Memorandos importantes sumindo? Novos funcionários esperando para serem apresentados? Equipes superando metas, mas sem reconhecimento? Parece que uma reunião geral está na pauta!
Uma empresa all-hands é possivelmente a melhor maneira de unir toda a sua equipe em uma reunião casual, mas intensamente produtiva.
Veja como fazer isso direito, com um exemplo de agenda e um modelo interativo e gratuito!
Conteúdo
- O que é uma reunião geral?
- Por que fazer uma reunião geral?
- Modelo de reunião geral
- Agenda de reunião geral
- Perguntas frequentes
O que é uma reunião geral?
Uma reunião geral é simplesmente uma reunião que envolve todos os funcionários de uma empresa . É uma reunião regular – que acontece talvez uma vez por mês – e geralmente é conduzida pelos diretores da empresa.
Uma reunião geral tenta realizar algumas coisas importantes…
- atualizar a equipe com qualquer novos anúncios não apto para e-mail.
- para definir objetivos da empresa e acompanhar o progresso em direção aos já existentes.
- para recompensar realizações excecionais de indivíduos e equipes.
- para reconhecer a equipe que entraram e também os que saíram.
- para responder perguntas dos funcionários de todos os cantos do negócio.
Com tudo isso, o objetivo final de uma reunião geral é infundir um senso de união na empresa. Não é surpresa que, atualmente, isso seja algo cada vez mais procurado, e as reuniões gerais estejam ganhando popularidade entre as empresas que buscam manter fortes laços entre seus funcionários.
Curiosidade ⚓ O significado de 'all-hands meeting' vem da antiga expressão naval 'all hands on deck', usada para reunir todos os tripulantes de um navio no convés superior para ajudar a navegar durante uma tempestade.
Um 'All-Hands Meeting' é o mesmo que um 'Town Hall'?
Para ser franco, não. Embora bastante semelhante, uma reunião da prefeitura é diferente de uma reunião geral em um grande sentido:
Um all-hands se concentra mais em fornecer informações pré-planejadas, enquanto uma prefeitura se concentra mais em perguntas e respostas.
Isso significa que, enquanto um all-hands tem a sensação de uma reunião regular, uma prefeitura pode parecer mais um evento político descontraído, que é realmente onde recebe seu nome.
Ainda assim, eles são dois iguais em muitos aspectos. Ambas são reuniões regulares em toda a empresa, dirigidas pelo alto escalão, que fornecem aos funcionários as informações e elogios necessários.
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Por que fazer uma reunião geral?
Eu entendo; todos nós estamos tentando evitar a síndrome do "mais uma reunião, não". Adicionar mais uma à lista de reuniões semanais, mensais e anuais pode parecer uma boa maneira de fazer sua equipe se voltar contra você, mas, na verdade, pode reduzir o número de reuniões que você realiza.
Quão? Porque uma reunião geral é abrangente. Ele pega as partes importantes de muitas das outras reuniões que você terá em seu mês de trabalho e as condensa em um intervalo de tempo apertado de 1 hora.
Em última análise, isso pode realmente liberar algum tempo em sua agenda. Aqui estão alguns dos outros benefícios de uma reunião geral…
- Seja Inclusivo - É difícil expressar o quanto pode significar para sua equipe que você esteja disposto a se sentar com eles toda semana ou mês. Dar a eles a chance de fazer suas perguntas candentes por meio de perguntas e respostas e ser o mais aberto e honesto possível com eles cria uma cultura de empresa maravilhosa.
- Seja uma equipe – Assim como é ótimo ouvir o chefe, também é ótimo ver os rostos dos colegas de trabalho. O trabalho remoto e os escritórios segmentados muitas vezes podem isolar as pessoas que deveriam ser mais gelatinosas. Uma reunião geral oferece a eles uma chance informal de se verem e conversarem novamente.
- Não perca ninguém – A ideia por trás de uma reunião geral é que é todas as mãos no convés. Embora você possa ter algumas ausências, pode entregar suas mensagens sabendo que todos, incluindo trabalhadores remotos, estão ouvindo o que precisam ouvir.
Mãos ao alto para a saudação geral!
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Agenda de reunião geral
Precisa de um exemplo de pauta para uma reunião geral para realmente entender o que acontece nesse tipo de reunião?
Aqui estão 6 itens típicos que você pode encontrar na agenda, bem como limites de tempo recomendados para que tudo dure apenas 1 hora.
1. Quebra-gelos
⏰ 5 minutos
Por se tratar de uma reunião com toda a empresa e possivelmente com algumas caras novas, é bem provável que alguns colegas não tenham tido a oportunidade de conversar uns com os outros há algum tempo. Use uma ou duas atividades quebra-gelo para manter o espírito de equipe elevado e aquecer as mentes antes que a parte mais importante da reunião comece.
Experimente algumas destas idéias:
- Qual GIF descreve seu humor? – Apresente a todos alguns GIFs e peça que votem no que melhor se aplica a como eles estão se sentindo.
- Compartilhe uma história embaraçosa – Aqui está um que é comprovada para gerar boas ideias. Peça a todos que escrevam uma história curta e embaraçosa e a enviem anonimamente. Ler isso pode ser um começo hilário para sua agenda de reuniões gerais.
- Quiz pop! – Não há situação que não possa ser intensificada com um pouco de trivialidade. Um teste rápido de 5 minutos sobre eventos atuais ou práticas da empresa pode inspirar a criatividade e começar suas mãos com uma boa diversão limpa.
💡 Confira 10 quebra-gelos para qualquer reunião – online ou presencial! Além de algumas ideias para a reunião de início do projeto!
2. Atualizações da equipe
⏰ 5 minutos
É possível que você veja alguns rostos novos nesta reunião, além de sentir falta de alguns colegas que saíram recentemente. É melhor abordar isso logo no início da pauta para que ninguém fique esperando constrangido pela apresentação.
Agradecer muito aos funcionários que acabaram de sair não é apenas uma boa liderança, mas humaniza você diante de seu pessoal. Da mesma forma, apresentar novos rostos à empresa no início é uma ótima maneira de ajudá-los a se sentirem incluídos e deixar todos à vontade durante o restante da reunião.
Apenas um agradecimento rápido e uma saudação servirão para isso, mas você pode ir além fazendo uma breve apresentação.
3. Notícias da empresa
⏰ 5 minutos
Outro item rápido, porém essencial, na pauta da sua reunião geral é aquele em que você pode atualizar sua equipe sobre as novidades da empresa.
Lembre-se de que não se trata de projetos e metas (isso vem daqui a pouco), mas sim de anúncios que afetam toda a empresa. Pode ser sobre novos negócios fechados, novos planos de integração de equipe em andamento e também todas aquelas coisas chatas necessárias, como o dia em que o encanador virá buscar a caneca de café que ele esqueceu da última vez.
4. Progresso da Meta
⏰ 20 minutos
Agora estamos na verdadeira carne de suas mãos. É aqui que você mostrará os objetivos e se gabará com orgulho (ou chorará publicamente) sobre o progresso de sua equipe em relação a eles.
Esta é possivelmente a seção mais importante da sua reunião, então confira essas dicas rápidas…
- Usar dados visuais – Isso pode não ser surpresa, mas gráficos e tabelas fazem um muito melhor trabalho de esclarecer os dados do que o texto. Mostre o progresso de cada departamento como um ponto em um gráfico para dar a eles uma indicação mais clara de onde eles estão vindo e para onde estão indo (espero).
- Parabenize e agradeça – Para sua equipe, essa pode ser a parte mais estressante de toda a agenda de reuniões gerais. Alivie os medos parabenizando as equipes por seu bom trabalho e gentilmente cutucando as equipes com desempenho insatisfatório, perguntando-lhes o que elas precisam para ter uma chance melhor de alcançar seus objetivos.
- Torne-o interativo – Como a parte mais longa de sua reunião geral, e com muitos aspectos não se aplicando diretamente a todos, você pode querer manter o foco na sala com alguma interatividade. Experimente uma enquete, avaliação de escala, uma nuvem de palavras ou até mesmo um teste para ver como na pista sua equipe pensa que eles são.
Depois de entregar esta parte da palestra, é uma boa ideia colocar as equipes em salas de discussão para que elas possam debater uma resposta em três frentes…
- O que eles gostaram na atualização de progresso.
- O que eles não gostaram na atualização de progresso.
- Um bloqueador que está atrapalhando um melhor progresso.
5. Reconhecimento da equipe
⏰ 10 minutos
Não há nada pior do que se escravizar por algo pelo qual você não recebe nenhum crédito. É um desejo fundamental de cada um dos membros de sua equipe almejar crédito onde o crédito é devido, então use esta parte de sua reunião geral para dar a eles o destaque que merecem.
Você não precisa colocar uma música inteira e dançar (muitos de sua equipe podem se sentir desconfortáveis com isso de qualquer maneira), mas algum reconhecimento e possivelmente um pequeno prêmio podem fazer muito, não apenas para o indivíduo, mas para sua reunião como um todo.
De um modo geral, existem duas maneiras de fazer isso:
- Antes do encontro, todos os líderes de equipe enviam o nome de alguém em sua equipe que se superou em sua função. Use a reunião para reconhecer o nome mais enviado de cada equipe.
- Durante o encontro – Segure um nuvem de palavras ao vivo para o 'herói silencioso' de todos. O nome mais enviado do seu público aparecerá no centro da nuvem de palavras, dando a você a chance de reconhecer publicamente quem quer que seja.
Dica 💡 Uma roleta é a ferramenta perfeita para sorteios de prêmios. Não há nada igual para engajar o público!
6. Abrir perguntas e respostas
⏰ 15 minutos
Finalize com o que muitos consideram a prioridade máxima em uma reunião geral: a sessão de perguntas e respostas ao vivo.
Esta é uma chance para qualquer pessoa de qualquer departamento disparar perguntas ao alto escalão. Espere tudo e qualquer coisa desse segmento e dê as boas-vindas também, pois sua equipe pode sentir que é a única vez que eles podem obter uma resposta direta a uma preocupação válida.
Se você tem uma equipe grande, uma maneira de lidar com as perguntas e respostas com eficiência é fazer perguntas alguns dias antes da reunião geral e filtrá-las para encontrar aquelas que valem a pena responder na frente da multidão.
Mas, se você quiser ser mais transparente sobre todo o processo, basta permitir que sua equipe faça perguntas por meio de uma plataforma de perguntas e respostas ao vivo . Dessa forma, você mantém tudo organizado , moderado e 100% amigável para os trabalhadores remotos.
Ajudas extras para uma reunião geral
Se você deseja desenvolver suas mãos em algo um pouco mais de 1 hora, tente essas atividades extras…
1. Histórias de clientes
Os momentos em que sua empresa tocou um cliente podem ser uma motivação extremamente poderosa para sua equipe.
Antes ou durante a reunião, peça para sua equipe enviar comentários elogiosos dos clientes. Leia-os para toda a equipe ou até mesmo faça um teste para que todos possam adivinhar qual cliente deu qual avaliação.
2. Conversa de Equipe
Sejamos honestos, os membros da equipe geralmente estão muito mais próximos de seus líderes de equipe do que de seu CEO.
Permita que todos ouçam uma voz familiar, convidando os líderes de cada equipe para subirem ao palco e apresentarem sua versão da etapa de progresso da meta . Isso torna a apresentação mais fácil de entender e precisa, além de dar aos outros um descanso da sua voz!
3. Tempo de teste!
Apimente suas mãos com um quiz competitivo. Você pode colocar cada equipe em… equipes, e depois fazer com que eles desafiem o placar de líderes por meio de perguntas relacionadas ao trabalho.
Qual é a nossa projeção de produção de conteúdo para este ano? Qual foi a taxa de adoção do nosso principal recurso no ano passado? Perguntas como essas não apenas ensinam métricas importantes da empresa, como também dinamizam as reuniões e ajudam a construir as equipes que você deseja.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre prefeitura e todos os funcionários?
As reuniões municipais são sessões de atualização/perguntas e respostas mais localizadas, enquanto as sessões gerais são orientações para toda a empresa lideradas pelos principais executivos.
Qual é a agenda para uma reunião geral?
Isso varia de acordo com a empresa, mas uma agenda de reunião geral normalmente inclui:
– Atualizações da Empresa – O CEO ou outros executivos fornecem uma visão geral do desempenho da empresa no último período (trimestre ou ano), principais atualizações de negócios, novos produtos/iniciativas lançadas, etc.
– Atualizações financeiras – O CFO compartilha as principais métricas financeiras, como receita, lucratividade, crescimento em comparação com períodos anteriores e estimativas de analistas.
– Aprofundamento da estratégia – A liderança se concentra em uma área do negócio/estratégia em profundidade, como novos planos de expansão de mercado, roteiro de tecnologia, parcerias.
– Reconhecimento – Reconheça os melhores desempenhos, equipes e suas realizações.
– Atualizações de Pessoas – CHRO fala sobre metas de contratação, estratégias de retenção, mudanças de benefícios, processo de promoções etc.
– Sessão de perguntas e respostas – Reserve tempo para os funcionários fazerem perguntas à equipe executiva.
– Discussão do roteiro – A liderança compartilha o roteiro estratégico e as prioridades para os próximos 6 a 12 meses.
Qual é o melhor nome para uma reunião geral?
Aqui estão alguns nomes alternativos para uma reunião geral que poderia ser melhor do que “geral”:
– Reunião de Atualização da Empresa – Foca no propósito informativo/atualização sem especificar que é para todos os funcionários.
– Estado da [Empresa] – Implica uma perspectiva estratégica mais ampla, como um discurso sobre o “Estado da União”.
– Reunião de toda a equipe – Um termo mais suave do que “todos” que ainda transmite que é para toda a equipe.
