Більшість даних опитувань нікуди не йдуть. Команди провести опитування, зберіть цифри, а потім створіть презентацію результатів опитування, в якій перелічено кожне питання та його відсоткове розподілення. Зацікавлені сторони кивають головами протягом зустрічі, колода карток відкладається, і нічого не змінюється. Звучить знайомо?
Проблема рідко полягає в даних. Проблема в презентації. У цьому посібнику розповідається, як структурувати, візуалізувати та представляти результати опитування, щоб вони впливали на рішення, а не заповнювали архівну папку. Звіт McKinsey Global Institute показав, що організації, орієнтовані на дані, у 23 рази частіше залучають клієнтів і в 19 разів частіше отримують прибуток, проте більшість результатів опитувань ніколи не перетворюються на рішення, оскільки вони представлені без чіткого пояснення [5].
Що насправді має робити презентація результатів опитування
Перш ніж вибрати тип діаграми або написати титульний слайд, чітко визначте завдання, яке має виконувати презентація. Презентація результатів опитування повинна виконувати три завдання:
- Розкажіть аудиторії, що ви знайшли
- Поясніть, чому це важливо саме для них
- Вкажіть, що має статися далі
Все інше – це декорація. Керівники сидять під час презентації залучення співробітників Дані не потрібні для перегляду методології. Вони хочуть знати, що цифри говорять про стан організації та що слід змінити. Фахівці з управління персоналом, які переглядають результати оцінювання навчання, хочуть знати, які програми працюють, а які потребують переробки. Важлива рамка до першого слайду.
Крок 1: Знайте свою аудиторію, перш ніж щось створювати
Одні й ті ж дані опитування потрібно упаковувати по-різному залежно від того, хто знаходиться в кімнаті. Детальний розбив Шкала Лайкерта Розподіл за десятьма питаннями є доцільним для команди HR-аналітиків. Ту саму інформацію, що надається фінансовому директору, потрібно стиснути у два або три основні висновки, безпосередньо пов'язані з бізнес-результатами.
Перш ніж складати свою колоду або звіт, дайте відповідь на ці запитання:
- Яке рішення має прийняти ця аудиторія?
- Скільки контексту вони вже мають щодо опитування та його цілей?
- Скільки часу у них буде, щоб переглянути або прослухати презентацію?
- Який рівень статистичної деталізації вони вважатимуть корисним, а який — надмірним?
Для аудиторії лідерів почніть з найважливішого висновку. Для аудиторії практиків ви можете викладати деталі нашаровувано. Для змішаних аудиторій структуруйте презентацію таким чином, щоб головні висновки були спочатку, а допоміжні дані – пізніше, щоб зацікавлені сторони могли вийти після ключових висновків, а аналітична команда могла залишитися до кінця.
Крок 2: Фільтруйте дані перед їх візуалізацією
Опитування з 30 запитань генерує 30 точок даних, але це не означає, що ви представляєте всі 30. Більшість опитувань містять від трьох до п'яти результатів, які насправді мають значення для прийняття рішень. Решта — це в кращому випадку контекст, у гіршому — шум.
Перегляньте свої результати та запитайте себе: які висновки є несподіваними, значущими або такими, що призводять до дії? Запитання, на яке 94% респондентів дали однакову відповідь, майже нічого корисного не говорить: його, ймовірно, можна скоротити. Запитання, на яке відповіді різко розділилися між відділами або де тенденція суттєво змінилася з часу останнього циклу опитування, зазвичай належить до презентації.
Саме на цьому етапі фільтрації більшість доповідачів недостатньо інвестують. Показ усього виглядає ретельним, але це працює як виділення кожного рядка в підручнику: коли все позначено як важливе, нічого не є важливим.
Крок 3: Виберіть типи діаграм, які відповідають даним
Різні формати питань вимагають різної візуалізації. Використання неправильного типу діаграми ускладнює розуміння точних даних.
Питання з одним та кількома варіантами відповідей добре працюють як горизонтальні стовпчасті діаграми. Стовпчасті діаграми легко сканувати, вони обробляють будь-яку кількість категорій і дозволяють сортувати відповіді за частотою, щоб одразу було видно закономірності [1]. Кругові діаграми підходять для питань з одним вибором і чотирма або менше варіантами, де головним є співвідношення до цілого оповідання, але їх важко читати, якщо їх більше п'яти.
Шкала оцінювання та питання Лайкерта Найкраще відображати у вигляді стовпчастих діаграм, де кожен стовпчик відповідає одному питанню, а сегменти показують розподіл відповідей за шкалою [2]. Це дозволяє порівнювати моделі відповідей на кілька запитань в одному візуальному представленні.
Дані тенденцій, де ви порівнюєте результати цього циклу з попереднім, найкраще працює у вигляді простої лінійної діаграми або стовпчастого порівняння. Мета полягає в тому, щоб напрямок змін був очевидним з першого погляду.
Відповіді з відкритим текстом не потрібно представляти у вигляді сирих цитат (хоча кілька вдало підібраних цитат можуть бути переконливими). Хмари слів можуть швидко виявляти найчастіше вживані терміни, що корисно для виявлення тем у великих наборах відповідей.
Одне послідовне правило для всіх типів діаграм: позначайте дані безпосередньо на діаграмі, а не покладайтеся на легенди. Аудиторії не повинні використовувати перехресні посилання на колірний ключ, щоб зрозуміти, що вони дивляться.
Крок 4: Створіть розповідь, а не список
Різниця між корисною презентацією та такою, яку легко забути, часто зводиться до того, чи намагався доповідач розповісти історію, чи просто повідомити цифри [3].
Структура опису результатів опитування зазвичай виглядає так:
Контекст: Про що було опитування, хто відповів і коли воно проводилося? Обмежтеся одним слайдом або кількома реченнями. Аудиторії потрібно достатньо, щоб довіряти даним, а не повний звіт про методологію.
Ключовий висновок: Почніть з найважливішого результату. Сформулюйте його як твердження, а не як запитання. «Шістдесят два відсотки працівників кажуть, що вони не мають достатньо інформації про рішення, які впливають на їхню роботу» – це висновок. «Що думають працівники про внутрішню комунікацію?» – це підказка, а не висновок.
Допоміжні деталі: Два-три пункти даних, які додають глибини висновку заголовка. Саме тут слайди з великою кількістю діаграм займають своє місце.
Порівняння або контекст: Як це співвідноситься з попереднім періодом опитування, галузевим еталоном або іншою командою чи відділом? Цифри мають більше значення стосовно чогось.
Наслідки: Що цей висновок означає на практиці? Саме тут ви пов’язуєте дані з рішеннями, які має прийняти аудиторія.
Рекомендація: Що має статися далі? Навіть якщо доповідач не має остаточної відповіді, презентація повинна завершуватися чіткими варіантами, а не залишати аудиторії самій розбиратися з наслідками.
Крок 5: Зв’яжіть результати з бізнес-цілями
Дані опитувань, які не пов’язані з пріоритетами організації, рідко спонукають до дій. Якщо опитування стосувалося ефективності навчання, пов’яжіть результати з прогалинами в навичках, які впливають на продуктивність або утримання працівників. Якщо ж воно стосувалося залученості співробітників, пов’яжіть результати з ризиком плинності кадрів або показниками продуктивності.
Зіставлення даних з результатами, які вже цікавлять організацію, — це не маніпуляція. Це контекст. Висновок про те, що «38% працівників у відділі дистрибуції рідко застосовують навички, отримані з навчання, до своєї повсякденної роботи», є більш практичним у поєднанні з даними про плинність кадрів з того ж відділу, ніж якщо їх представити окремо.
Крок 6: Визначтеся з форматом та способом подачі
Спосіб поширення результатів має відповідати аудиторії та актуальності висновків [4].
Презентація в реальному часі добре працює, коли висновки є значними, коли ви очікуєте запитань або коли хочете обговорити наслідки з групою в режимі реального часу. Презентація в реальному часі дозволяє вам оцінити ситуацію в аудиторії та адаптуватися. Якщо діаграма бентежить людей, ви можете уточнити її одразу.
Письмовий звіт або спільна презентація підходять для аудиторії, якій потрібно засвоювати дані у власному темпі або поділитися ними з людьми, які не були на початковій зустрічі. Звіти також корисні як довідковий документ після живої презентації.
Для оцінювання навчання та імпульсних опитувань, що проводяться регулярно, інформаційна панель, що відображає поточні результати, може повністю замінити періодичну колоду. Команди можуть перевіряти тенденції, не чекаючи запланованого огляду.
Використання AhaSlides для презентації результатів опитування в реальному часі
AhaSlides — це універсальна платформа для залучення аудиторії, яка охоплює опитування, шкали оцінок, хмари слів, відкриті запитання та сесії запитань і відповідей в одному сеансі. Для тренерів та фасилітаторів, які проводять сеанси в прямому ефірі, AhaSlides дозволяє вам представляти результати опитування в режимі реального часу під час самої сесії. Результати опитування, відповіді за шкалою оцінювання та результати хмари слів оновлюються в міру відповідей учасників, тож ви можете ділитися висновками з аудиторією, поки контент ще актуальний, а не збирати результати у звіт, який надходить через кілька днів.
Це особливо корисно для оцінювання після навчання, де перегляд сукупних балів впевненості в собі як групи часто призводить до більш чесного обговорення, ніж читання звіту про підбиття підсумків через тиждень після сесії. Коли 60% аудиторії вказує на низьку впевненість у ключовій навичці, і ці дані з'являються на екрані під час заключного обговорення, це змінює те, що відбувається далі: тренери можуть негайно усунути прогалину, а учасники можуть побачити, що вони не самотні в тому, що їм було важко.
AhaSlides також експортує відповіді у вигляді даних електронної таблиці для детальнішого аналізу після завершення сеансу, тому презентація в реальному часі та звіти після сеансу працюють з тими ж даними без додаткових кроків. Уявіть собі це не як звіт про підбиття підсумків, а радше як табло результатів у реальному часі. Люди реагують по-різному, коли бачать цифри в режимі реального часу.
Поширені помилки, яких слід уникати
Представлення кожного питання. Аудиторія не може засвоїти 25 точок даних за одну зустріч. Безжально куруйте. Перенесіть менш важливі питання до додатка, щоб дані були доступні, якщо їх запитають, але основна презентація зосередьтеся на трьох-п'яти висновках, які дійсно варті уваги аудиторії.
Використання неправильного типу діаграми. Кругова діаграма з вісьмома фрагментами нічого не говорить людям. Стовпчаста діаграма, що порівнює розподіли Лайкерта за п'ятьма питаннями, багато говорить їм. Перш ніж завершити будь-яке візуальне оформлення, запитайте, чи зможе колега, незнайомий з опитуванням, правильно інтерпретувати його менш ніж за десять секунд. Якщо ні, спростіть або змініть формат.
Пропускаючи «ну і що». Дані без інтерпретації змушують аудиторію робити власні висновки, що часто означає, що вони не роблять жодних висновків. Кожен висновок має супроводжуватися одним реченням, яке пояснює, чому він важливий з практичної точки зору. Якщо ви не можете написати це речення, висновок може не належати до презентації.
Приховування заголовка. Початок 20-хвилинної презентації з п'яти хвилин методології, перш ніж дійти до основного висновку, – це надійний спосіб втратити простір. Почніть з найважливішого результату на другому чи третьому слайді, а потім надайте контекст і деталі для тих, хто цього хоче.
Презентація з неправильним рівнем деталізації. Керівній команді потрібна інша версія тих самих даних, ніж команда, яка розробила опитування. Якщо виникли сумніви, підготуйте зведену версію та тримайте напоготові більш детальну резервну копію, якщо розмова зайде вглиб.
Часті питання
Якої тривалості має бути презентація результатів опитування?
Для більшості аудиторій керівництва або зацікавлених сторін цільовий час – від 15 до 20 хвилин. Зазвичай цього достатньо, щоб охопити три-п'ять ключових висновків, надати підтверджувальний контекст для кожного з них та завершити рекомендаціями. Якщо висновки складні або аудиторія очікує детального огляду, 30 хвилин – це розумна межа. Будь-що довше має бути структуровано як семінар або робоча сесія, а не як презентація.
Що має бути в додатку?
Включіть усе, що ви видалили з основної презентації, але про що може запитати зацікавлена сторона: повний розбивка по питаннях, демографічні розподіли, дослівні відповіді з відкритими варіантами відповідей та будь-які методологічні примітки. Додаток скорочує основну презентацію, не роблячи основні дані недоступними.
Як ви презентуєте результати, коли вони невтішні?
Точно повідомляйте дані та зіставте їх з контекстом. Якщо показники залученості значно знизилися, чітко повідомте про це, вкажіть будь-які фактори, які могли на це вплинути, та підготуйте запропоновану відповідь. Аудиторія, як правило, краще реагує на чесні висновки з чітким планом, ніж на пом’якшені результати, які залишають справжню проблему неназваною.
Джерела
[1] Алхімер. Кругова діаграма чи стовпчаста діаграма? Представлення результатів опитування. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Процвітати. 5 способів ефективної візуалізації відповідей на опитування. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Помста. Як ефективно презентувати результати опитування. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Інсайт7. Найкращі методи представлення даних опитування зацікавленим сторонам. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] Глобальний інститут Маккінсі. Вік аналітики: конкуренція у світі, керованому даними. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
