Gayunpaman, hindi lahat ay maaaring magkaroon ng kamalayan sa mga kahulugan, uri, at layunin ng mga pulong na ito. Ang artikulong ito ay nagsisilbing isang komprehensibong gabay at nagbibigay ng mga tip para sa pagsasagawa ng mga produktibong pagpupulong sa negosyo.
- Ano ang isang Business Meeting?
- Mga Uri ng Pagpupulong Sa Negosyo
- Paano Magsagawa ng Mga Pagpupulong Sa Negosyo
- Key Takeaways
Ano ang Business Meeting?
Ang isang pulong pangnegosyo ay isang pulong ng mga indibidwal na nagsasama-sama upang talakayin at gumawa ng mga desisyon sa mga partikular na paksang may kaugnayan sa negosyo. Ang mga layunin ng pulong na ito ay maaaring kabilang ang pag-update sa mga miyembro ng koponan tungkol sa mga kasalukuyang proyekto, pagpaplano ng mga pagsisikap sa hinaharap, paglutas ng mga problema, o paggawa ng mga desisyon na makakaapekto sa buong kumpanya.
Ang mga pagpupulong sa negosyo ay maaaring isagawa nang personal, virtual , o kombinasyon ng pareho at maaaring pormal o impormal.
Ang layunin ng isang business meeting ay makipagpalitan ng impormasyon, ihanay ang mga miyembro ng team, at gumawa ng mga desisyon na makakatulong sa negosyo na makamit ang mga layunin nito.
Mga Uri ng Pagpupulong Sa Negosyo
Mayroong ilang mga uri ng mga pagpupulong sa negosyo, ngunit ang 10 karaniwang mga uri ay kinabibilangan ng:
1/ Buwanang Pagpupulong ng Koponan
Ang mga buwanang pagpupulong ng koponan ay mga regular na pagpupulong ng mga miyembro ng koponan ng kumpanya upang talakayin ang mga kasalukuyang proyekto, magtalaga ng mga gawain, at panatilihing may kaalaman at nakahanay ang mga tao. Ang mga pagpupulong na ito ay karaniwang nagaganap buwan-buwan, sa parehong araw, at tumatagal mula 30 minuto hanggang ilang oras (depende sa laki ng grupo at sa dami ng impormasyong sakop).
Ang mga buwanang pagpupulong ng koponan ay nagbibigay ng pagkakataon at patnubay para sa mga miyembro ng koponan na makipagpalitan ng impormasyon at ideya, talakayin ang pag-unlad ng proyekto, at tiyaking lahat ay nagtatrabaho patungo sa parehong target.
Ang mga pagpupulong na ito ay maaari ding gamitin upang tugunan ang anumang mga hamon o problemang kinakaharap ng koponan, tukuyin ang mga solusyon, at gumawa ng mga desisyon na makakaapekto sa direksyon ng proyekto o trabaho ng koponan.
Ang isang pulong na binubuo ng lahat ng tao ay isang pulong na kinasasangkutan ng lahat ng kawani ng isang kumpanya, sa madaling salita, isang buwanang pulong ng pangkat. Ito ay isang regular na pulong – na nangyayari marahil minsan sa isang buwan – at karaniwang pinapatakbo ng mga pinuno ng kumpanya.
2/ Stand Up Meeting
Ang stand-up meeting , na kilala rin bilang daily stand-up o daily scrum meeting, ay isang uri ng maikling pagpupulong, na karaniwang tumatagal nang hindi hihigit sa 15 minuto, at ginaganap araw-araw upang mabigyan ang koponan ng mabilis na mga update sa progreso ng proyekto, o natapos na workload, na planong pagtrabahuhan ngayon.
Kasabay nito, nakakatulong ito upang matukoy at malutas ang mga hadlang na kinakaharap ng mga miyembro ng koponan at kung paano ito nakakaapekto sa mga karaniwang layunin ng koponan.
3/ Mga Pagpupulong sa Pag-update ng Katayuan
Nakatuon ang mga pulong sa pag-update ng status sa pagbibigay ng mga update mula sa mga miyembro ng team sa pag-usad ng kanilang mga proyekto at gawain. Maaaring mangyari ang mga ito nang mas madalas kaysa buwanang pagpupulong, gaya ng lingguhan.
Ang layunin ng mga pagpupulong sa pag-update ng katayuan, siyempre, ay upang magbigay ng isang malinaw na pagtingin sa pag-unlad ng bawat proyekto at upang matukoy ang anumang mga hamon na maaaring makaapekto sa tagumpay ng proyekto. Ang mga pagpupulong na ito ay hindi mahuhuli sa mga isyu tulad ng talakayan o paglutas ng problema.
Para sa mas malaking pagpupulong, ang Status Update Meeting ay maaari ding tawaging ' Town Hall Meeting '. Ang town hall meeting ay isang nakaplanong pagpupulong para sa buong kumpanya kung saan ang pokus ay ang pagsagot ng mga empleyado sa mga tanong ng mga tagapamahala. Samakatuwid, ang pagpupulong na ito ay kinasangkutan ng isang sesyon ng Q&A, na ginagawa itong mas bukas at hindi gaanong pormal kumpara sa ibang uri ng pagpupulong!
4/ Mga Pagpupulong sa Paglutas ng Problema
Ito ay mga pagpupulong na umiikot sa pagtukoy at paglutas ng mga hamon, krisis, o problemang kinakaharap ng isang organisasyon. Madalas silang hindi inaasahan at kailangang magdala ng mga indibidwal mula sa iba't ibang departamento o koponan upang magtulungan at maghanap ng mga solusyon sa mga partikular na problema.
Sa pulong na ito, ibabahagi ng mga dadalo ang kanilang mga pananaw, magkakasamang tukuyin ang ugat ng mga problema, at mag-aalok ng mga potensyal na solusyon. Para maging epektibo ang pulong na ito, dapat silang hikayatin na talakayin nang hayag at tapat, iwasan ang sisihin, at tumuon sa paghahanap ng mga sagot.
5/ Mga Pagpupulong sa Paggawa ng Desisyon
Ang mga pagpupulong na ito ay may layunin na gumawa ng mahahalagang desisyon na makakaapekto sa direksyon ng proyekto, ng koponan, o ng buong organisasyon. Ang mga dadalo ay karaniwang mga indibidwal na may kinakailangang awtoridad at kadalubhasaan sa paggawa ng desisyon.
Ang pagpupulong na ito ay kailangang maibigay nang maaga sa lahat ng nauugnay na impormasyon, na nangangailangan ng mga stakeholder. Pagkatapos, upang matiyak na ang mga desisyon na ginawa sa panahon ng pulong ay natupad, ang mga follow-up na aksyon ay itinatag na may oras ng pagkumpleto.
6/ Mga Pagpupulong sa Brainstorming
Nakatuon ang mga brainstorming meeting sa pagbuo ng mga bago at makabagong ideya para sa iyong negosyo.
Ang pinakamagandang bahagi ng isang brainstorming session ay kung paano ito nagpo-promote ng pagtutulungan at pag-imbento habang kumukuha ng sama-samang katalinuhan at imahinasyon ng grupo. Ang bawat isa ay pinahihintulutang magpahayag ng kanilang mga opinyon, gumuhit mula sa mga ideya ng isa't isa, at makabuo ng orihinal at makabagong mga solusyon.
7/ Mga Madiskarteng Pagpupulong sa Pamamahala
Ang mga pulong ng estratehikong pamamahala ay mga pulong sa matataas na antas na nakatuon sa pagsusuri, pagsusuri, at paggawa ng mga desisyon tungkol sa mga pangmatagalang layunin, direksyon, at pagganap ng isang organisasyon. Ang mga senior executive at ang pangkat ng pamumuno ay dumadalo sa mga pulong na ito, na ginaganap tuwing quarter o taun-taon.
Sa mga pagpupulong na ito, sinusuri at sinusuri ang organisasyon, gayundin ang pagiging mapagkumpitensya o tumukoy ng mga bagong pagkakataon para sa paglago at pagpapabuti.
8/ Project Kickoff Meetings
Ang pulong ng pagsisimula ng proyekto ay isang pulong na nagmamarka ng opisyal na pagsisimula ng isang bagong proyekto. Pinagsasama-sama nito ang mga pangunahing tao mula sa pangkat ng proyekto, kabilang ang mga tagapamahala ng proyekto, mga miyembro ng pangkat, at mga stakeholder mula sa iba pang mga departamento, upang talakayin ang mga layunin, mithiin, takdang panahon, at badyet.
Nagbibigay din ito ng pagkakataon para sa tagapamahala ng proyekto na magtatag ng malinaw na mga channel ng komunikasyon, magtakda ng mga inaasahan, at tiyaking nauunawaan ng mga miyembro ng koponan ang kanilang mga tungkulin at responsibilidad.
Ito ang ilan sa mga pinakakaraniwang uri ng mga pagpupulong sa negosyo, at maaaring magbago ang format at istraktura depende sa laki at uri ng organisasyon.
9/ Panimulang Pagpupulong
Ang isang pambungad na pagpupulong ay ang unang pagkakataon na opisyal na magkikita ang mga miyembro ng koponan at ang kanilang mga pinuno, upang matukoy kung ang mga indibidwal na kasangkot ay nais na bumuo ng isang relasyon sa trabaho at mangako sa koponan sa hinaharap.
This meeting aims to give team members time to stay together to get to know each participant’s background, interests, and goals. Depending on your and your team��s preference, you can set up introductory meetings formal or informal, depending on different contexts.
10/ Pagpupulong ng Town Hall
Ang konseptong ito ay nagmula sa mga lokal na pagpupulong sa bayan ng New England kung saan ang mga pulitiko ay makakatagpo ng mga nasasakupan upang talakayin ang mga isyu at batas.
Sa kasalukuyan, ang isang town hall meeting ay isang nakaplanong pagpupulong para sa buong kumpanya kung saan direktang sinasagot ng mga tagapamahala ang mga tanong ng mga empleyado. Nagbibigay-daan ito para sa bukas na komunikasyon at transparency sa pagitan ng mga pinuno at kawani. Maaaring magtanong ang mga empleyado at makakuha agad ng feedback.
Sagutin ang lahat ng mahahalagang tanong
Huwag palampasin ang kahit isang ritmo gamit ang libreng Q&A tool ng AhaSlides . Maging organisado, tapat, at isang mahusay na pinuno.
Paano Magsagawa ng Mga Pagpupulong Sa Negosyo
Para magkaroon ng maayos na pagpupulong , una sa lahat, kailangan mong magpadala ng imbitasyon sa pagpupulong sa pamamagitan ng email.
Ang pagsasagawa ng mga epektibong pagpupulong sa negosyo ay nangangailangan ng maingat na pagpaplano at paghahanda upang matiyak na ang pagpupulong ay produktibo at nakakamit ang mga layunin nito. Makakatulong sa iyo ang sumusunod na payo na magpatakbo ng mga produktibong pagpupulong sa negosyo:
1/ Tukuyin ang layunin at layunin
Ang pagtukoy sa layunin at layunin ng isang pagpupulong ng negosyo ay kritikal upang matiyak na ang pulong ay produktibo at gumagawa ng inaasahang resulta. Kailangan nilang tiyakin ang mga sumusunod:
- Ang Layunin. Tiyaking may layunin ang pulong na talakayin ang mga partikular na paksa, gumawa ng mga desisyon, o magbigay ng mga update. Kailangan mong tukuyin kung bakit kailangan ang pulong at ang inaasahang resulta.
- Mga Layunin. Ang mga layunin ng isang business meeting ay partikular, nasusukat na mga resultang gusto mong makamit sa pagtatapos ng meeting. Dapat silang iayon sa pangkalahatang layunin ng pulong sa timeline, KPI, atbp.
Halimbawa, ang isang pulong upang talakayin ang isang bagong paglulunsad ng produkto ay dapat na may mga layunin na naaayon sa pangkalahatang layunin ng pagtaas ng mga benta o pagpapabuti ng bahagi sa merkado.
2/ Maghanda ng agenda ng pagpupulong
Ang adyenda ng pulong ay nagsisilbing roadmap para sa pulong at nakakatulong na mapanatiling nakapokus at nasa tamang landas ang talakayan.
Samakatuwid, sa pamamagitan ng paghahanda ng isang epektibong agenda, maaari mong tiyakin na ang mga pagpupulong sa negosyo ay produktibo at nakatuon at alam ng lahat kung ano ang dapat talakayin, kung ano ang aasahan, at kung ano ang kailangang makamit.
3/ Anyayahan ang mga tamang kalahok
Isaalang-alang kung sino ang dapat dumalo sa pulong batay sa kanilang tungkulin at mga paksang tatalakayin. Mag-imbita lamang ng mga kailangang dumalo upang matiyak na maayos ang takbo ng pulong. Ang ilang salik na dapat isaalang-alang upang makatulong sa pagpili ng mga tamang dadalo ay kinabibilangan ng pagiging angkop, antas ng kadalubhasaan, at awtoridad.
4/ Mabisang maglaan ng oras
Tiyaking naglalaan ka ng sapat na oras para sa bawat paksa sa iyong agenda, na isinasaalang-alang ang kahalagahan at pagiging kumplikado ng bawat isyu. Makakatulong ito na matiyak na ang lahat ng mga paksa ay makakakuha ng buong atensyon at na ang pulong ay hindi mag-o-overtime.
Gayundin, dapat kang manatili sa iskedyul hangga't maaari, ngunit maging sapat na kakayahang umangkop upang gumawa ng mga pagbabago kung kinakailangan. Maaari mo ring isaalang-alang ang mga maiikling pahinga upang matulungan ang mga kalahok na mag-recharge at mag-focus muli. Mapapanatili nito ang lakas at interes ng pulong.
5/ Gawing mas interactive at nakakaengganyo ang mga pagpupulong
Gawing mas interactive at nakakaengganyo ang mga business meeting sa pamamagitan ng paghikayat sa lahat ng kalahok na magsalita at ibahagi ang kanilang mga saloobin at ideya. Bukod sa paggamit ng mga interactive na aktibidad, tulad ng mga live poll o brainstorming session at spinner wheel, nakakatulong din itong mapanatiling aktibo at nakapokus ang mga kalahok sa talakayan.
O gamitin ang AhaSlides pre-made template library para magpaalam sa mga nakakabagot na meeting at mga nanlilisik na mata.
Tingnan: 20+ Nakakatuwang Online na Icebreaker Games para sa Mas Mahusay na Pakikipag-ugnayan, o 14 na Nakaka-inspire na Laro para sa mga Virtual na Pagpupulong , kasama ang pinakamahusay na 6 na meeting hacks na mahahanap mo sa 2024!
6/ Minuto ng Pagpupulong
Ang pagkuha ng katitikan ng pulong habang nasa isang pulong pangnegosyo ay isang mahalagang gawain na nakakatulong sa pagdodokumento ng mga pangunahing talakayan at desisyong ginawa sa pulong. Nakakatulong din ito na mapabuti ang transparency at tinitiyak na ang lahat ay nasa iisang pahina bago tumungo sa susunod na pulong.
7/ Pag-follow up sa mga item ng aksyon
Sa pamamagitan ng pag-follow up sa mga item ng aksyon, maaari mong matiyak na ang mga desisyon na ginawa sa panahon ng pulong ay naisasagawa at ang lahat ay malinaw sa kanilang mga responsibilidad.
At LAGING kumukuha ng feedback mula sa mga kalahok upang gawing mas mahusay ang paparating na mga pulong sa negosyo - maaari mong ibahagi ang feedback pagkatapos ng pagtatapos, sa pamamagitan ng mga email o mga slide ng presentasyon. Ginagawa nitong hindi nakakapagod ang mga pagpupulong at lahat ay masaya💪
Kumuha ng Libreng Mga Template ng Survey para sa Iyong Mga Pagpupulong!
Mag-sign up nang libre at kunin ang gusto mo mula sa template library!
🚀 Libreng Mga Template ☁️
Key Takeaways
Sana, sa artikulong ito ng AhaSlides , makilala mo ang mga uri ng mga pagpupulong sa negosyo at ang kanilang mga layunin. Sa pamamagitan din ng pagsunod sa mga hakbang at pinakamahusay na kasanayan na ito, makakatulong kang matiyak na ang iyong mga pagpupulong sa negosyo ay mahusay, nakatuon, at nagbubunga ng ninanais na mga resulta.
Ang epektibong pagsasagawa ng mga pulong sa negosyo ay maaaring makatulong na mapabuti ang komunikasyon, pakikipagtulungan, at tagumpay sa loob ng isang organisasyon at ito ay isang mahalagang bahagi ng matagumpay na pamamahala ng negosyo.
Mga Madalas Itanong
Bakit mahalaga ang mga pagpupulong sa negosyo?
Ang mga pagpupulong ay nagbibigay-daan para sa epektibong komunikasyon sa parehong pababa at pataas sa loob ng isang organisasyon. Maaaring ibahagi ang mahahalagang update, ideya at feedback.
Anong mga pagpupulong ang dapat magkaroon ng negosyo?
– All-hands/All-staff meetings: Mga pagpupulong sa buong kumpanya upang magbahagi ng mga update, anunsyo at pagyamanin ang komunikasyon sa mga departamento.
– Executive/Leadership meeting: Para sa senior management na talakayin ang mataas na antas na diskarte, mga plano at gumawa ng mga pangunahing desisyon.
– Mga pagpupulong ng departamento/Koponan: Para sa mga indibidwal na departamento/pangkat na mag-sync, talakayin ang mga gawain at lutasin ang mga isyu sa loob ng kanilang saklaw.
– Mga pagpupulong ng proyekto: Upang magplano, subaybayan ang pag-unlad at lutasin ang mga blocker para sa mga indibidwal na proyekto.
– One-on-ones: Mga indibidwal na check-in sa pagitan ng mga manager at direktang ulat para talakayin ang trabaho, mga priyoridad at propesyonal na pag-unlad.
– Mga pulong sa pagbebenta: Para sa koponan ng pagbebenta upang suriin ang pagganap, tukuyin ang mga pagkakataon at magplano ng mga diskarte sa pagbebenta.
– Mga pulong sa marketing: Ginagamit ng marketing team para sa pagpaplano ng mga kampanya, kalendaryo ng nilalaman at pagsukat ng tagumpay.
– Mga pulong sa Badyet/Pananalapi: Para sa pagsusuri sa pananalapi ng mga gastos kumpara sa badyet, pagtataya at mga talakayan sa pamumuhunan.
– Pag-hire ng mga pulong: Upang i-screen ang mga resume, magsagawa ng mga panayam at gumawa ng mga desisyon para sa mga bagong pagbubukas ng trabaho.
– Mga pulong sa pagsasanay: Upang magplano at maghatid ng onboarding, mga sesyon ng pagpapaunlad ng mga kasanayan para sa mga empleyado.
– Mga pagpupulong ng kliyente: Upang pamahalaan ang mga relasyon ng kliyente, puna at saklawin ang gawain sa hinaharap.
