Flyer pentru întâlnirea Nail Project Kickoff în 8 pași (+șablon gratuit!)

Chiar și cele mai disciplinate companii pot simți uneori că proiectele lor merg pe o cale greșită. De cele mai multe ori, problema este una de pregătire . Soluția? O întâlnire de lansare a proiectului bine structurată și complet interactivă!

Mai mult decât o simplă pompă și ceremonie, o întâlnire de lansare bine organizată poate cu adevărat să dea startul unui proiect frumos cu dreptul. Iată 8 pași pentru a organiza o întâlnire de lansare a proiectului care să stârnească entuziasm și să-i pună pe toți pe aceeași lungime de undă.

Timp de începere!

Ce este o întâlnire de lansare a proiectului?
De ce sunt atât de importante întâlnirile de lansare a proiectului?
8 pași către o reuniune de lansare a proiectului Kickass
Șablon de agendă pentru întâlnirea de lansare a proiectului

Sfaturi pentru întâlniri de reținut

Trebuie să aveți o agendă a întâlnirii de lansare în prealabil. Trimiterea unui e-mail de lansare timpurie a proiectului este foarte importantă! Deci, haideți să vedem câteva mostre de agendă a întâlnirii de lansare!

Sesiunea de lansare ar trebui să fie scurtă și concisă, cu o mulțime de jocuri și activități, deoarece aici este momentul în care AhaSlides este foarte util! Consultați mai multe sfaturi cu noi, după cum urmează:

Text alternativ

Lansați conversația.

Obțineți informații valoroase din partea echipei și a clienților dvs. în timpul întâlnirii de lansare a proiectului. Folosiți sondaje live, întrebări și răspunsuri și instrumente de schimb de idei cu acest șablon gratuit!

🚀 Vezi șablonul

Ce este o întâlnire de lansare a proiectului?

Așa cum scrie pe cutie, o întâlnire de lansare a proiectului este o întâlnire în care îți lansezi proiectul.

De obicei, o întâlnire de lansare a proiectului este prima întâlnire dintre clientul care a comandat un proiect și compania care îl va da viață. Ambele părți se vor așeza împreună și vor discuta fundamentele proiectului, scopul său, obiectivele sale și modul în care acesta va ajunge de la idee până la realizare.

În general, există două tipuri de întâlniri de lansare de care trebuie să fii conștient:

Începerea proiectului extern - O echipă de dezvoltare se așează cu cineva din exterior compania, ca un client sau un stakeholder, și discută planul unui proiect de colaborare.
PKM intern - O echipă de la în compania se așează împreună și discută planul pentru un nou proiect intern.

Deși ambele tipuri pot avea rezultate diferite, procedura este cam aceeași. În esență, nu există nicio parte a unui lansare externă a unui proiect care să nu facă parte dintr-un lansare internă a unui proiect - singura diferență va fi pentru cine îl țineți.

Mai multă implicare cu adunările dvs

De ce sunt atât de importante întâlnirile de lansare a proiectului?

Scopul întâlnirilor Kickoff ar trebui să fie tare și clar! Poate părea destul de simplu să demarezi un proiect doar atribuind o grămadă de sarcini persoanelor potrivite, mai ales în locul de muncă obsedat de Kanban de astăzi. Cu toate acestea, acest lucru poate duce la pierderea continuă a echipelor.

Nu uita, doar pentru că sunteți pe aceeași tablă nu înseamnă că sunteți pe aceeași lungime de undă.

În esență, o întâlnire de lansare a unui proiect este un dialog sincer și deschis între un client și o echipă. Nu este o serie de anunțuri despre cum va funcționa proiectul, ci o conversație despre planuri, așteptări și obiective la care s-a ajuns prin dezbateri nestăvilite.

Iată câteva dintre avantajele desfășurării unei întâlniri de lansare a proiectului:

Devine pe toată lumea pregătit - „Dă-mi șase ore să tăiem un copac și voi petrece primele patru ascuțind toporul”. Dacă Abraham Lincoln ar fi fost în viață astăzi, poți fi sigur că va petrece primele 4 din 6 ore de proiect într-o întâlnire inițială de proiect. Asta pentru că aceste întâlniri conțin toate pașii necesari pentru a obține orice proiect pe piciorul drept.
Implica toți jucătorii cheie - Întâlnirile inițiale nu pot începe decât dacă toată lumea este acolo: manageri, conducători de echipă, clienți și oricine altcineva care are o miză în proiect. Este atât de ușor să pierzi urma cine este responsabil de ceea ce fără claritatea unei întâlniri inițiale pentru a afla totul.
este deschis și colaborativ – După cum am spus, întâlnirile de lansare a proiectului sunt dezbateri. Cei mai buni se angajează toate participanți și aduce cele mai bune idei din toată lumea.

Mai multă implicare cu adunările dvs

8 pași către o reuniune de lansare a proiectului Kickass

Deci, ce este inclus mai exact în agenda unei întâlniri de lansare a proiectului? Am rezumat-o la cei 8 pași de mai jos, dar ar trebui să rețineți întotdeauna că nu există un meniu fix pentru acest tip de întâlnire.

Folosește acești 8 pași ca ghid, dar nu uita niciodată că agenda finală îți aparține!

Pasul 1 - Introduceri și spargătoare de gheață

Desigur, singura modalitate de a începe orice întâlnire de lansare este familiarizarea participanților între ei. Indiferent de lungimea sau amploarea proiectului dvs., clienții și membrii echipei trebuie să fie pe nume unul cu celălalt înainte de a putea lucra eficient împreună.

Deși o simplă prezentare de tip „în jurul mesei” este suficientă pentru a familiariza oamenii cu numele, o modalitate de a sparge gheața poate adăuga un alt nivel de personalitate și poate destinza atmosfera înainte de lansarea proiectului.

Încearcă Aceasta: Învârte roata 🎡

Așezați câteva subiecte simple de introducere pe o roată de spin , apoi rugați fiecare membru al echipei să o învârtă și să răspundă la subiectul pe care aterizează roata. Întrebările amuzante sunt încurajate, dar asigurați-vă că le păstrați cât mai mult sau mai puțin profesionale!

O roată rotativă pentru a fi folosită ca spargător de gheață.

Vrei mai multe de genul acesta? 💡 Avem aici 10 idei pentru orice întâlnire .

Pasul 2 - Contextul proiectului

Cu formalitățile și festivitățile în afara drumului, este timpul să dai drumul la începutul afacerii rece ca piatra. Pentru a lansa întâlnirea cu succes, ar trebui să aveți o agendă clară pentru întâlnirea de lansare!

Ca toate poveștile grozave, cel mai bine este să începi cu începutul. Planifică toată corespondența dintre tine și clienții tăi pentru ca toți cei implicați în proiect să fie la curent cu ce s-a întâmplat până acum.

Acestea ar putea fi capturi de ecran ale e-mailurilor, textelor, proceselor-verbale de la întâlnirile anterioare sau orice resurse care adaugă orice fel de context pentru compania dvs. și clientul dvs. Faceți mai ușor vizualizarea tuturor prin crearea unei cronologii.

Pasul 3 - Cererea de proiect

Pe lângă contextul corespondenței, veți dori să analizați în detaliu motivele pentru care a fost lansat acest proiect.

Acesta este un pas crucial, deoarece oferă o imagine de ansamblu clară asupra punctelor de durere pe care proiectul încearcă să le rezolve, lucru pe care atât echipele, cât și clienții trebuie să le păstreze în prim-plan în toate timpurile.

Protip 👊

Astfel de etape sunt potrivite pentru discuții. Rugați-vă clienții și echipa să își prezinte ideile despre motivul pentru care cred că acest proiect a fost conceput de un vis.

Dacă este cazul, ar trebui să încercați întotdeauna să transmiteți vocea clientului în această secțiune. Colaborați cu clientul pentru a găsi exemple din lumea reală de consumatori care menționează puncte slabe pe care proiectul dumneavoastră încearcă să le rezolve. Opiniile lor ar trebui să influențeze modul în care echipa dumneavoastră abordează proiectul.

Pasul 4 - Obiective de proiect

Așadar, ați analizat trecutul proiectului, acum este timpul să priviți spre viitor.

A avea obiective directe și o definiție clară a succesului pentru proiectul dvs. vă va ajuta cu adevărat echipa să lucreze în acest sens. Nu numai asta, va arăta clientului dvs. că sunteți serios în legătură cu munca și că aveți mize la fel de mari în ceea ce privește modul în care merge.

Întreabă-i pe participanții la întâlnirea de lansare „cum va arăta succesul?”. Sunt mai mulți clienți? Mai multe recenzii? O rată mai bună de satisfacție a clienților?

Indiferent de obiectiv, ar trebui să fie întotdeauna ...

realizabil - Nu vă întindeți prea mult. Cunoaște-ți limitele și vine cu un obiectiv pe care tu de fapt au șansa de a realiza.
Măsurabil - Susțineți-vă obiectivul cu date. Urmăriți un anumit număr și urmăriți-vă progresul către acesta.
Contra cronometru - Oferă-ți o dată de încheiere. Faceți tot ce puteți pentru a vă atinge obiectivele înainte de acest termen.

Pasul 5 - Declarația de lucru

Pentru a pune „esența” întâlnirii de lansare, un Descriere a Lucrărilor (Declarație de Lucru - SoW) este o analiză detaliată a specificului proiectului și a modului în care acesta va fi realizat. Este punctul principal de pe ordinea de zi a întâlnirii de lansare și ar trebui să primească cea mai mare atenție.

Consultați acest infografic despre ce să includeți în declarația dvs. de lucru:

Infografie care explică cei 6 mini-pași implicați în anunțarea unei declarații de lucru la o reuniune de lansare a proiectului.

Rețineți că enunțul de lucru nu se referă atât la discuții, cât la restul agendei ședinței de lansare a proiectului. Acesta este, de fapt, momentul în care un lider de proiect trebuie pur și simplu să prezinte planul de acțiune pentru proiectul viitor, apoi să păstreze discuția pentru următorul punct al ședinței.

La fel ca restul întâlnirii de lansare, caietul de sarcini este extrem de variabil . Detaliile acestuia vor depinde întotdeauna de complexitatea proiectului, de dimensiunea echipei, de părțile implicate etc.

Vrei să afli mai multe? 💡 Consultă acest articol cuprinzător despre elaborarea unei declarații de sarcini.

Pasul 6 - Secțiunea de întrebări și răspunsuri

Deși s-ar putea să simți nevoia să amâni secțiunea de întrebări și răspunsuri pentru final, de fapt, îți recomandăm să o organizezi imediat după declarația de lucru.

Un astfel de segment puternic va da naștere cu siguranță la întrebări atât din partea clientului, cât și a echipei dvs. Întrucât cea mai mare parte a întâlnirii este atât de proaspătă în mintea tuturor, cel mai bine este să lovești în timp ce fierul este fierbinte.

Utilizarea unui software interactiv de prezentare pentru a vă găzdui întrebările și răspunsurile vă poate ajuta să mențineți totul bifat, mai ales dacă întâlnirea inițială a proiectului dvs. are un număr mare de participanți ...

este organizat - Întrebările sunt aranjate în funcție de popularitate (prin voturi pozitive) sau de timp și pot fi marcate ca „răspuns” sau fixate în partea de sus.
este moderat - Întrebările pot fi aprobate și respinse înainte de a fi afișate pe ecran.
este anonim - Întrebările pot fi trimise anonim, ceea ce înseamnă că toată lumea are o voce.

Pasul 7 - Probleme potențiale

Așa cum am mai spus, o întâlnire de lansare a unui proiect înseamnă să fii cât mai deschis și sincer posibil. Așa construiești un sentiment de încredere cu clientul tău încă de la început.

În acest scop, cel mai bine este să discutați potențialele probleme cu care se poate confrunta proiectul pe parcurs. Nimeni nu vă cere să preziceți viitorul aici, doar să veniți cu o listă provizorie de bariere în care s-ar putea să vă întâlniți.

Întrucât tu, echipa ta și clientul tău veți aborda acest proiect cu mize diferite, ideal este să-i implicăm pe toți în discuția despre potențiala problemă.

Pasul 8 - Înregistrare

Verificarea periodică a relațiilor cu clientul este o altă modalitate de a consolida încrederea dintre ambele părți. La întâlnirea de lansare a proiectului, aveți câteva întrebări de adresat despre ce, când, cine și cum vor avea loc aceste verificări.

Verificarea este un act de echilibru destul de fin între transparență și efort . Deși este plăcut să fii cât mai deschis și transparent posibil, trebuie să gestionezi acest lucru în limitele disponibilității tale reale de a fi deschis și transparent.

Asigurați-vă că aveți răspuns la aceste întrebări înainte de sfârșitul întâlnirii:

Ce? - Exact în ce detalii are nevoie actualizarea clientului? Trebuie să știe despre fiecare detaliu mic al progresului sau contează doar semnele majore?
Cand? - Cât de des ar trebui echipa dvs. să vă actualizeze clientul? Ar trebui să transmită ceea ce au făcut în fiecare zi sau să rezume ceea ce au reușit la sfârșitul săptămânii?
Cine? - Care membru al echipei va fi cel care face legătura cu clientul? Va exista un membru al fiecărei echipe, la fiecare etapă sau doar un corespondent singular pe tot parcursul proiectului?
Cum? - Prin ce metodă vor rămâne contactul clientul și corespondentul? Apel video obișnuit, e-mail sau document live actualizat continuu?

Ca în cazul majorității punctelor de pe ordinea de zi a unei întâlniri de lansare a unui proiect, cel mai bine este să discutați în mod deschis. Pentru o echipă mare și un grup mare de clienți, s-ar putea să fie mai ușor să faceți un sondaj live pentru a reduce opțiunile și a stabili cea mai bună formulă de verificare posibilă.

Vrei să afli mai multe? 💡 Consultă câteva dintre cele mai bune practici pentru a interacționa cu clienții tăi.

Studiază eficient cu AhaSlides

Șablon de agendă pentru întâlnirea de lansare a proiectului

Având în vedere că întâlnirea de lansare planificată cu măiestrie așteaptă doar să impresioneze pe cineva din sala de consiliu, ultima atingere ar putea fi puțină interacțiune pentru a pune totul cap la cap.

Știați că doar 29% dintre companii simt că sunt conectate cu clienții lor ( Gallup )? Deconectarea este o epidemie la nivel B2B și poate face ca ședințele de lansare să pară un proces plat și neinspirat, din cauza formalităților.

Implicarea clienților și a echipelor prin diapozitive interactive poate chiar să fie stimulați participarea și crește atenția.

AhaSlides are un arsenal de instrumente inclusiv sondaje live, întrebări și răspunsuri și diapozitive de brainstorming și chiar teste live și jocuri pentru a vă aprinde proiectul în mod corect.

Faceți clic mai jos pentru a obține un șablon gratuit, fără descărcare, pentru întâlnirea inițială. Schimbați orice doriți și prezentați-l gratuit!

Luați șablonul

Faceți clic mai jos pentru a crea un cont AhaSlides gratuit și începeți să vă creați propriile întâlniri interesante prin interactivitate!

Crea propria dvs.

Etichete: Intalnire de afaceri