如何舉辦 2024 年最具吸引力的市政廳會議 | 最佳提示+指南

您知道嗎，比爾·克林頓 (Bill Clinton) 贏得 1992 年總統競選的很大一部分原因是他的成功 市政廳會議?

他不斷地練習主持這些會議，讓他的員工充當假裝觀眾，並為對手充當替身。 最終，他對這種形式感到非常滿意，以至於他因此而聞名，並且他在回答問題方面的成功使他一路成功進入了橢圓形辦公室。

Now, we’re not saying that you’ll be winning any presidential elections with a town hall meeting, but you’ll be winning your employees’ hearts. This kind of meeting helps keep the entire company up to speed by addressing specific questions from your team in a 現場問答.

Here’s your ultimate guide to throwing a town hall meeting in 2024.

• 什麼是市政廳會議？
• 市政廳會議簡史
• 市政廳的 5 個好處
• 3 個大會堂會議示例
• 市政廳的 11 條提示

什麼是市政廳會議？

那麼，在公司的市政廳會議上會發生什麼？ 市政廳會議只是一個有計劃的全公司會議，其重點是 管理層回答員工提問.

因此，市政廳主要圍繞 問答環節，使它成為一個更開放、更少公式化的版本 全體會議.

更多工作提示

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市政廳會議簡史

The first town hall meeting was held in 1633 in Dorchester, Massachusetts strictly to settle townspeople’s concerns. Given its success, the practice quickly spread throughout New England and became the foundation for American Democracy.

Since then, traditional town hall meetings have become popular in many democracies as a way for politicians to meet with constituents and discuss legislation or regulations. And since then, despite the name, they’ve moved far from any town hall to meeting rooms, schools, 數字平台

Town hall meetings have also played a key role in presidential campaigns. Jimmy Carter was famous for holding “meet the people” tours in small towns with strong local government. Bill Clinton held televised town hall meetings to answer questions and Obama also held some online town halls from 2011.

5 市政廳會議的好處

1. 盡可能開放：企業市政廳會議的靈魂是問答環節，與會者可以提出自己想要的問題，並得到領導的即時回饋。 它證明領導者不僅僅是不露面的決策者，而且是人性化且富有同情心的。
2. 一切都是第一手的：通過提供來自管理層的第一手信息，停止辦公室的謠言工廠。 盡可能透明是確保沒有人從其他地方聽到任何虛假信息的最佳方式。
3. 員工敬業度：一個 2018研究 研究發現，70% 的美國員工沒有完全投入工作，其中 19% 的員工主動脫離工作。 主要原因是高階管理層不信任、與直接經理的關係不佳以及對為公司工作缺乏自豪感。 市政廳會議讓那些不敬業的員工感受到公司運作的熱情和重要性，這對他們的積極性產生了奇蹟。
4. 加強關係: 市政廳會議是每個人聚會和追趕的機會，不僅在工作方面，而且在個人生活方面。 不同的部門也變得更加熟悉彼此的工作和角色，並且可以潛在地進行協作。
5. 強化價值觀：強調貴組織的價值觀和文化。 設定共同目標並恢復這些目標實際試圖實現的目標。

3 個大會堂會議示例

除了政治會議之外，市政廳會議也遍布不同部門的每個組織。

1. At 維克多中心學區 在紐約，市政廳會議目前在網上舉行，以討論戰略規劃的推出和即將到來的預算。 討論了文化、學習與指導以及學生支持與機會這三大支柱。
2. At 家得寶（Home Depot），一群員工會見管理人員，討論店內進展順利的事情和需要改進的事情。 這是一個對管理層可能沒有註意到的商店中發生的問題誠實的機會。
3. At 越南技術開發公司是我個人工作過的越南公司，每季和每年都會舉行一次市政廳會議，討論收入和銷售目標以及慶祝節日。 我發現員工們 每次會議後更加腳踏實地和專注。

市政廳會議的 11 條提示

Firstly, you need a few town hall questions to ask! Nailing a town hall meeting is no easy task. It’s hard to find the right balance of giving information and answering questions, all while trying to keep your crew as engaged as possible.

These 11 tips will help you hold the best town hall meeting possible, whether it’s live or online…

一般市政廳會議提示

Tip #1 – Develop an agenda

為了清晰起見，制定正確的議程非常重要。

1. 總是從簡短的歡迎開始 破冰船. We’ve got a few ideas for that 點擊這裡.
2. 有一個你提到的部分 公司動態 團隊並重申具體目標。
3. 留出時間進行問答。 很多時間. 一個小時的會議大約 40 分鐘是好的。

至少在會議前一天發送議程，以便每個人都可以做好心理準備並記下他們想問的問題。

Tip #2 – Make it interactive

無聊的靜態演示會很快讓人們離開你的會議，在問答部分留下一片茫然的面孔。 為了不惜一切代價防止這種情況，您可以在演示文稿中嵌入多項選擇投票、詞云甚至是測驗 AhaSlides 上的免費帳戶!

Tip #3 – Use technology

If you’re flooded with questions, which you probably will be, you’ll benefit from an online tool to keep everything organised. Many live Q&A tools let you categorise questions, mark them as answered and pin them for later, while they let your team upvote each other’s questions and ask anonymously without fear of judgment.

回答 全部 重要的問題

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Tip #4 – Promote inclusivity

確保市政廳會議中的信息在某種程度上與每個參與者相關。 他們不是來聽取您可以與各個部門私下討論的信息。

Tip #5 – Write a follow-up

After the meeting, send an email with a recap of all the questions you answered, as well as any other questions you didn’t have time to address live.

現場市政廳會議提示

• 考慮您的座位安排 – U-shape, Boardroom or Circled – which is the best arrangement for your town hall meeting? You can check out the pros and cons of each in 這篇文章.
• 帶點零食：為了提高會議的積極參與度，您還可以攜帶整潔的零食和適合年齡的飲料來參加會議。 這種禮貌很有幫助，尤其是在長時間的會議中，此時人們可能會脫水、飢餓，並且需要補充能量才能感到全心投入。
• 測試技術： If you’re using technology of any description, test it out first. Preferably have a backup for each piece of software you’re using as well.

虛擬市政廳會議 更多竅門

• 確保良好的連接 – You don’t want your speech to be interrupted by a bad network connection. It frustrates your stakeholders and you lose points when it comes to professionalism.
• 選擇可靠的呼叫平台 – This one is a no-brainer. Google Hangout? Zoom? Microsoft Teams? Your choice. Just make sure it is something that most people can access and download without a premium fee.
• Record the meeting – Some participants may not be able to attend at the scheduled time, so going virtual is a plus. Make sure to record your screen during the meeting so people can watch it later.

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