czasie rzeczywistym i zachęcać pracowników do aktywnego udziału w wirtualnych spotkaniach i ratuszach. 
• Informacje zwrotne w czasie rzeczywistym:Dzięki AhaSlides możesz szybko tworzyć i rozpowszechniać ankiety, chmura słów do pracowników. Dzięki temu możesz zebrać cenne opinie na różne tematy, takie jak inicjatywy firmy, satysfakcja pracowników czy programy szkoleniowe.
• Szkolenie i nauka: Możesz włączyć interaktywne quizy i ankiety gotowe szablony to test employees’ understanding and reinforce key concepts to enhance training sessions and workshops.
• Działania związane z budowaniem zespołu: AhaSlides oferuje zajęcia budujące zespół, takie jak quizy łamiące lody, gry z kołowrotek, losowy generator zespołu. Działania te mogą sprzyjać koleżeństwu i współpracy między pracownikami, nawet w zespołach zdalnych lub rozproszonych.
• Uznanie pracownika: AhaSlides można wykorzystać do rozpoznawania i świętowania osiągnięć, kamieni milowych i wkładów pracowników. To podnosi morale i motywację pracowników.
• Anonimowa opinia: The platform’s anonymous polling feature can enable employees to provide feedback without fear of repercussions, fostering a more open and honest communication environment.
• Angażowanie pracowników zdalnych: W organizacjach, w których zespoły pracują zdalnie lub są rozproszone, AhaSlides może okazać się cennym narzędziem pozwalającym zagwarantować, że wszyscy pracownicy pozostają w kontakcie, są zaangażowani i mają dostęp do informacji.

Na wynos 

An effective internal communication strategy is the backbone of a well-functioning and harmonious organization. It strengthens the organization’s culture and ultimately leads to improved productivity and success. 

Często zadawane pytania

Ref: Forbes