สุดยอดคู่มือการประชุมแบบครบวงจรปี 2024: วาระการประชุม + เทมเพลตฟรี!

เอกสารสำคัญหายไปไหนหมด? พนักงานใหม่รอการแนะนำตัวอยู่หรือเปล่า? ทีมทำผลงานได้ยอดเยี่ยมแต่ไม่ได้รับการยกย่องใช่ไหม? ดูเหมือนว่าการประชุมใหญ่ของทั้งทีมกำลังจะเกิดขึ้นแล้ว!

การทำงานร่วมกันในบริษัทอาจเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรวมทีมทั้งหมดของคุณในการประชุมที่เป็นกันเองแต่ให้ประสิทธิผลอย่างเข้มข้น

ต่อไปนี้คือวิธีการทำให้ถูกต้อง ด้วยกำหนดการตัวอย่างและเทมเพลตแบบอินเทอร์แอกทีฟฟรี!

สารบัญ

• การประชุม All-Hands คืออะไร?
• ทำไมต้องจัดการประชุมแบบ All-Hands?
• เทมเพลตการประชุม All-Hands
• วาระการประชุม All-Hands
  • ตัวช่วยพิเศษสำหรับการประชุมแบบมือเปล่า
• คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

การประชุม All-Hands คืออะไร?

การประชุมพนักงานทั้งหมดคือการประชุมที่รวมพนักงานทุกคนของบริษัท ไว้ด้วยกัน เป็นการประชุมที่จัดขึ้นเป็นประจำ อาจจะเดือนละครั้ง และโดยปกติแล้วผู้บริหารระดับสูงของบริษัทจะเป็นผู้ดำเนินการประชุม

การประชุมทั้งหมดพยายามทำสิ่งสำคัญสองสามอย่างให้สำเร็จ...

• เพื่ออัปเดตพนักงานด้วยใด ๆ ประกาศใหม่ ไม่เหมาะกับอีเมล
• ในการตั้งค่า เป้าหมายของบริษัท และติดตามความคืบหน้าไปสู่สิ่งที่มีอยู่
• ให้รางวัล ผลงานโดดเด่น จากบุคคลและทีมงาน
• ไปยัง รับทราบพนักงาน ที่ได้เข้าร่วมเช่นเดียวกับผู้ที่จากไป
• เพื่อตอบ คำถามพนักงาน จากทุกมุมของธุรกิจ

โดยสรุปแล้ว เป้าหมาย สูงสุดของการประชุมพนักงานทั้งหมดคือการสร้างความสามัคคีภายในบริษัท ซึ่งไม่น่าแปลกใจที่ในปัจจุบันสิ่งนี้เป็นที่ต้องการมากขึ้นเรื่อยๆ และการประชุมพนักงานทั้งหมดกำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในหมู่บริษัทที่ต้องการรักษาความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นภายในองค์กร

เกร็ดความรู้ ⚓ ความหมายของ "การประชุมรวมพล" มาจากคำเรียกของกองทัพเรือในสมัยก่อนว่า "รวมพลขึ้นดาดฟ้า" ซึ่งใช้เพื่อเรียกให้ลูกเรือทั้งหมดขึ้นไปบนดาดฟ้าเรือเพื่อช่วยกันนำทางในช่วงพายุ

การประชุม 'All-Hands' เหมือนกับ 'Town Hall' หรือไม่?

จะทื่อไม่มี แม้ว่าจะค่อนข้างคล้ายคลึงกัน แต่การประชุมศาลากลางนั้นแตกต่างจากการประชุมแบบ all-hands อย่างใหญ่หลวงอย่างหนึ่ง:

ทุกฝ่ายจะเน้นไปที่การให้ข้อมูลที่วางแผนไว้ล่วงหน้ามากกว่า ในขณะที่ศาลากลางจะเน้นไปที่การถามตอบมากกว่า

ซึ่งหมายความว่าในขณะที่มือเปล่าให้ความรู้สึกเหมือนการประชุมเป็นประจำ แต่ศาลากลางสามารถรู้สึกเหมือนเป็นเหตุการณ์ทางการเมืองที่ผ่อนคลายมากขึ้น ซึ่งอันที่จริงแล้วเป็นที่มาของชื่อ

ถึงกระนั้นพวกเขาทั้งสองก็เหมือนกันในหลาย ๆ ด้าน ทั้งสองเป็นการประชุมทั่วทั้งบริษัทซึ่งดำเนินการโดยผู้บริหารระดับสูง ซึ่งให้ข้อมูลและเกียรติคุณที่จำเป็นแก่พนักงาน

ตรวจสอบแนวคิดการประชุมที่ดีที่สุดจาก:

• การประชุมในธุรกิจ
• การประชุมกำหนดการโครงการ
• ศาลาว่าการ คู่มือการประชุม

ทำไมต้องจัดการประชุมแบบ All-Hands?

ฉันเข้าใจค่ะ เราทุกคนต่างพยายามหลีกเลี่ยงอาการ "ไม่อยากประชุมอีกแล้ว" การเพิ่มการประชุมอีกครั้งเข้าไปในตารางการประชุมประจำสัปดาห์ ประจำเดือน และประจำปี อาจดูเหมือนเป็นวิธีที่จะทำให้พนักงานของคุณไม่พอใจ แต่ที่จริงแล้ว มันอาจช่วยลดจำนวนการประชุมที่คุณจัดขึ้นได้

ยังไง? เพราะการประชุมด้วยมือเดียวนั้นครอบคลุมทุกอย่าง ต้องใช้เวลาส่วนสำคัญของการประชุมอื่นๆ ที่คุณจะมีในเดือนทำงาน และย่อให้เหลือช่วงเวลาที่จำกัด 1 ชั่วโมง

ท้ายที่สุด สิ่งนี้สามารถทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในตารางเวลาของคุณ นี่คือประโยชน์อื่นๆ บางประการของการประชุมแบบ all-hands…

1. รวม – เป็นการยากที่จะอธิบายว่าทีมของคุณมีความหมายมากเพียงใดว่าคุณยินดีที่จะนั่งคุยกับพวกเขาทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน การให้โอกาสพวกเขาถามคำถามที่น่าสนใจผ่านการถาม & ตอบ และเปิดเผยและซื่อสัตย์กับพวกเขาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ จะสร้างวัฒนธรรมบริษัทที่ยอดเยี่ยม
2. เป็นทีม – เป็นเรื่องดีที่ได้ยินจากเจ้านาย การได้เห็นหน้าเพื่อนพนักงานก็เป็นเรื่องดีเช่นกัน การทำงานระยะไกลและสำนักงานที่แบ่งเป็นส่วนๆ มักจะแยกคนที่ตั้งใจจะก่อเจลออกได้มากที่สุด การประชุมด้วยมือเปล่าเปิดโอกาสให้พวกเขาได้พบปะพูดคุยกันอีกครั้งอย่างไม่เป็นทางการ
3. อย่าพลาดใคร – แนวคิดเบื้องหลังการประชุมแบบ all-hands ทั้งหมดคือ ทุกคนบนดาดฟ้า. แม้ว่าคุณอาจขาดงานไปบ้าง แต่คุณสามารถส่งข้อความของคุณด้วยความรู้ว่าทุกคน รวมถึงพนักงานที่อยู่ห่างไกลกำลังได้ยินสิ่งที่พวกเขาต้องการจะได้ยิน

ยกมือขึ้นเพื่อร่วมประชุม!

ถ้าทุกคนจะมากันครบแล้วก็ต้องจัดแสดงให้สนุก ! ดาวน์โหลดเทมเพลตการนำเสนอแบบอินเทอร์แอ็กทีฟฟรีนี้สำหรับการประชุมพนักงานครั้งต่อไปของคุณ!

วาระการประชุม All-Hands

ต้องการตัวอย่างวาระการประชุมรวมพนักงานเพื่อทำความเข้าใจอย่างแท้จริงว่าการประชุมรวมพนักงานเกิดขึ้น อะไร บ้าง ใช่ไหม?

นี่คือ 6 หัวข้อทั่วไปที่คุณอาจเห็นในวาระการประชุม พร้อมทั้งเวลาที่แนะนำเพื่อให้ทุกอย่างใช้เวลาไม่เกิน1ชั่วโมง

1. เครื่องบดน้ำแข็ง

⏰ 5 นาที

เนื่องจากเป็นการประชุมทั่วทั้งบริษัทและอาจมีสมาชิกใหม่เข้าร่วมด้วย จึงมีโอกาสสูงที่เพื่อนร่วมงานบางคนอาจไม่ได้มีโอกาสนั่งคุยกันมานานแล้ว ลองใช้กิจกรรมละลายพฤติกรรมสัก 1-2 อย่าง เพื่อรักษาความสามัคคีในทีมและเตรียมความพร้อมก่อนที่การประชุมหลักจะเริ่มต้นขึ้น

ลองใช้แนวคิดเหล่านี้:

• GIF ใดอธิบายอารมณ์ของคุณ – นำเสนอทุกคนด้วย GIF สองสามภาพและขอให้พวกเขาโหวตให้ GIF ที่เหมาะกับความรู้สึกของพวกเขามากที่สุด
• แชร์เรื่องน่าอาย – นี่คือสิ่งที่ พิสูจน์แล้วว่าก่อให้เกิดความคิดที่ดี. ขอให้ทุกคนเขียนเรื่องสั้นที่น่าอับอายและส่งโดยไม่เปิดเผยตัวตน การอ่านสิ่งเหล่านี้อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่สนุกสนานสำหรับวาระการประชุมของคุณ
• แบบทดสอบป๊อป! – ไม่มีสถานการณ์ใดที่ไม่สามารถยกระดับได้ด้วยเกร็ดเล็กเกร็ดน้อย แบบทดสอบสั้นๆ 5 นาทีเกี่ยวกับเหตุการณ์ปัจจุบันหรือแนวทางปฏิบัติของบริษัทสามารถจุดประกายความคิดสร้างสรรค์และเริ่มต้นลงมือทำด้วยความสนุกสะอาดตา

💡 ลองดู10 ไอเดียสำหรับกิจกรรมละลายพฤติกรรมในทุกการประชุมไม่ว่าจะเป็นออนไลน์หรือแบบพบปะกันจริง! พร้อมไอเดียเพิ่มเติมสำหรับการประชุมเปิดตัวโครงการ!

2. การอัปเดตทีม

⏰ 5 นาที

มีโอกาสที่คุณจะได้พบกับบุคคลหน้าใหม่หลายคนในการประชุมครั้งนี้ รวมถึงอาจคิดถึงบุคคลที่เพิ่งลาออกไปบ้าง จึงควรกล่าวถึงเรื่องนี้ตั้งแต่ต้นวาระการประชุม เพื่อไม่ให้ใครต้องนั่งรออย่างอึดอัดใจเพื่อรอการแนะนำตัว

การขอบคุณพนักงานที่เพิ่งจากไปไม่เพียงแต่เป็นผู้นำที่ดีเท่านั้น แต่ยังเป็นการแสดงความมีมนุษยธรรมต่อพนักงานของคุณด้วย ในทำนองเดียวกัน การแนะนำสมาชิกใหม่ให้กับบริษัทตั้งแต่เนิ่นๆ เป็นวิธีที่ดีในการช่วยให้พวกเขารู้สึกมีส่วนร่วมและทำให้ทุกคนรู้สึกสบายใจตลอดการประชุมที่เหลือ

เพียงแค่กล่าวขอบคุณและทักทายอย่างรวดเร็วก็เพียงพอแล้ว แต่คุณสามารถดำเนินการนำเสนอสั้นๆ ได้

3. ข่าวบริษัท

⏰ 5 นาที

อีกหนึ่งหัวข้อสำคัญแต่กระชับในวาระการประชุมทีมทั้งหมดของคุณ คือ การอัปเดตข่าวสารเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวต่างๆ ของบริษัทให้ทีมงานของคุณทราบ

โปรดจำไว้ว่านี่ไม่ใช่เรื่องเกี่ยวกับโครงการและเป้าหมาย (ซึ่งจะกล่าวถึงในภายหลัง) แต่เป็นเรื่องเกี่ยวกับการประกาศต่างๆ ที่ส่งผลกระทบต่อทั้งบริษัท ซึ่งอาจเกี่ยวกับข้อตกลงใหม่ๆ ที่ทำได้ แผนการ สร้างทีม ใหม่ๆ ที่กำลังดำเนินการอยู่ และรวมถึงเรื่องน่าเบื่อที่จำเป็นอื่นๆ เช่น ช่างประปาจะมารับแก้วกาแฟที่เขาทำหายครั้งก่อนวันไหน เป็นต้น

4. ความคืบหน้าของเป้าหมาย

⏰ 20 นาที

ตอนนี้เราอยู่ในเนื้อแท้ของมือทั้งหมดของคุณ นี่คือที่ที่คุณจะแสดงเป้าหมายและโอ้อวดอย่างภาคภูมิใจ (หรือร้องไห้ในที่สาธารณะ) เกี่ยวกับความคืบหน้าของทีมของคุณที่มีต่อพวกเขา

นี่อาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในการประชุมของคุณ ดังนั้นให้ตรวจสอบเคล็ดลับด่วนเหล่านี้...

• ใช้ข้อมูลภาพ – สิ่งนี้อาจไม่แปลกใจเลย แต่กราฟและแผนภูมิทำ มาก ชี้แจงข้อมูลได้ดีกว่าข้อความ แสดงความคืบหน้าของแต่ละแผนกเป็นจุดบนกราฟเพื่อให้ชัดเจนว่าพวกเขามาจากไหนและกำลังจะไปที่ใด (หวังว่า)
• ขอแสดงความยินดีและเขยิบ – สำหรับทีมของคุณ นี่อาจเป็นส่วนที่ทำให้กังวลใจที่สุดในวาระการประชุมทั้งหมด คลายความกลัวด้วยการแสดงความยินดีกับทีมที่ทำผลงานได้ดี และค่อย ๆ สะกิดทีมที่ผลงานไม่ดีโดยถามพวกเขาถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อให้มีโอกาสบรรลุเป้าหมายมากขึ้น
• ทำให้เป็นแบบโต้ตอบ – ในฐานะที่เป็นส่วนที่ยาวที่สุดในการประชุมแบบมีส่วนร่วมทั้งหมด และด้วยหลายๆ แง่มุมที่ไม่ได้นำไปใช้กับทุกคนโดยตรง คุณอาจต้องการเน้นที่ห้องด้วยการโต้ตอบบางอย่าง ลองโพล จัดอันดับมาตราส่วน word cloud หรือแม้แต่แบบทดสอบเพื่อดูวิธีการ ในการติดตาม ทีมของคุณคิดว่าพวกเขาเป็น

เมื่อคุณได้บรรยายในส่วนนี้แล้ว เป็นความคิดที่ดีที่จะนำทีมเข้าสู่ห้องกลุ่มย่อย เพื่อให้พวกเขาสามารถระดมความคิดเกี่ยวกับการตอบสนอง 3 ง่าม...

1. สิ่งที่พวกเขาชอบเกี่ยวกับการอัปเดตความคืบหน้า
2. สิ่งที่พวกเขาไม่ชอบเกี่ยวกับการอัปเดตความคืบหน้า
3. ตัวบล็อกที่ขัดขวางความก้าวหน้าที่ดีขึ้น

5. การรับรู้ของพนักงาน

⏰ 10 นาที

ไม่มีอะไรจะเลวร้ายไปกว่าการเป็นทาสในสิ่งที่คุณไม่ได้รับเครดิต ความปรารถนาขั้นพื้นฐานของพนักงานของคุณแต่ละคนคือต้องการเครดิตเมื่อถึงกำหนดเครดิต ดังนั้นใช้ส่วนนี้ของการประชุมแบบมีส่วนร่วมทั้งหมดของคุณเพื่อให้พวกเขาได้รับความสำคัญที่พวกเขาสมควรได้รับ

คุณไม่จำเป็นต้องใส่ทั้งเพลงและเต้นรำ (พนักงานของคุณหลายคนอาจรู้สึกไม่สบายใจกับเรื่องนี้อยู่แล้ว) แต่การเป็นที่ยอมรับและอาจเป็นรางวัลเล็กๆ น้อยๆ สามารถช่วยได้มาก ไม่ใช่แค่สำหรับแต่ละคน แต่สำหรับการประชุมของคุณ ทั้งหมด.

โดยทั่วไป มีสองวิธีในการทำเช่นนี้:

1. ก่อนการประชุมหัวหน้าทีมทุกคนเสนอชื่อบุคคลในทีมที่ทำหน้าที่เหนือกว่าใคร ใช้การประชุมเพื่อรับทราบชื่อที่ส่งมากที่สุดจากแต่ละทีม
2. ระหว่างการประชุม – ถือ เมฆคำสด สำหรับ 'ฮีโร่ผู้เงียบขรึม' ของทุกคน ชื่อที่ส่งมากที่สุดจากผู้ชมของคุณจะปรากฎอยู่ตรงกลางของ word cloud ทำให้คุณมีโอกาสรับรู้ในที่สาธารณะว่าเป็นใคร

เคล็ดลับ 💡 วงล้อหมุนเป็นอุปกรณ์แจกรางวัลที่สมบูรณ์แบบ ไม่มีอะไรดึงดูดความสนใจของผู้ชมได้เท่านี้อีกแล้ว!

6. เปิดถาม & ตอบ

⏰ 15 นาที

ปิดท้ายด้วยสิ่งที่หลายคนมองว่าเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการประชุมพนักงานทั้งหมด นั่นคือช่วงถามตอบสด

นี่เป็นโอกาสสำหรับทุกคนจากแผนกใด ๆ ที่จะตั้งคำถามกับผู้นำระดับสูง คาดหวังทุกอย่างจากส่วนนี้ และยินดีต้อนรับเช่นกัน เนื่องจากทีมของคุณอาจรู้สึกว่าเป็นครั้งเดียวที่พวกเขาจะได้รับคำตอบโดยตรงสำหรับข้อกังวลที่ถูกต้อง

หากคุณมีทีมขนาดใหญ่ วิธีหนึ่งที่จะจัดการกับ Q&A ได้อย่างมีประสิทธิภาพคือการถามคำถามสองสามวันก่อนการประชุมแบบมีส่วนร่วม จากนั้นกรองผ่านพวกเขาเพื่อค้นหาสิ่งที่ควรค่าแก่คำตอบต่อหน้าฝูงชน

แต่ถ้าคุณต้องการให้กระบวนการทั้งหมดโปร่งใสมากขึ้น คุณสามารถให้ทีมของคุณถามคำถามผ่านแพลตฟอร์มถามตอบสดได้วิธีนี้จะช่วยให้คุณจัดการทุกอย่างได้อย่างเป็นระเบียบมีการควบคุมและเป็นมิตรกับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลได้อย่างเต็มที่

ความช่วยเหลือเพิ่มเติมสำหรับการประชุมแบบ All-Hands

หากคุณกำลังมองหากิจกรรมที่ใช้เวลามากกว่า 1 ชั่วโมง ให้ลองทำกิจกรรมพิเศษเหล่านี้ดู...

1. เรื่องราวของลูกค้า

เวลาที่บริษัทของคุณเข้าถึงลูกค้า อาจเป็นแรงจูงใจที่ทรงพลังอย่างมากสำหรับทีมของคุณ

ไม่ว่าจะก่อนหรือระหว่างการประชุม ให้ทีมของคุณส่งรีวิวจากลูกค้ามาให้คุณ อ่านข้อมูลเหล่านี้สำหรับทั้งทีม หรือแม้แต่ทำแบบทดสอบเพื่อให้ทุกคนสามารถเดาได้ว่าลูกค้ารายใดเป็นผู้ให้คะแนนรีวิวใด

2. ทีมพูดคุย

พูดตามตรง สมาชิกในทีมมักจะใกล้ชิดกับหัวหน้าทีมมากกว่าซีอีโอ

ให้ทุกคนได้ฟังจากเสียงที่คุ้นเคย โดยเชิญหัวหน้าทีมแต่ละทีมขึ้นมาบนเวทีและนำเสนอความคืบหน้าของเป้าหมายในมุมมองของพวกเขาเอง วิธีนี้มีแนวโน้มที่จะเข้าใจง่ายและแม่นยำกว่า และยังช่วยให้คนอื่นได้พักจากเสียงของคุณด้วย!

3. เวลาตอบคำถาม!

เติมเต็มทุกมือของคุณด้วยแบบทดสอบการแข่งขัน คุณสามารถใส่แต่ละทีมลงใน... ทีม จากนั้นให้พวกเขาท้าทายสำหรับกระดานผู้นำผ่านคำถามที่เกี่ยวข้องกับงาน

เราคาดการณ์ปริมาณเนื้อหาที่จะผลิตในปีนี้เท่าไหร่? อัตราการใช้งานฟีเจอร์ที่สำคัญที่สุดของเราในปีที่แล้วเป็นอย่างไร?คำถามเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้เราเข้าใจตัวชี้วัดสำคัญของบริษัทเท่านั้น แต่ยังช่วยกระตุ้นการประชุมและช่วยสร้างทีมที่คุณต้องการอีกด้วย

คำถามที่พบบ่อย (FAQs)