Пропадают важные служебные записки? Новые сотрудники ждут представления? Команды добиваются потрясающих результатов, но не получают признания? Похоже, на повестке дня — общее собрание !
Компания в полном составе — это, пожалуй, лучший способ объединить всю команду на непринужденной, но очень продуктивной встрече.
Вот как это сделать правильно, с примером повестки дня и бесплатным интерактивным шаблоном!
Содержание
- Что такое всеобщее собрание?
- Зачем проводить всеобщую встречу?
- Шаблон общего собрания
- Повестка дня всеобщего собрания
- Часто задаваемые вопросы
Что такое всеобщее собрание?
Общее собрание сотрудников — это просто собрание, в котором участвует весь персонал компании . Это регулярное собрание — возможно, раз в месяц — и обычно его проводят руководители компании.
Общее собрание пытается решить несколько ключевых задач…
- информировать сотрудников о любых новые объявления не подходит для электронной почты.
- установить цели компании и отслеживать прогресс в отношении существующих.
- наградить выдающиеся достижения от отдельных лиц и команд.
- в признать сотрудников присоединившихся и ушедших.
- отвечать вопросы сотрудников со всех уголков бизнеса.
При всем этом конечная цель общего собрания сотрудников — привнести чувство единства в компанию. Неудивительно, что в наши дни это становится все более востребованным, и общие собрания сотрудников пользуются растущей популярностью среди компаний, стремящихся поддерживать прочные связи внутри своих рядов.
Интересный факт ⚓ Выражение «все на борт» происходит от старого военно-морского клича «все на палубу», который использовался для того, чтобы собрать всех членов экипажа корабля на верхней палубе для помощи в преодолении шторма.
«Всеобщее собрание» — это то же самое, что и «ратуша»?
Откровенно говоря, нет. Несмотря на то, что собрание в ратуше очень похоже, оно отличается от всеобщего собрания одним важным моментом:
All-hands больше фокусируется на доставке заранее запланированной информации, в то время как ратуша больше фокусируется на вопросах и ответах.
Это означает, что в то время как всеобщее собрание похоже на обычное собрание, ратуша может больше напоминать непринужденное политическое мероприятие, откуда оно и получило свое название.
Тем не менее, они два одинаковых во многих отношениях. Оба являются регулярными общекорпоративными собраниями, проводимыми высшим руководством, которые предоставляют сотрудникам необходимую информацию и поощрения.
Ознакомьтесь с лучшими идеями для встреч от:
Начните за секунды.
Получите больше идей и шаблонов для встреч с AhaSlides. Зарегистрируйтесь бесплатно и берите из библиотеки шаблонов то, что хотите!
🚀 Бесплатные шаблоны ☁️
Зачем проводить всеобщую встречу?
я понимаю; мы все пытаемся избежать синдрома «большей встречи не будет». Добавление еще одного в список еженедельных, ежемесячных и ежегодных совещаний может показаться хорошим способом настроить ваших сотрудников против вас, но на самом деле это может сократить количество совещаний, которые вы проводите.
Как? Потому что собрание всех рук всеобъемлюще. Он берет важные части многих других встреч, которые вы будете проводить в течение рабочего месяца, и сжимает их до ограниченного 1-часового временного интервала.
В конечном счете, это действительно может освободить немного времени в вашем расписании. Вот некоторые из других преимуществ собрания всех рук…
- Быть инклюзивным – Трудно выразить словами, как много может значить для вашей команды то, что вы готовы встречаться с ними каждую неделю или месяц. Предоставление им возможности задавать животрепещущие вопросы через вопросы и ответы и быть максимально открытыми и честными с ними создает замечательную корпоративную культуру.
- Быть командой – Приятно слышать не только начальство, но и видеть лица коллег. Удаленная работа и сегментированные офисы часто могут изолировать людей, которые должны работать больше всего. Общее собрание дает им неформальную возможность снова увидеться и пообщаться друг с другом.
- Не пропустите никого – Вся идея всеобщего собрания заключается в том, что это все руки на палубе. Хотя у вас может быть несколько отсутствий, вы можете передавать свои сообщения, зная, что все, включая удаленных сотрудников, слышат то, что им нужно услышать.
Поднимите руки для общего собрания!
Если все собираются присутствовать, устройте представление . Воспользуйтесь этим бесплатным интерактивным шаблоном презентации для следующего общего собрания!
Повестка дня всеобщего собрания
Нужен пример повестки дня общего собрания, чтобы по-настоящему понять, что на самом деле происходит на таких собраниях?
Вот 6 типичных пунктов, которые вы можете увидеть в повестке дня, а также рекомендуемые временные рамки, чтобы все уложилось в 1 час.
1. Ледоколы
⏰ 5 минут
Поскольку это общекорпоративное собрание, на котором, возможно, будут новые лица, велика вероятность, что некоторые коллеги давно не общались друг с другом. Используйте 1-2 упражнения для разрядки обстановки, чтобы поддержать командный дух и разогреть мозги перед началом основной части собрания.
Попробуйте некоторые из этих идей:
- Какая гифка описывает ваше настроение? – Подарите всем несколько GIF-файлов и попросите их проголосовать за тот, который лучше всего соответствует тому, как они себя чувствуют.
- Поделитесь неловкой историей - Вот такой доказано, что они генерируют хорошие идеи. Попросите всех написать короткую неловкую историю и отправить ее анонимно. Чтение их может стать веселым началом повестки дня вашего общего собрания.
- Популярная викторина! – Нет ситуации, которую нельзя было бы усугубить мелочью. Быстрая 5-минутная викторина о текущих событиях или практиках компании может вдохновить на творчество и начать с чистого листа.
💡 Ознакомьтесь с 10 способами начать разговор на любой встрече – онлайн или очной! А также с несколькими идеями для стартовой встречи проекта!
2. Обновления команды
⏰ 5 минут
Есть вероятность, что на этой встрече вы увидите несколько новых лиц, а также пропустите пару недавно покинувших организацию. Лучше обсудить это в начале повестки дня, чтобы никому не приходилось неловко ждать, пока их представят.
Большое спасибо только что ушедшему персоналу — это не только хорошее руководство, но и гуманизация перед вашими людьми. Аналогичным образом, раннее представление новых лиц компании — отличный способ помочь им почувствовать себя вовлеченными и расположить всех к остальной части встречи.
Для этого будет достаточно короткой благодарности и приветствия, но вы можете сделать еще больше, сделав короткую презентацию.
3. Новости компании
⏰ 5 минут
Еще один важный, хотя и короткий, пункт в повестке дня общего собрания — это информирование команды о текущих событиях в компании.
Имейте в виду, что речь идёт не о проектах и целях (об этом чуть позже), а скорее о объявлениях, затрагивающих всю компанию. Это могут быть новые заключённые сделки, планы по формированию команды , а также всякая необходимая скучная ерунда, например, в какой день придёт сантехник забрать кофейную кружку, которую он оставил в прошлый раз.
4. Прогресс цели
⏰ 20 минут
Теперь мы находимся в настоящем мясе ваших всеобщих рук. Здесь вы будете показывать цели и гордо хвастаться (или публично плакать) прогрессом вашей команды в их достижении.
Это, возможно, самая важная часть вашей встречи, поэтому ознакомьтесь с этими краткими советами…
- Используйте визуальные данные – В этом нет ничего удивительного, но графики и диаграммы делают много лучшая работа по уточнению данных, чем текст. Покажите прогресс каждого отдела в виде точки на графике, чтобы дать им более четкое представление о том, откуда они приходят и куда они (надеюсь) идут.
- Поздравить и подбодрить – Для вашей команды это может быть самая нервная часть всей повестки всеобщего собрания. Развейте опасения, поздравив команды с хорошей работой и мягко подтолкнув команды, которые не справляются с задачей, спросив их, что им нужно, чтобы иметь больше шансов на достижение своих целей.
- Сделайте это интерактивным – Поскольку это самая длинная часть общего собрания, многие аспекты которой не касаются всех напрямую, вы можете захотеть сосредоточить внимание на комнате с некоторой интерактивностью. Попробуйте опрос, оценку по шкале, облако слов или даже викторину, чтобы узнать, как на трассе ваша команда думает, что они есть.
После того, как вы представили эту часть выступления, хорошей идеей будет собрать команды в переговорных комнатах, чтобы они могли провести мозговой штурм по трем направлениям…
- Что им понравилось в их обновлении прогресса.
- Что им не понравилось в их обновлении прогресса.
- Блокировщик, который мешает лучшему прогрессу.
5. Признание персонала
⏰ 10 минут
Нет ничего хуже, чем усердно работать над чем-то, за что вы не получаете должного внимания. Фундаментальным желанием каждого из ваших сотрудников является жажда признания там, где это необходимо, поэтому используйте эту часть общего собрания, чтобы привлечь к ним внимание, которого они заслуживают.
Вам не обязательно ставить целую песню и танцевать (многие из ваших сотрудников в любом случае могут чувствовать себя некомфортно), но некоторое признание и, возможно, небольшой приз могут многое сделать не только для человека, но и для вашей встречи как целое.
Вообще говоря, есть два способа сделать это:
- Перед встречей, все руководители команд представляют имя человека из своей команды, который сделал все возможное в своей роли. Используйте встречу, чтобы подтвердить наиболее представленное имя от каждой команды.
- Во время встречи - Держи живое облако слов для всеобщего «молчаливого героя». Имя, представленное вашей аудиторией чаще всего, будет выделяться в центре облака слов, что даст вам возможность публично признать, кто бы это ни был.
Совет 💡 Вращающееся колесо — идеальный инструмент для розыгрыша призов. Ничто так не привлекает внимание аудитории!
6. Откройте вопросы и ответы
⏰ 15 минут
Завершите совещание тем, что многие считают наивысшим приоритетом: сессией вопросов и ответов в прямом эфире.
Это шанс для любого из любого отдела задать вопросы высшему руководству. Ожидайте всего и вся от этого сегмента и приветствуйте его, так как ваша команда может чувствовать, что это единственный раз, когда они могут получить прямой ответ на обоснованный вопрос.
Если у вас большая команда, один из способов эффективно справиться с вопросами и ответами — задать вопросы за несколько дней до общего собрания, а затем отфильтровать их, чтобы найти те, на которые стоит ответить перед толпой.
Но если вы хотите обеспечить большую прозрачность всего процесса, просто позвольте вашей команде задавать вам вопросы через платформу вопросов и ответов в режиме реального времени . Таким образом, вы сможете поддерживать порядок , модерацию и 100% дружелюбную атмосферу для удаленных сотрудников.
Дополнительная помощь для всеобщего собрания
Если вы хотите превратить свои все руки во что-то чуть более продолжительное, чем 1 час, попробуйте эти дополнительные занятия…
1. Истории клиентов
Времена, когда ваша компания коснулась клиента, могут стать чрезвычайно мощной мотивацией для вашей команды.
Либо до, либо во время встречи попросите вашу команду отправить вам восторженные отзывы клиентов. Прочтите их для всей команды или даже проведите викторину, чтобы каждый мог угадать, какой клиент оставил какой отзыв.
2. Командный разговор
Давайте будем честными, члены команды часто намного ближе к своим руководителям, чем к своему генеральному директору.
Пригласите лидеров каждой команды на сцену, чтобы они изложили свою версию этапа достижения цели . Это сделает информацию более понятной и точной, а также даст возможность другим отдохнуть от вашего собственного голоса!
3. Время викторины!
Оживите свои руки конкурсной викториной. Вы можете разделить каждую команду на… команды, а затем попросить их бросить вызов таблице лидеров, задавая вопросы, касающиеся работы.
Каков наш прогнозируемый объем контента на этот год? Каков был уровень внедрения нашей самой популярной функции в прошлом году? Подобные вопросы не только позволяют получить важные показатели компании, но и активизируют совещания, а также помогают формировать желаемые команды.
Часто задаваемые вопросы
В чем разница между ратушей и всеми руками?
Ратушные встречи — это более локализованные сессии обновлений/вопросов и ответов, тогда как общие встречи — это встречи для всей компании под руководством топ-менеджеров.
Какова повестка дня общего собрания?
Это зависит от компании, но повестка дня общего собрания обычно включает в себя:
– Новости компании. Генеральный директор или другие руководители предоставляют обзор деятельности компании за последний период (квартал или год), основные обновления бизнеса, запущенные новые продукты/инициативы и т. д.
– Финансовые новости – финансовый директор делится ключевыми финансовыми показателями, такими как выручка, прибыльность, рост по сравнению с прошлыми периодами и оценками аналитиков.
– Глубокое погружение в стратегию – Руководство сосредотачивается на одной области бизнеса/стратегии, например, на новых планах расширения рынка, технологической дорожной карте, партнерстве.
– Признание – признательность лучшим исполнителям, командам и их достижениям.
– Новости о людях – CHRO рассказывает о целях найма, стратегиях удержания, изменениях в льготах, процессе продвижения по службе и т. д.
– Сессия вопросов и ответов. Выделите время, чтобы сотрудники могли задать вопросы руководству.
– Обсуждение дорожной карты – Руководство делится стратегической дорожной картой и приоритетами на следующие 6–12 месяцев.
Как лучше всего назвать общее собрание?
Вот несколько альтернативных названий общего собрания, которые потенциально могут быть лучше, чем «всеобщее собрание»:
– Совещание по обновлению информации о компании – ориентировано на информационную/обновляющую цель, не указывая, что оно предназначено для всех сотрудников.
– Состояние [Компании] – подразумевает более широкую стратегическую перспективу, например, обращение «О состоянии страны».
– Общекомандный сбор – более мягкий термин, чем «общий сбор», который по-прежнему подразумевает сбор всей команды.
