什麼是好的 會議邀請郵件 例子？
Meetings can be an essential element of team effectiveness, coordination, and unity. Many companies host a meeting at least once a week, it can be an informal meeting to simply have a deep talk with their employees or a more formal meeting of the management board to discuss a company’s future plan and annual year-end report. It is compulsory for administrator officers or leaders to send meeting invitation letters to the participants or guests.
會議邀請對於有效和順利地舉行正式會議很重要。 發送會議邀請的方式有很多種。 在本文中，我們專注於處理 會議邀請郵件，邀請人們參加您的會議的最方便和流行的方法。
目錄
使用 AhaSlides 的快速會議模板
什麼是會議邀請郵件？
作為商務活動的重要組成部分，會議邀請電子郵件是一種書面信息，其中包含會議目的的演示以及要求人們在特定日期和地點參加會議的請求，如果有的話，還可以附加更詳細的附件。 它可以根據會議的特點以正式或非正式的風格編寫。 它們應該以適當的語氣和風格書寫，以滿足商務電子郵件禮儀。
However, don’t confuse a meeting invitation email with a meeting request email. The key difference between these emails is that a meeting request email is aim to set up an appointment with someone while a meeting invitation email aims to invite you to a meeting on announced dates and location
為什麼會議邀請電子郵件很重要？
使用電子郵件邀請有很多好處。 電子郵件邀請的優點如下：
- 它直接連接到日曆。 當收件人接受邀請時，它會被添加回他們的業務日曆，您將收到與日曆中記錄的其他事件相同的提醒。
- 方便快捷。 單擊發送按鈕後，您的收件人可以立即收到電子郵件。 由於它直接發送給收件人，如果電子郵件地址錯誤，您可以立即收到公告並迅速尋求進一步的解決方案。
- 這很省時。 您可以同時發送包含數千個電子郵件地址的群組電子郵件。
- It is cost-saving. You don’t have to spend a budget for mailing.
- It can be generated directly from your preferred webinar platform. Unless you’re having a face-to-face meeting, your first choice will probably be Zoom, Microsoft Teams, or something equivalent. When RSVP is confirmed, all of the links and timeframes are synced up via email, so the attendee can avoid confusion with other events.
It is a fact that billions of emails are sent every day and many of them are spam. As everyone uses at least one email to exchange important messages for work, purchases, meetings, and more. However, as you have to read tons of emails per day, it is not surprising that you sometimes encounter the “email fatigue” phenomenon. Thus, delivering a good invitation email can avoid unnecessary misunderstanding or ignorance from receivers.
逐步編寫會議邀請電子郵件
一封好的會議邀請電子郵件至關重要 通常，它會影響 電子郵件傳送 率。
每個人在完成商務會議邀請電子郵件時都必須遵守尊重收件人的禮儀和原則。 您可以按照以下步驟學習如何編寫標準會議邀請電子郵件：
第 1 步：寫出一個強而有力的主題行
事實上，47% 的電子郵件收件人閱讀了主題行清晰簡潔的電子郵件。 第一印像很重要。 這可以確保接收者感到緊迫感或重要性，從而提高打開率。
- 簡短，有針對性。 要實事求是，不要神秘莫測。
- 您可以在主題行中要求確認出席，以示緊急。
- Or add a sentiment tone like don’t forget importance, urgency,…
- 如果您想強調時間敏感的問題，請添加時間
譬如講，: “Meeting 4/12: Project brainstorm session” or “Important. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6”
第 2 步：從快速介紹開始
In the very first line, it’s a good idea to do a brief of who you are, what your position is in the organization and why you’re reaching out to them. Then you can directly show the purpose of the meeting. Many people make the mistake of delivering a vague purpose of the meeting as they assume that participants must know about that.
- 讓你的介紹令人愉快或與工作相關
- 提醒參與者是否需要完成任何任務或攜帶任何東西參加會議。
譬如講， 團隊成員您好，期待在下週一的新品發布會上見到您。
第 3 步：分享時間和地點
您應該包括會議的確切時間。 您還應該親自或在線告訴他們會議的召開方式和地點，並在他們需要時提供指南或平台鏈接。
- 如果有員工在世界不同地區工作，請添加時區
- 提及會議的預計持續時間
- 指示方向時，盡可能詳細或附上地圖指南
譬如講，：請於 6 月 1 日星期五下午 00 點在行政大樓二樓的 2 號會議室參加我們的會議。
第四步：概述會議議程
Cover key objectives or proposed meeting agenda. Don’t mention the details. You can simply state the topic and timeline. For formal meetings, you can attach a detailed document. This is particularly useful for helping attendees do preparation advance.
譬如講，, you can start with: We plan to discuss…./ We want to address some of the issues Or as the following timeline:
- 8:00-9:30：項目介紹
- 9:30-11:30：Howard（IT）、Nour（市場營銷）和 Charlotte（銷售）的演講
第 5 步：要求回复
Requiring an RSVP can help confirm a response from your recipients. To prevent ambivalence, a preferred response and time limit for attendees to inform you of their attendance or absence should be included in your email. By that, if you haven’t received their RSVP at the time you regulate, you can do quick follow-up actions.
譬如講，: 請在 [日期] 之前回復到 [電子郵件地址或電話號碼]
第 6 步：新增專業電子郵件簽名和品牌
商務電子郵件簽名應包含全名、職位名稱、公司名稱、聯絡資訊、 個人網站 和其他超連結地址。
您可以輕鬆地自訂您的簽名 Gmail.
譬如講，:
傑西卡麥迪遜
Inco 行業區域首席營銷官
555-9577-990
有大量免費的電子郵件簽名創建器可以節省您的時間和精力，例如 我的簽名.
會議邀請電子郵件的類型和示例
Bear in mind that different types of meetings will have different standards and writing styles to follow. Commonly, we separate meeting invitation emails based on their level of formal or informal, including or excluding virtual meetings or pure online meetings. In this part, we collect and introduce to you some typical types of meeting invitations and each type’s template that are popularly used in business meeting invitation emails.
#1. 正式會議請求電子郵件
正式會議請求電子郵件用於通常每年舉行一到三次的大型會議。 這是一次大型正式會議，因此您的電子郵件應該以正式的寫作風格撰寫。 需要附上附錄，以便與會者更清楚如何參加會議、如何找到地點以及詳細議程。
正式會議包括：
- 管理會議
- 委員會會議
- 董事會會議
- Shareholders’ meeting
- 戰略會議
示例1： 股東的 邀請電子郵件模板
主題行：重要。 您被邀請參加年度股東大會。 [時間]
[收件人姓名]
[公司名]
[職稱]
[公司地址]
[日期]
尊敬的股東們，
我們很高興邀請您參加將於 【時間】、【地址】
年度股東大會是一個特殊的交流和討論機會 [公司名] 以及我們所有的股東。
這也是表達自己和投票的機會，以便在為國家做出重大決策時發揮積極作用 [公司名稱]， 無論您擁有多少股份。 會議將涵蓋以下主要議程：
1世紀議程：
2世紀議程：
3世紀議程：
4世紀議程：
您將在下面的附件中找到有關如何參加這次會議的說明、議程和要提交供您批准的決議文本
我謹代表董事會感謝您的貢獻和對公司的忠誠 [公司名] 我期待著歡迎您參加 [日期]
最好的方面，
[名稱]
[職位名稱]
[公司名]
[公司地址和網站]
示例2： 戰略會議 邀請電子郵件模板
[收件人姓名]
[公司名]
[職稱]
[公司地址]
[日期]
主題行： 項目啟動營銷活動會議：2/28
代表 [公司名稱], 我想邀請您參加在 [會議廳名稱、大樓名稱] [日期和時間]. 會議將持續 [期間].
It’s my pleasure to welcome you to the first stage of our project to discuss our upcoming proposal [Details] and we appreciate your valuable insights on it. Here’s a brief summary of our agenda for the day:
1世紀議程：
2世紀議程：
3世紀議程：
4世紀議程：
我們整個團隊都認為該提案是最重要的提案之一。 為了您的進一步參考，我們在這封信中附上了一份文件，為您提供了更詳細的信息，以便您提前準備會議。
我們都期待著與您交談，討論我們還能做些什麼來使這項提案成功實施。 請在會議前提交任何問題或建議 [最後期限] 通過回复此電子郵件直接給我。
祝你有美好的一天。
感謝你，
溫暖的問候，
[名稱]
[職位名稱]
[公司名]
[公司地址和網站]
#2. 非正式會議邀請電子郵件
使用正式的會議邀請電子郵件，如果只是與管理級別較低的員工或團隊內成員的會議。 您更容易想到如何適當地編寫。 你可以用友好和愉快的語氣在非正式的風格下寫作。
非正式會議包括：
- 頭腦風暴會議
- 問題解決會議
- 技術培訓
- 簽到會議
- 團隊建設會議
- 咖啡聊天
示例 3：簽到會議邀請電子郵件模板
主題行：緊急。 [項目名] 更新。 [日期]
親愛的團隊，
問候！
有時間和你一起工作是愉快和有趣的 [項目名]. 然而，為了能夠有效地執行我們的計劃，我認為現在是我們報告所取得進展的時候了，我很高興有機會在 [地點] 進一步討論此事 [日期和時間].
I also attached a list of all the agendas that we need to discuss. Don’t forget to prepare your task completion report. Please use this [鏈接] 讓我知道你是否能夠做到。
請盡快給我發電子郵件確認。
溫暖的問候，
[名稱]
[職稱]
[公司名]
示例4： 隊部邀請電子郵件模板
親愛的團隊成員，
特此通知您 [部門名稱] 正在組織一個 全體員工的團隊建設會議 成員在 [日期和時間]
對於進一步的專業發展，我們共同成長是極其重要的，只有我們作為一個團隊工作才能實現，這樣我們的技能和才能才能得到更好的表現。 這就是我們部門每月不斷推動各種團隊建設活動的原因。
請前來參加此次活動，以便我們可以傾聽您的聲音，了解我們如何改進才能為您提供更好的支持。 也會有一些 團隊建設遊戲 公司將提供飲料和點心。
我們期待在這個旨在幫助我們每個人成長的團隊建設活動中度過愉快的時光。 如果您認為您無法參加本次會議，請告知 [協調員姓名] at [電話號碼]
此致,
[名稱]
[職稱]
[公司名]
＃3。 演講嘉賓邀請電子郵件
客座演講者邀請電子郵件應包含與演講者有關的會議和演講機會信息。 演講者必須了解他們可以為您的活動做出貢獻的方式，以及他們可以從您的活動中獲得哪些好處。
示例 5：演講嘉賓邀請電子郵件模板
親愛 [揚聲器]，
我們希望這條消息能找到你！ 我們今天伸出援手，為您提供了一個絕佳的演講機會。 我們想請您成為我們的榮譽發言人 [會議名稱], 一個事件集中在 [描述你的活動的目的和觀眾]。 整個 [會議名稱] 團隊受到您的成就的啟發，並認為您將是向我們志同道合的專業人士致辭的完美專家。
[會議名稱] 將在 [地點，包括城市和州] on [日期]. 我們的活動預計將舉辦約 [預計參加人數#]. 我們的目標是 [Meeting’s objectives].
我們相信您是一位了不起的演講者，鑑於您在 [專業領域]。 您可以考慮在 [Duration] 分鐘內展示與以下領域相關的想法 [會議主題]. 您可以在 [deadline] 之前通過 [link] 發送您的提案，以便我們的團隊可以聽取您的想法並提前確定您的演講細節。
無論如何，如果您無法出席，我們懇請您通過 [鏈接] 與我們聯繫。 感謝您的時間和考慮，我們期待聽到您的積極回應。
最好的，
[名稱]
[職稱]
[聯繫信息]
[公司網址]
＃4。 網路研討會邀請電子郵件
In today’s trends, more and more people host online meeting as it is time and cost-saving, especially for remote working teams. If you use conference platforms, there are well-customized invitation messages that are directly sent to your attendee before the meeting starts, such as the Zoom invitation email template. For a virtual webinar, you can refer to the following sample.
提示： Use keywords such as “Congratulations”, “Soon”, “Perfect”, “Update”, , “Available”, “Ultimately”, “Top”,“Special”, “Join us”, “Free”, ” etc.
示例6： 網絡研討會邀請電子郵件模板
主題行：恭喜！ 你被邀請到 [網絡研討會名稱]
親愛 [候選人名字],
[公司名稱] 很高興為 [網絡研討會主題] 在 [日期] 在 [Time]， 旨在 [[網絡研討會目的]
這將是您從您邀請的[網絡研討會主題]領域的專家那裡獲得巨大收益並獲得免費禮物的好機會。 我們的團隊對您的光臨充滿熱情。
注意：此網絡研討會僅限於 [人數]. 為了保留你的座位，請註冊 [關聯]，並隨時與您的朋友分享。
我希望能在那裡看到你！
祝你有美好的一天，
[你的名字]
[簽名]
底線
Luckily, there are many available templates of business meeting invitations on internet for you to customize and send to your attendees in seconds. Don’t forget to save some in your cloud so that you can prepare your email with perfect writing, especially in case of urgency.
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常見問題
如何撰寫會議預約電子郵件？
會議預約電子郵件中應包含的要點：
– Clear subject line
– Greeting and introduction
– Requested meeting details – date(s), time range, purpose
– Agenda/topics for discussion
– Alternatives if primary dates don’t work
– Next steps details
– Closing and signature
如何透過電子郵件發送團隊會議邀請？
– Open your email client or webmail service (such as Gmail, Outlook, or Yahoo Mail).
– Click on the “Compose” or “New Email” button to start drafting a new email.
– In the “To” field, enter the email addresses of the team members you want to invite to the meeting. You can separate multiple email addresses with commas or use your email client’s address book to select recipients.
– If you have a calendar application integrated with your email client, you can add the meeting details to the calendar invite directly from the email. Look for an option like “Add to Calendar” or “Insert Event” and provide the necessary information.
如何製作電子郵件邀約？
以下是簡短電子郵件邀請中應包含的關鍵內容：
– Greeting (address recipient by name)
– Event name and date/time
– Location details
– Short invitation message
– RSVP details (deadline, contact method)
– Closing (your name, event host)
