大 內部溝通策略 is the lifeblood of any successful organization. In today’s hybrid work climate, ensuring transparent, frequent communication across distributed teams is more important than ever. Yet many companies still struggle to get messaging right when employees are both in and out of the office.
In this post, we’ll explore best practices gleaned from internal comms pros at companies excelling in the hybrid era. You’ll get insider tips for crafting relevant, engagement-driving content as well as for measuring what really resonates with your audience.
目錄
- 什麼是內部溝通策略？
- 為什麼內部溝通策略很重要？
- 誰負責制定內部溝通策略？
- 內部溝通策略何時實施？
- 內部溝通策略將使用哪些渠道？
- 如何制定內部溝通策略？
- 使用 AhaSlides 實現有效的內部溝通
- 關鍵要點
- 常見問題
AhaSlides 的更多提示
什麼是內部溝通策略？
Imagine you have a bunch of talented people working together in a company. Now, for this team to succeed, they need to communicate well, just like friends talking and sharing ideas. That’s where the Internal Communication Strategy comes in!
內部溝通策略 是一個全面的計劃和框架，旨在促進組織內有效和有效率的溝通。
The primary goal of this strategy is to create a cohesive, informed, and engaged workforce, ultimately contributing to the organization’s success and achievement of its objectives.
內部溝通有四種類型：
- 自上而下的溝通（管理層與員工的溝通）： This is when information flows from the top of the organizational hierarchy (like managers or leaders) to the lower levels (employees). It’s like a boss giving directions to the team. We use this type of communication to share important announcements, company goals, or new policies.
- 自下而上的溝通（員工自上而下的溝通）： It’s the opposite of top-down communication. Information travels from the lower levels (employees) to the top (managers or leaders). It’s like employees sharing their ideas, feedback, or concerns with their bosses.
- 水平/橫向通信（點對點通信：）： This type of communication happens between people at the same level within the organization. It’s like coworkers chatting with each other to coordinate tasks or share updates.
- 對角通訊: 將其想像為自上而下和水平溝通的結合。 當來自不同部門或級別的人員需要在一個項目上一起工作或交換信息時，就會發生這種情況。
為什麼內部溝通策略很重要？
在任何公司中，內部溝通策略都會使員工保持聯繫和參與。 新產品發布、公司政策變更或即將舉辦的活動等重要消息都會及時分享。 員工還可以向管理層提供反饋和想法，讓他們感到受到重視並成為大局的一部分。
有了堅實的戰略，工作場所就會變得快樂而富有成效，每個人都在同一頁面上，團隊合作蓬勃發展，公司蓬勃發展！
誰負責制定內部溝通策略？
The responsibility for developing the Internal Communication Strategy typically falls on the shoulders of the organization’s leadership team and the communication or HR (Human Resources) department. It involves collaboration between various stakeholders to create a well-rounded and effective strategy that aligns with the organization’s goals and values.
以下是參與製定內部溝通策略的關鍵人物：
- 領導團隊
- 通訊或人力資源部
- 傳播顧問： 在某些情況下，組織可能會尋求外部溝通顧問或專家，以提供製定有效戰略的新觀點和最佳實踐。
內部溝通策略何時實施？
The internal communication strategy is ongoing and happens throughout the organization’s life cycle. It’s not a one-time thing but a continuous effort to ensure effective communication. Here are some key instances when it takes place:
- 組織策劃: The strategy is built during planning to align communication with the company’s goals.
- 定期更新: It’s revisited regularly to adapt to changes and evolving needs.
- 評價與評估： 這對於評估過程非常重要，包括 年中回顧、年終總結、以及 員工績效評估.
- 變更期間：在合併或領導層過渡等重大變化期間，它變得至關重要。
- 政策介紹：它確保員工了解新政策或舉措。
- 危機期間：在困難時期提供及時、準確的信息方面發揮著至關重要的作用。
- 員工入職：它可以幫助新員工感到受歡迎並了解他們的角色。
- 日常運營：確保團隊和領導之間的順暢溝通。
- 尋求反饋：當公司要求員工反饋時就會採取行動， 經理反饋 並鼓勵開放的溝通。
內部溝通策略將使用哪些渠道？
The channels used in an Internal Communication Strategy can vary depending on the organization’s preferences, size, and the nature of the information to be conveyed. Here are some common communication channels that an Internal Communication Strategy may utilize:
- 信箱
- 內部網
- 團隊會議 （定期舉行面對面或虛擬會議，討論進展情況、分享最新動態並就項目進行協作。）
- 數字協作工具 (Platforms like Microsoft Teams, Slack, or other project management tools.)
- 簡訊
- 市政廳會議
- 佈告欄
- 社群媒體 （內部平台）
- 反饋調查
如何制定內部溝通策略？
Developing an effective Internal Communication Strategy involves several steps to ensure it aligns with the organization’s goals and meets the communication needs of its employees. Here’s a step-by-step guide to help you develop an Internal Communication Strategy:
1/ 定義溝通目標：
Specify the goals you want to achieve with the strategy. Having specific objectives will direct your communication efforts, whether they are boosting collaboration, increasing employee engagement, or bringing employees in line with the company’s vision.
2/ 確定目標受眾：
Identify different employee segments and their unique communication needs. Tailor messages and channels to suit each group’s preferences, roles, and requirements.
- 例如，營銷團隊可能需要頻繁更新新活動，而 IT 部門需要有關係統更新和技術問題的信息。
3/ 選擇溝通渠道：
根據要提供的信息類型和目標受眾，選擇最佳的溝通方法。 考慮利用各種渠道，例如聊天平台、電子郵件、內聯網、團隊會議和數字協作工具。
4/ 建立消息指南：
Define the tone, style, and language of communication. Ensure messages are clear, concise, and aligned with the company’s values and culture.
5/ 實現雙向通信：
鼓勵公開對話和反饋循環，以創造一種參與文化。 為員工提供表達意見、建議和疑慮的渠道。
6/ 創建溝通計劃：
制定定期溝通的時間表。 確定更新、會議和反饋會議的頻率，以使員工了解情況並參與其中。
7/ 準備危機溝通計劃：
Have a plan in place to communicate effectively during times of crisis or challenging situations. By having a well-developed crisis communication plan, the company can effectively respond to challenges, keep employees informed, and maintain confidence in the organization’s ability to navigate crises.
8/ 培訓和教育：
為員工和經理提供有關有效溝通實踐的培訓，特別是針對正在引入的新工具或渠道。
9/ 測量和評估：
制定指標來評估內部溝通策略的有效性。 收集員工的反饋並跟踪關鍵績效指標以進行改進。
此外，保持策略的靈活性，並根據反饋、不斷變化的組織需求和新興通信技術根據需要進行調整。
使用 AhaSlides 實現有效的內部溝通
啊哈幻燈片 可以成為增強內部溝通的強大工具，並通過多種方式使其更加有效：
- 互動會議和市政廳： 您可以使用 現場投票, 測驗和 問答環節 吸引參與者，收集實時反饋，並鼓勵員工積極參與虛擬會議和市政廳。
- 實時反饋：使用 AhaSlides，您可以快速建立和分發民意調查， 詞云 給員工。 這使您能夠收集有關各種主題的寶貴反饋，例如公司計劃、員工滿意度或培訓計劃。
- 培訓和學習： 您可以將交互式測驗和民意調查與 預製模板 to test employees’ understanding and reinforce key concepts to enhance training sessions and workshops.
- 團隊建設活動： AhaSlides 提供團隊建立活動，如破冰測驗、遊戲 一個轉輪, 隨機團隊生成器。 這些活動可以促進員工之間的友情和協作，即使是在遠程或分佈式團隊中。
- 員工認可： AhaSlides 可用於表彰和慶祝員工的成就、里程碑和貢獻。這提高了員工的士氣和積極性。
- 匿名反饋： The platform’s anonymous polling feature can enable employees to provide feedback without fear of repercussions, fostering a more open and honest communication environment.
- 吸引遠程員工： 對於擁有遠端或分散式團隊的組織，AhaSlides 可以成為一種有價值的工具，確保所有員工保持聯繫、參與和知情。
關鍵要點
An effective internal communication strategy is the backbone of a well-functioning and harmonious organization. It strengthens the organization’s culture and ultimately leads to improved productivity and success.
常見問題
您如何制定內部溝通策略？
以下步驟可協助您制定內部溝通策略：定義溝通目的和目標、確定目標受眾、選擇溝通管道、建立訊息指南、實施雙向溝通、建立溝通時間表、準備危機溝通計畫、培訓和教育、衡量和評估，並根據需要調整策略。
內部溝通有哪四種類型？
內部溝通的四種類型是自上而下的溝通（管理層與員工的溝通）、自下而上的溝通（員工向上的溝通）、橫向/橫向溝通（點對點溝通）和對角溝通。
內部溝通策略的支柱是什麼？
內部溝通策略的支柱是明確的目標、目標受眾細分、適當的溝通渠道、信息指南、雙向溝通以及培訓和評估。
參考： 福布斯
