Bun venit în lumea întâlnirilor productive! În calitate de profesioniști, știm cu toții cât de importante sunt întâlnirile pentru a obține rezultate, a lua decizii și a rămâne pe drumul cel bun. Cu toate acestea, nu toate sunt de bună calitate și sunt preferate.
Adesea, când sunt întrebați despre ședințe, mulți oameni reacționează cu clătinarea capului sau cu oftaturi exasperate din cauza ineficienței lor. Se trezesc blocați în sesiuni neproductive care le consumă energia și timpul. De aceea, astăzi, vom învăța cum să avem o ședință bună!
Să începem!
Începeți întâlnirea cu AhaSlides.
Obțineți șabloane gratuite pentru întâlnirile dvs.! Înscrieți-vă gratuit și luați ceea ce doriți din biblioteca de șabloane!
🚀 Creează cont gratuit ☁️
Ce face o întâlnire bună?
Întâlnirile sunt, fără îndoială, o parte esențială a oricărei afaceri sau organizații. Ele reprezintă o platformă pentru ca indivizii să se reunească, să facă schimb de idei, să ia decizii și să lucreze pentru un obiectiv comun.
O întâlnire bună este una bine organizată, productivă, care atinge rezultatele dorite și îi face pe toți participanții să se simtă auziți și apreciați.
Iată câțiva factori care creează o întâlnire bună:
- Are un scop clar. O întâlnire bună începe cu o agendă clară care precizează scopul acesteia, împreună cu obiectivele întâlnirii și rezultatele așteptate, ceea ce ajută la menținerea întâlnirii pe drumul cel bun și asigură că toți participanții sunt conștienți de sarcinile lor.
- Promovează o comunicare eficientă. O întâlnire bună necesită o comunicare eficientă. Toți participanții vor avea oportunități de a-și exprima gândurile și ideile, iar discuția ar trebui încurajată cu ascultare activă și dialog respectuos.
- Are rezultate clare și acțiuni de urmărire. Fără acestea, întâlnirea este neproductivă și ineficientă, deoarece participanții vor fi nesiguri cu privire la următorii pași. De acolo, este dificil să aducem eficiență oricărei întâlniri ulterioare.
Mai multe sfaturi cu AhaSlides
- Întâlniri în afaceri | 10 tipuri comune și cele mai bune practici
- Cel mai bun mod de a găzdui Întâlniri introductive
- 11 pași pentru a rula un succes Întâlnire de management strategic
8 sfaturi pentru a avea o întâlnire bună
Desigur, pentru a avea o întâlnire bună ca cea de mai sus și pentru a nu pierde timpul și efortul participanților, trebuie să luați în considerare pregătirea și urmărirea înainte, în timpul și după întâlnire. Luarea notă de acești pași va garanta un rezultat fără probleme și de succes.
Înainte de întâlnire – Să aveți o întâlnire plăcută
1/ Definiți scopul și tipul întâlnirii
Scopul, obiectivele și tipul întâlnirii trebuie definite și asigurate că sunt înțelese de toți participanții. Nimeni nu vrea să vină la o întâlnire timp de 10 minute și încă nu își dă seama de responsabilitatea sa și care este rostul discuției aici. Unele tipuri de întâlniri servesc doar unor scopuri specifice, cum ar fi
- Întâlniri de luare a deciziilor. Acestea sunt conduse atunci când sunt necesare decizii și acțiuni.
- Întâlniri de rezolvare a problemelor. Sunt chemați să găsească o soluție la o problemă/criză.
- Întâlniri de brainstorming. Sunt un loc pentru a colecta idei noi inovatoare cu contribuții de la membri.
2/ Aveți o agendă
Asigurați-vă că aveți o ordine de zi pentru întâlnire și trimiteți-o înainte de întâlnire tuturor participanților, ceea ce îi va ajuta pe participanți să înțeleagă scopul, obiectivele și rezultatele așteptate ale întâlnirii. De asemenea, aceasta servește drept ghid care îi ajută să adune în mod proactiv informațiile și documentele necesare, cum ar fi rapoarte, date, prezentări sau alte documente relevante.
3/ Stabiliți regulile de bază
Regulile de bază sunt linii directoare sau norme care sunt convenite în prealabil de toți participanții și ajută la crearea unui mediu productiv și respectuos pentru discuții. Acestea pot include încurajarea ascultării active, respectarea diversității, acordarea de timp limitat pentru discuții etc.
În timpul ședinței – Să aveți o ședință plăcută
4/ Începeți cu un joc de spărgător de gheață
Începerea cu o modalitate creativă de a sparge gheața este o modalitate excelentă de a reduce tensiunea și de a-i pune pe toți în starea potrivită pentru o ședință de echipă. Ruperea momentelor stânjenitoare de tăcere de la începutul unei ședințe poate ajuta la stabilirea tonului pentru o sesiune productivă și plăcută.
În loc să te bazezi pe învechit, te poți angaja în dezbateri uşoare, conversaţii ocazionale sau un test live care poate fi extrem de distractiv, creativ, competitiv și ușor de creat în doar câteva minute. Deci, de ce să nu încerci ceva nou?
5/ Creați un spațiu pentru colaborare
O întâlnire de echipă este o oportunitate valoroasă de a discuta și de a lua decizii ca grup. În loc să încerce să vină cu idei noi pe loc, membrii echipei ar trebui să aducă la masă rapoartele, ideile și perspectivele pregătite. În acest fel, echipa poate lucra împreună pentru a ajunge la o decizie finală bine gândită și sănătoasă.
Echipa ar putea apoi lua în considerare realizarea unui sondaj live al ideilor discutate și colectarea de feedback în timp real prin intermediul unor sondaje live cu întrebări cu variante multiple de răspuns sau deschise de la AhaSlides.
Prin utilizarea unui cod QR unic sau a unui link, membrii echipei pot accesa instantaneu și își pot oferi contribuțiile, iar rezultatele vor fi afișate direct pe ecran. Acest lucru ajută la evitarea pierderii de timp și asigură că toate ideile sunt surprinse în mod corect.
6/ Menține-ți echipa angajată
Nu le oferi participanților oportunitatea de a distrage atenția menținându-i implicați în timpul întâlnirii. Poți organiza o „masă rotundă online” unde toată lumea poate participa și contribui. Cu persoane timide? Nu-ți face griji. Întrebările și răspunsurile anonime vor rezolva această problemă.
De asemenea, nu uita să lași loc și pentru spontaneitate. Deoarece o întâlnire sănătoasă și activă este locul ideal pentru apariția unor noi soluții și inovații. Spargerea atmosferei monotone și stresante prin încurajarea participanților să gândească creativ cu ajutorul Word Cloud va fi o activitate interesantă și eficientă. Încearcă și vezi.
După întâlnire – Să aveți o întâlnire plăcută
7/ Încheiați cu acțiuni clare de urmărire și calendare
Pentru a încheia sesiunea strategică, asigurați-vă că fiecare participant are claritate cu privire la următorii pași.
Rugați departamentele să discute:
- Ce valori vor demonstra progresul lor? Fii specific, astfel încât progresul să poată fi urmărit.
- Ce parteneri interfuncționali au nevoie de coordonare pentru a reuși? Colaborarea puternică este cheia.
- Ce fel de actualizări vor necesita întâlnirile ulterioare? Rapoarte? Prezentări? Gândește-te în prealabil asupra rezultatelor.
- Când ne putem aștepta la rezultate sau informații preliminare? Stabiliți termene limită ambițioase, dar realizabile pentru a menține ritmul.
8/ Aveți procese verbale de întâlnire
Întotdeauna este nevoie de procese-verbale detaliate, complete, clare și ușor de înțeles ale ședințelor , pentru a le trimite participanților, consiliului de administrație, liderilor superiori și celor care nu pot participa. Acestea nu sunt doar documente, o bază de conținut pentru următoarele ședințe, ci și o bază legală (în caz de nevoie).
Intrebari cu cheie
Sperăm că sfaturile pentru o întâlnire bună, pe care AhaSlides le-a împărtășit mai sus, nu sunt prea complicate. Rețineți că întâlnirile productive sunt cele în care toată lumea se simte apreciată, ascultată și încurajată să vorbească. Întâlnirea trebuie să producă un rezultat definit și să își servească scopului propus. După întâlnire, toată lumea își acceptă rolurile și se angajează să urmeze planurile discutate.
