Chúng ta đã nghe nhiều về thuật ngữ “Inside Out” và “Outside In” khi nói đến chiến lược kinh doanh. Cách tiếp cận nào phù hợp hơn cho các tổ chức đang phải đối mặt với sự gián đoạn công nghệ và thị trường toàn cầu đang phát triển nhanh chóng?
Phân tích từ góc độ "từ trong ra ngoài", cấu trúc tổ chức dựa trên nhóm, nhấn mạnh sức mạnh nội tại, có thể vượt trội hơn so với các cấu trúc tổ chức truyền thống theo kiểu "phân mảnh", giúp công ty phát triển bền vững trong bối cảnh thay đổi liên tục. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều hiểu lầm về loại cấu trúc tổ chức này, cần được nghiên cứu thêm. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về cấu trúc tổ chức dựa trên nhóm và lý do tại sao các nhóm thất bại, hãy cùng tìm hiểu bài viết này.
Mục lục:
- Định nghĩa cơ cấu tổ chức theo nhóm
- Các tính năng của cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm là gì?
- Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo nhóm
- Nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo nhóm
- Các ví dụ tốt nhất về cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm là gì?
- Các nội dung chính
- Câu Hỏi Thường Gặp
Định nghĩa cơ cấu tổ chức theo nhóm
Từ xưa đến nay, trong cơ cấu doanh nghiệp truyền thống, nhân viên luôn ở vị trí cuối cùng trong hệ thống phân cấp của tổ chức, có rất ít hoặc không có quyền đưa ra quyết định.
Tuy nhiên, sự xuất hiện của cách tiếp cận dựa trên nhóm đã mang lại một cách tiếp cận theo chiều dọc trong quản lý vì nó khuyến khích nhân viên tham gia vào việc ra quyết định bằng cách bày tỏ ý tưởng và tầm nhìn của họ, điều này ảnh hưởng đáng kể đến sự thành công trong kinh doanh ngày nay. Tất cả các thành viên trong nhóm, không có hệ thống phân cấp nội bộ riêng, làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung.
Các tính năng của cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm là gì?
Các nguyên tắc cơ bản của cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm khác nhau giữa các tổ chức. Tuy nhiên, trước hết, không bao giờ thiếu sự hợp tác. Các nhóm được thành lập từ nhiều cá nhân bổ sung kiến thức và khả năng của các thành viên khác.
Giám đốc điều hành Louis Carter của Best Practice Institute cho biết: “Cơ cấu… giúp tạo ra văn hóa và khi văn hóa trở thành nơi mọi người yêu thích ở cùng nhau tại nơi làm việc thì những điều đáng kinh ngạc sẽ xảy ra”. Không có vấn đề gì về cá nhân và thành công được khai thác thông qua sự hợp tác của các nhóm.
Hơn nữa, trong cấu trúc tổ chức dựa trên nhóm , các thành viên nhóm có đủ sự tự do và quyền hạn để hoàn thành trách nhiệm của mình. Điều này có nghĩa là nhân viên được trao quyền đưa ra quyết định, đổi mới và nhanh chóng thành lập nhóm để tạo mẫu và thử nghiệm.
Bởi vì nhân viên gần gũi hơn với khách hàng và thị trường nên các quyết định của họ phải được đưa ra nhanh chóng để nâng cao trải nghiệm của khách hàng thay vì chờ đợi sự chấp thuận từ người quản lý. Điều này minh họa sự tự chủ ở nơi làm việc, nơi các giám đốc điều hành và lãnh đạo thiết lập các mục tiêu của tổ chức và các tiêu chuẩn thực hiện. Tuy nhiên, làm thế nào để đạt được những mục tiêu, kế hoạch này lại do chính người lao động quyết định.
Ở những nơi làm việc ngày nay, nơi phụ thuộc nhiều vào lực lượng lao động phân tán, từ xa và liên lạc ảo, các công ty hoạt động theo nhóm đơn giản là điều hiển nhiên. Họ giữ cho luồng giao tiếp cởi mở theo mọi hướng, tránh công việc lặp đi lặp lại và được hưởng lợi hoàn toàn từ khả năng của các thành viên trong nhóm. Đó là lý do tại sao mạng lưới các nhóm là tương lai.
💡 Khám phá 9 loại hình nhóm khác nhau: Vai trò, chức năng và mục đích
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo nhóm
Vậy tại sao các tổ chức lại dành nhiều nỗ lực vào việc thiết kế các cấu trúc dựa trên nhóm? Phải có lý do cho nó. Những ưu điểm sau đây là câu trả lời tốt nhất.
Thúc đẩy các ý tưởng đổi mới
Trong cơ cấu tổ chức theo nhóm, nhân viên được hỗ trợ đầy đủ để đưa ra ý tưởng và nghiên cứu. Khi mọi nhân viên cùng chia sẻ sự tập trung vào sự xuất sắc, khả năng đáp ứng với thị trường toàn cầu không ngừng phát triển sẽ được cải thiện. Chia sẻ ý tưởng trở nên cần thiết trong tình huống này.
Ví dụ: các thành viên trong nhóm có thể đề xuất thiết kế lại gói sản phẩm để thu hút nhiều khách hàng hơn, ý tưởng để giải quyết khiếu nại của khách hàng, đồng thời cải thiện trải nghiệm và khả năng giữ chân người tiêu dùng.
💡 Làm thế nào để sáng tạo trong môi trường công sở | 6 cách để tìm ra nguồn cảm hứng
Cải thiện giao tiếp
Sự cởi mở là chìa khóa thành công trong làm việc nhóm. Nó được sử dụng hiệu quả trong cơ cấu tổ chức này, nơi các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ ý tưởng để giải quyết vấn đề trực tiếp với ban quản lý cấp cao, điều này khuyến khích luồng thông tin trôi chảy và giúp nhân viên dễ dàng đóng góp vào sự vĩ đại và đổi mới hơn (Smithson, 2022).
Làm phong phú thêm cảm giác sở hữu
Kiểu tổ chức này xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. Các thành viên trong nhóm quan tâm đến nhau. Họ không chỉ là đồng nghiệp ở nơi làm việc, không chỉ cạnh tranh với nhau để được công nhận. Luôn có một thành viên trong nhóm sẵn sàng giúp đỡ người khác khi họ gặp khó khăn. Các công ty hoạt động theo nhóm sẽ xây dựng một nền văn hóa thân thiện hơn. Cùng nhau, mọi người đều làm việc vì những mục tiêu giống nhau và cũng cải thiện bản thân.
Tăng hiệu quả
Khi loại bỏ được tình trạng quan liêu và các cấp quản lý, khả năng phản ứng và hành động của các thành viên trong nhóm sẽ nhanh hơn so với các cơ cấu tổ chức khác. Không cần phải chuyển tiếp thông tin lên xuống chuỗi mệnh lệnh, nhân viên có thể phát hiện và phản hồi các vấn đề trong thời gian thực. Điều này dẫn đến hiệu quả.
Nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo nhóm
Khi áp dụng cơ cấu làm việc theo nhóm, khó tránh khỏi những thách thức. Cùng xem nhược điểm của nó là gì nhé!
Tăng khả năng xảy ra xung đột
Có khả năng xảy ra xung đột nhóm cao. Sự đa dạng về quan điểm giúp đưa ra giải pháp tốt hơn nhưng cũng gây khó chịu. Càng có nhiều người thì khả năng nóng nảy sẽ bùng phát vào một lúc nào đó càng cao. Bạn có thể nghe về tin đồn ở nơi làm việc. Đúng vậy, người ta thường thấy những người không có năng lực hoặc tay nghề cao và người ta đồn rằng họ được trả lương cao hơn những người có kinh nghiệm. Kịch!
💡Không có cách nào tốt hơn để kết nối mọi người ngoài việc tổ chức các hoạt động xây dựng đội nhóm. Bạn cũng có thể thích Các hoạt động xây dựng đội nhóm dành cho công việc | Hơn 10 loại phổ biến nhất
Ẩn các thành viên trong nhóm hoạt động kém
Trong nhiều trường hợp, bằng cách nào đó, các nhà lãnh đạo nhóm khó có thể phân biệt được các thành viên làm việc hiệu quả trong nhóm với những người hiếm khi đóng góp vào việc đạt được mục tiêu vì các nhiệm vụ hoàn thành được thực hiện với tư cách là một nhóm. Một lý do khác cho điều này là một người cảm thấy mình không phù hợp với văn hóa công ty hoặc nhóm nhất định vì nó không phù hợp với phong cách và giá trị làm việc của anh ta.
💡Làm thế nào để đối phó với nhân viên làm việc kém hiệu quả? Hãy sẵn sàng cho nhóm của bạn nhận phản hồi 360 độ với AhaSlides!
Môi trường làm việc không tương thích
Chưa kể các thành viên trong nhóm có trình độ kinh nghiệm hoặc chuyên môn khác nhau. Mọi người không cảm thấy như họ ở cùng đẳng cấp. Luôn có một số thành viên trong nhóm có thể phản đối việc làm việc theo nhóm vì làm việc độc lập giúp họ tạo ra kết quả chất lượng cao. Điều này tạo ra hiện tượng “không có tinh thần đồng đội”, xung đột về tính cách, dẫn đến xích mích giữa các nhân viên.
💡Mọi thành viên trong nhóm đều xứng đáng được quan tâm và đối xử bình đẳng. Sách dành riêng cho bạn: Làm chủ quản lý tuyển dụng nhân tài | Cẩm nang toàn diện
Chứng hoang tưởng về năng suất
Nhóm làm việc ảo là một vấn đề phức tạp hơn nhiều. Hầu hết các thành viên nhóm làm việc từ xa đều cần sự tin tưởng và trao quyền nhiều hơn từ phía người sử dụng lao động để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý lại rất lo ngại về chứng hoang tưởng năng suất : người ta nói rằng 85% các nhà lãnh đạo cho rằng nhân viên không làm việc đủ chăm chỉ nếu họ không thể quan sát trực tiếp.
💡Tìm cách tối ưu để quản lý nhóm làm việc từ xa. Tham khảo: Quản lý nhóm làm việc từ xa | 8 lời khuyên từ chuyên gia kèm ví dụ năm 2023
Mẹo để làm việc nhóm hiệu quả từ AhaSlides
- Quản lý nhóm chức năng chéo | Xây dựng lực lượng lao động tốt hơn vào năm 2023
- Hướng dẫn 5 giai đoạn phát triển nhóm với lời khuyên tốt nhất | Cập nhật vào năm 2023
Tìm kiếm nhiều niềm vui hơn trong các cuộc tụ họp?
Tập hợp các thành viên trong nhóm của bạn bằng một bài kiểm tra thú vị trên AhaSlides. Đăng ký để làm bài kiểm tra miễn phí từ thư viện mẫu AhaSlides!
🚀 Lấy bài kiểm tra miễn phí☁️
Các ví dụ tốt nhất về cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm là gì?
Nhiều công ty đã thành công trong việc quản lý mạng lưới các nhóm nhằm đạt được các mục tiêu dài hạn. Và cách các công ty này nỗ lực duy trì thành công trong cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm.
Google – Ví dụ về cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm
Đối với Google, cấu trúc dựa trên nhóm là chìa khóa để phát triển. Google có cơ cấu tổ chức đa chức năng làm nổi bật việc quản lý nhóm. Để đào tạo nhân sự sao cho phù hợp với sự phát triển của tổ chức, các chức năng trên được áp dụng dựa trên nhân viên. Bên cạnh việc sử dụng phương pháp lãnh đạo phân tán, công ty còn nỗ lực gắn kết nhóm và mở rộng tính năng động của nhóm. Quan trọng hơn, mọi người đều có quyền và cơ hội như nhau để thể hiện ý tưởng của mình và đóng góp vào sự thành công của công ty.
Deloitte – Ví dụ về cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm
Các nhóm đa chức năng đã được sử dụng trong chiến lược quản lý của Deloitte trong nhiều năm. Theo Dự đoán của Deloitte cho năm 2017, “các nhóm nhỏ hơn, được trao quyền sẽ hiệu quả hơn trong việc phát triển các giải pháp phù hợp với khách hàng, thị trường và khu vực địa lý”.
Báo cáo gần đây của nó cũng nêu rõ vấn đề “thiết lập mạng lưới năng động gồm các nhóm được trao quyền để giao tiếp và điều phối các hoạt động theo những cách độc đáo, mạnh mẽ—và kỹ thuật số”. Công ty tin rằng các nhóm là cách có ảnh hưởng nhất để cải thiện khả năng của tổ chức trong việc nhận biết những thay đổi trong môi trường và phản ứng nhanh chóng với chúng.
Các nội dung chính
Hợp tác là điều cần thiết cho bất kỳ nhóm thành công nào, góp phần vào thành công chung của tổ chức. Theo cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm, các nhà lãnh đạo nên thúc đẩy sự cạnh tranh lành mạnh giữa các thành viên trong nhóm và ngăn ngừa xung đột trong nhóm. Có nhiều cách để thúc đẩy tinh thần đồng đội hiệu quả, ngay cả khi đó là nhóm ảo.
🌟 AhaSlides khuyến khích sự kết nối nhóm theo những cách thức ảo, với các tính năng tương tác và cộng tác giúp các nhà lãnh đạo tạo ra các buổi đào tạo, xây dựng nhóm và khảo sát hấp dẫn.
Câu Hỏi Thường Gặp
Bạn có các câu hỏi? Chúng tôi đã mang đến cho bạn câu trả lời tốt nhất!
5 đặc điểm của một nhóm là gì?
Dưới đây là năm đặc điểm của nhóm có hiệu suất cao:
- lãnh đạo rõ ràng
- Vai trò và trách nhiệm được xác định
- Tin tưởng và tôn trọng
- Giao tiếp cởi mở
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp
Silo của tổ chức là gì?
Các silo tổ chức minh họa các bộ phận kinh doanh hoạt động độc lập và tránh chia sẻ thông tin với các bộ phận khác trong cùng một công ty. Điều này có nghĩa là các chuyên gia chỉ giao tiếp và hợp tác với đồng nghiệp ở cùng khu vực với họ.
Sự khác biệt giữa đội và silo là gì?
Silos là một nhóm đặc biệt hoạt động có chủ ý và tách biệt khỏi các nhóm khác hoặc toàn bộ tổ chức. Trong hầu hết các trường hợp, các tổ chức nhằm mục đích phá vỡ các rào cản và thúc đẩy các nhóm đa chức năng.
Hầu hết các công ty sử dụng cơ cấu tổ chức nào?
Cấu trúc chức năng—hoặc dựa trên vai trò—là một trong những cấu trúc tổ chức phổ biến nhất. Trong một cơ cấu chức năng, có các phòng ban khác nhau chịu trách nhiệm về các chức năng hoặc nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn như tiếp thị, tài chính, vận hành và nhân sự.
Nguồn: Risepeople | Indeed | USC
