البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع | أفضل النصائح والأمثلة والقوالب (مجانية 100٪)

ما هو مثال جيد لرسالة بريد إلكتروني لدعوة اجتماع ؟

تُعدّ الاجتماعات عنصرًا أساسيًا في فعالية الفريق وتنسيقه ووحدته. تُقيم العديد من الشركات اجتماعًا أسبوعيًا على الأقل، وقد يكون اجتماعًا غير رسميّ لإجراء حوار مُعمّق مع موظفيها، أو اجتماعًا رسميًا لمجلس الإدارة لمناقشة الخطة المستقبلية للشركة وتقرير نهاية العام السنوي. ويُلزم المسؤولون الإداريون أو القادة بإرسال رسائل دعوة لحضور الاجتماع إلى المشاركين أو الضيوف.

تُعدّ دعوة الاجتماع مهمة لعقد الاجتماعات الرسمية بكفاءة وسلاسة. وهناك العديد من الطرق لإرسال دعوات الاجتماعات. في هذه المقالة، سنركز على رسائل البريد الإلكتروني لدعوات الاجتماعات ، وهي الطريقة الأكثر ملاءمة وشيوعًا لدعوة الأشخاص للمشاركة في اجتماعاتكم.

جدول المحتويات

• ما هو البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع؟
• لماذا البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع مهم؟
• كتابة دعوة الاجتماع بالبريد الإلكتروني خطوة بخطوة
• أنواع البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع وأمثلة
• الخط السفلي

قوالب اجتماعات سريعة مع AhaSlides

• الاجتماعات في الأعمال
• محضر الاجتماع
• الوقوف اجتماع

ما هو البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع؟

يعد البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع جزءًا رئيسيًا من الأنشطة التجارية ، وهو عبارة عن رسالة مكتوبة مع عرض توضيحي للغرض من الاجتماع وطلب الأشخاص للانضمام إلى الاجتماع بعد التاريخ والمكان المحددين ، بالإضافة إلى مرفقات أكثر تفصيلاً إذا كان لديك. يمكن كتابتها بأساليب رسمية أو غير رسمية اعتمادًا على خصائص الاجتماعات. يجب أن تكون مكتوبة بنبرة وأسلوب مناسبين لتلبية آداب البريد الإلكتروني للأعمال.

مع ذلك، لا تخلط بين رسالة دعوة الاجتماع ورسالة طلب الاجتماع. الفرق الرئيسي بينهما هو أن رسالة طلب الاجتماع تهدف إلى تحديد موعد مع شخص ما، بينما تهدف رسالة دعوة الاجتماع إلى دعوتك إلى اجتماع في مواعيد ومكان مُعلنين.

لماذا البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع مهم؟

يجلب استخدام دعوات البريد الإلكتروني الكثير من الفوائد. مزايا دعوات البريد الإلكتروني مذكورة أدناه:

• يتصل بالتقويمات مباشرة. عندما يقبل المستلمون دعوة ، تتم إضافتها مرة أخرى إلى تقويم أعمالهم وستتلقى تذكيرًا مثل الأحداث الأخرى المذكورة في التقويم.
• انها مريحة وسريعة. يمكن للمستلمين الوصول إلى البريد الإلكتروني فورًا بعد النقر فوق زر الإرسال. أثناء انتقاله مباشرة إلى المستلم ، إذا كان عنوان البريد الإلكتروني خاطئًا ، يمكنك الحصول على الإعلان على الفور والبحث بسرعة عن مزيد من الحلول.
• إنه موفر للوقت. يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية تحتوي على آلاف عناوين البريد الإلكتروني في نفس الوقت.
• إنه يوفر عليك التكاليف. لن تحتاج إلى إنفاق ميزانية على البريد.
• يمكن إنشاء الندوة مباشرةً من منصة الندوات الإلكترونية المفضلة لديك. ما لم يكن اجتماعك وجهًا لوجه، فغالبًا ما يكون خيارك الأول هو Zoom أو Microsoft Teams أو ما يعادلهما. عند تأكيد تأكيد الحضور، تتم مزامنة جميع الروابط والمواعيد عبر البريد الإلكتروني، مما يُمكّن الحضور من تجنب الالتباس مع الفعاليات الأخرى.

من المعروف أن مليارات رسائل البريد الإلكتروني تُرسل يوميًا، وكثير منها رسائل غير مرغوب فيها. يستخدم كل شخص بريدًا إلكترونيًا واحدًا على الأقل لتبادل الرسائل المهمة المتعلقة بالعمل والمشتريات والاجتماعات وغيرها. ومع ذلك، نظرًا لقراءة الكثير من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، فليس من المستغرب أن تواجه أحيانًا ظاهرة "إرهاق البريد الإلكتروني". لذا، فإن إرسال رسالة دعوة جيدة يمكن أن يجنبك سوء الفهم أو الجهل غير الضروري من المتلقي.

اكتب رسالة بريد إلكتروني لدعوة الاجتماع خطوة بخطوة

تعتبر رسالة دعوة الاجتماع الجيدة أمراً أساسياً ، وكقاعدة عامة، فإنها تؤثر على معدل تسليم البريد الإلكتروني.

هناك آداب ومبادئ يجب على الجميع الالتزام بها لإكمال رسالة بريد إلكتروني لدعوة اجتماع العمل فيما يتعلق بالمستلمين. يمكنك معرفة كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني قياسية لدعوة الاجتماع باتباع الخطوات التالية:

الخطوة 1: اكتب سطر موضوع قويًا

إنها حقيقة أن 47٪ من مستلمي البريد الإلكتروني يقرؤون رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على سطر موضوع واضح وموجز. الانطباع الأول مهم. يمكن أن يضمن ذلك إحساس المستلمين بالإلحاح أو الأهمية ، مما يؤدي إلى معدل فتح أعلى.

• قصير ، مستهدف. كن واقعيًا وليس غامضًا.
• يمكنك طلب تأكيد الحضور في سطر الموضوع كعلامة على الاستعجال.
• أو أضف نبرة عاطفية مثل لا تنسَ الأهمية، أو الإلحاح،...
• أضف الوقت إذا كنت تريد التأكيد على المسألة الحساسة للوقت 

على سبيل المثال : "اجتماع 4/12: جلسة عصف ذهني للمشروع" أو "هام. يرجى تأكيد الحضور: اجتماع استراتيجية المنتج الجديد 10/6"

الخطوة 2: ابدأ بمقدمة سريعة

في السطر الأول، يُنصح بتقديم نبذة تعريفية عن نفسك، ومنصبك في المؤسسة، وسبب تواصلك معهم. بعد ذلك، يمكنك توضيح غرض الاجتماع مباشرةً. يخطئ الكثيرون في ذكر غرض غامض من الاجتماع، ظنًا منهم أن المشاركين يجب أن يكونوا على دراية به.

• اجعل مقدمتك مقبولة أو مرتبطة بالعمل
• ذكر المشاركين إذا كانوا بحاجة إلى إنهاء أي مهام أو إحضار أي شيء معهم إلى الاجتماع.

على سبيل المثال: مرحباً يا عضو الفريق، أتطلع إلى رؤيتك في حفل إطلاق المنتج الجديد يوم الاثنين المقبل.

الخطوة 3: مشاركة الوقت والمكان

يجب عليك تضمين الوقت المحدد للاجتماع. يجب عليك أيضًا إخبارهم بكيفية ومكان عقد الاجتماع ، إما شخصيًا أو عبر الإنترنت ، وتقديم إرشادات أو روابط للمنصة في حالة احتياجهم إليها.

• أضف المنطقة الزمنية إذا كان أي موظف يعمل في مناطق مختلفة من العالم
• اذكر المدة المقدرة للاجتماع
• عند توجيه التعليمات ، يجب أن تكون مفصلاً قدر الإمكان أو إرفاق دليل تخطيطي

على سبيل المثال : يرجى الانضمام إلينا يوم الجمعة الموافق 6 أكتوبر، الساعة 1:00 مساءً في غرفة الاجتماعات رقم 2، في الطابق الثاني من مبنى الإدارة.

الخطوة 4: الخطوط العريضة لجدول أعمال الاجتماع

غطِّ الأهداف الرئيسية أو جدول أعمال الاجتماع المقترح. لا تذكر التفاصيل. يمكنك ببساطة ذكر الموضوع والجدول الزمني. للاجتماعات الرسمية، يمكنك إرفاق وثيقة مفصلة. هذا مفيد بشكل خاص لمساعدة الحضور على التحضير مسبقًا.

على سبيل المثال ، يمكنك البدء بـ: نخطط لمناقشة... / نريد معالجة بعض القضايا، أو وفقًا للجدول الزمني التالي:

• 8: 00-9: 30 مقدمة عن المشروع
• 9:30 - 11:30: عروض تقديمية من هوارد (تكنولوجيا المعلومات) ونور (تسويق) وشارلوت (مبيعات)

الخطوة 5: اطلب الرد على دعوة الحضور

إن طلب الرد على الدعوة يُساعد في تأكيد ردّ المستلمين. لتجنب أي لبس، يُنصح بتضمين بريدك الإلكتروني ردًا مُفضّلًا ومدة زمنية مُحدّدة للحضور لإبلاغك بحضورهم أو غيابهم. بهذا، إذا لم تستلم ردّهم في الوقت المُحدّد، يُمكنك اتخاذ إجراءات مُتابعة سريعة.

على سبيل المثال : يرجى تأكيد الحضور بحلول [التاريخ] إلى [عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف]

الخطوة 6: إضافة توقيع بريد إلكتروني احترافي وعلامة تجارية

يجب أن يتضمن توقيع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل الاسم الكامل، واسم الوظيفة، واسم الشركة، ومعلومات الاتصال، والمواقع الإلكترونية الشخصية ، وعناوين أخرى مرتبطة بروابط تشعبية.

يمكنك بسهولة تخصيص توقيعك باستخدام Gmail.

على سبيل المثال :

جيسيكا ماديسون

الرئيس الإقليمي للتسويق ، صناعة Inco

555-9577-990

هناك الكثير من برامج إنشاء توقيعات البريد الإلكتروني المجانية التي توفر لك الوقت والجهد، مثل My Signature.

أنواع البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع وأمثلة

تذكر أن لكل نوع من الاجتماعات معايير وأساليب كتابة مختلفة. عادةً، نُصنّف رسائل دعوة الاجتماعات الإلكترونية بناءً على مدى رسمية أو غير رسمية، سواءً كانت اجتماعات افتراضية أو اجتماعات إلكترونية بحتة. في هذا الجزء، نجمع ونُقدّم لكم بعض أنواع دعوات الاجتماعات الشائعة، بالإضافة إلى نموذج كل نوع، وهو شائع الاستخدام في رسائل دعوة اجتماعات الأعمال الإلكترونية.

#1. البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الرسمي

يتم استخدام البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الرسمي في الاجتماعات الكبيرة التي تحدث عادةً مرة إلى ثلاث مرات في السنة. إنه اجتماع رسمي كبير لذا يجب أن تكون رسالتك الإلكترونية مكتوبة بأسلوب كتابة رسمي. هناك حاجة إلى الملاحق المرفقة لتوضيح كيفية المشاركة في الاجتماع، وكيفية العثور على الموقع، وجدول الأعمال بالتفصيل.

تشمل الاجتماعات الرسمية:

• اجتماع الإدارة
• اجتماع اللجنة
• اجتماع مجلس الإدارة 
• اجتماع المساهمين 
• الاجتماع الاستراتيجي 

مثال 1: نموذج بريد إلكتروني لدعوة المساهمين

عنوان الرسالة: هام. أنت مدعو لحضور الاجتماع السنوي العام. [الوقت]

[اسم المستلم]

[اسم الشركة]

[مسمى وظيفي]

[عنوان الشركة]

[تاريخ]

أعزائي المساهمين ،

يسرنا دعوتكم إلى الاجتماع العام السنوي الذي سيعقد في [الوقت]، [العنوان].

يُعد الاجتماع السنوي للمساهمين مناسبة استثنائية للمعلومات والتبادل والنقاش بين [اسم الشركة] وجميع مساهمينا.

كما أنها فرصة للتعبير عن آرائكم والتصويت للعب دور فاعل في اتخاذ القرارات الرئيسية لشركة [اسم الشركة]، بغض النظر عن عدد الأسهم التي تمتلكونها. وسيتناول الاجتماع البنود الرئيسية التالية:

جدول أعمال القرن 1:

جدول أعمال القرن 2:

جدول أعمال القرن 3:

جدول أعمال القرن 4:

سوف تجد تعليمات حول كيفية المشاركة في هذا الاجتماع وجدول الأعمال ونص القرارات التي سيتم تقديمها للموافقة عليها في الوثيقة المرفقة أدناه

أود أن أشكركم، نيابة عن مجلس الإدارة، على مساهمتكم وولائكم لشركة [اسم الشركة]، وأتطلع إلى الترحيب بكم في الاجتماع المقرر عقده في [التاريخ].

أفضل الصدد،

[اسم]

[عنوان الوظيفة]

[اسم الشركة]

[عنوان الشركة والموقع الإلكتروني]

مثال 2: نموذج بريد إلكتروني لدعوة اجتماع استراتيجي

[اسم المستلم]

[اسم الشركة]

[مسمى وظيفي]

[عنوان الشركة]

[تاريخ]

عنوان الرسالة: إطلاق المشروع - حملة تسويقية - الاجتماع: ٢٨ فبراير

بالنيابة عن [اسم الشركة] ، أود دعوتكم لحضور اجتماع عمل يُعقد في [اسم قاعة المؤتمرات، اسم المبنى] بتاريخ [التاريخ والوقت] . سيستمر الاجتماع لمدة [المدة].

يسرني أن أرحب بكم في المرحلة الأولى من مشروعنا لمناقشة مقترحنا القادم [التفاصيل]، ونُقدّر آرائكم القيّمة حوله. إليكم ملخصًا موجزًا ​​لجدول أعمالنا لهذا اليوم:

جدول أعمال القرن 1:

جدول أعمال القرن 2:

جدول أعمال القرن 3:

جدول أعمال القرن 4:

يعتبر هذا الاقتراح من قبل فريقنا بأكمله كواحد من أهم المقترحات. لمراجعتك الإضافية ، قمنا بإرفاق مستند بهذه الرسالة يوفر لك معلومات أكثر تفصيلاً حتى تجد أنه من الملائم التحضير للاجتماع مقدمًا.

نتطلع جميعًا إلى التحدث معكم لمناقشة سبل إنجاح هذا المقترح. يُرجى إرسال أي أسئلة أو توصيات للاجتماع قبل [الموعد النهائي] إليّ مباشرةً بالرد على هذه الرسالة الإلكترونية.

أتمنى لك يومًا رائعًا.

الشكر لكم،

مع خالص تحياتي،

[اسم]

[عنوان الوظيفة]

[اسم الشركة]

[عنوان الشركة والموقع الإلكتروني]

#2. البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع غير الرسمي

من خلال البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع الرسمية ، إذا كان الاجتماع ببساطة مع أعضاء أو أعضاء في الفريق على مستوى الإدارة. من الأسهل عليك التفكير في كيفية الكتابة بشكل مناسب. يمكنك الكتابة بأسلوب غير رسمي بنبرة ودودة ومبهجة.

تشمل الاجتماعات غير الرسمية:

• اجتماع العصف الذهني
• اجتماع حل المشكلات
• التدريب
• تسجيل الوصول الاجتماع
• اجتماع بناء الفريق
• دردشات القهوة 

مثال 3: تسجيل الوصول إلى نموذج البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع

عنوان الرسالة: عاجل. تحديثات [اسم المشروع] . [التاريخ]

فرقنا العزيزة ،

بعد التحية

لقد كان من دواعي سروري العمل معكم بخصوص [اسم المشروع] . ومع ذلك، ولضمان سير خططنا بفعالية، أعتقد أن الوقت قد حان لإطلاعكم على التقدم المحرز، وأود أن تتاح لي فرصة لقائكم في [الموقع] لمناقشة الأمر بتفصيل أكبر في [التاريخ والوقت].

أرفقتُ أيضًا قائمةً بجميع البنود التي نحتاج إلى مناقشتها. لا تنسَ إعداد تقرير إنجاز مهامك. يُرجى استخدام هذا [الرابط] لإبلاغي إن كنت ستتمكن من الحضور.

من فضلك أرسل لي رسالة التأكيد الخاصة بك في أسرع وقت ممكن.

مع خالص تحياتي،

[اسم]

[مسمى وظيفي]

[اسم الشركة]

مثال 4: نموذج بريد إلكتروني لدعوة بناء الفريق

أعضاء الفريق الأعزاء ،

هذا إشعار لكم بأن [اسم القسم] ينظم اجتماعًا لبناء الفريق لجميع أعضاء فريق العمل لدينا في [التاريخ والوقت].

لمزيد من التطوير المهني ، من المهم للغاية أن ننمو معًا وهذا لا يمكن أن يحدث إلا إذا عملنا كفريق واحد بحيث يمكن الاستفادة من مهاراتنا ومواهبنا لتحقيق أداء أفضل. هذا هو سبب استمرار قسمنا في الترويج لأنشطة بناء الفريق المختلفة شهريًا.

ندعوكم للانضمام إلينا في هذا الحدث لنستمع إلى آرائكم حول كيفية تحسين خدماتنا وتقديم دعم أفضل لكم. كما ستتضمن الفعالية بعض الألعاب الجماعية، بالإضافة إلى تقديم المشروبات والمرطبات الخفيفة من قبل الشركة.

نتطلع إلى قضاء أوقات ممتعة في فعالية بناء الفريق هذه، والتي تم تنظيمها لمساعدة كل فرد منا على التطور. في حال عدم تمكنك من المشاركة في هذا الاجتماع، يُرجى إبلاغ [اسم المنسق] على [رقم الهاتف].

مع خالص التقدير والاحترام،

[اسم]

[مسمى وظيفي]

[اسم الشركة]

#3. البريد الإلكتروني لدعوة المتحدث الضيف

يجب أن يتضمن البريد الإلكتروني لدعوة المتحدث الضيف معلومات ذات صلة بالمتحدث فيما يتعلق بالاجتماع وفرصة التحدث. من الضروري أن يعرف المتحدث الطريقة التي يمكنهم بها المساهمة في الحدث الخاص بك ، وما هي الفوائد التي يمكنهم الحصول عليها ليكونوا جزءًا من الحدث الخاص بك.

مثال 5: نموذج بريد إلكتروني لدعوة ضيف المتحدث

عزيزي [المتحدث]،

نتمنى أن تكونوا بخير! نتواصل معكم اليوم لنقدم لكم فرصة رائعة للتحدث أمام جمهورنا. نود أن نطلب منكم التفضل بأن تكونوا المتحدث الرئيسي في [اسم الاجتماع] ، وهو حدث يركز على [وصف الهدف والجمهور المستهدف] . فريق [اسم الاجتماع] بأكمله مُعجب بإنجازاتكم، ويرى أنكم الخبير الأمثل لمخاطبة جمهورنا من المهنيين ذوي التفكير المماثل.

سيعقد [اسم الاجتماع] في [المكان، بما في ذلك المدينة والولاية] بتاريخ [التاريخ] . من المتوقع أن يستضيف حدثنا ما يصل إلى [العدد التقديري للمشاركين] . هدفنا هو [أهداف الاجتماع].

نعتقد أنك متحدث بارع، وسيكون لصوتك دورٌ هام في هذا الحوار نظرًا لخبرتك الواسعة في [مجال الخبرة]. يمكنك تقديم أفكارك لمدة تصل إلى [المدة] دقيقة، على أن تكون ذات صلة بمجال [موضوع الاجتماع] . يُرجى إرسال مقترحك قبل [الموعد النهائي] عبر [الرابط] ليتمكن فريقنا من الاستماع إلى أفكارك وتحديد تفاصيل خطابك مسبقًا.

على أي حال ، إذا لم تتمكن من الحضور ، فنحن نطلب منك بكل تواضع الاتصال بنا عبر [الرابط]. شكرًا لك على وقتك واهتمامك ، ونتطلع إلى تلقي رد إيجابي منك.

أفضل،
[اسم]
[مسمى وظيفي]
[معلومات الاتصال]
[عنوان موقع الشركة على الويب]

#4. البريد الإلكتروني لدعوة الندوة

في ظل التوجهات الحالية، يتزايد إقبال الناس على استضافة الاجتماعات عبر الإنترنت لتوفير الوقت والتكاليف، خاصةً لفرق العمل عن بُعد. إذا كنت تستخدم منصات المؤتمرات، فستجد رسائل دعوة مُخصصة تُرسل مباشرةً إلى الحضور قبل بدء الاجتماع، مثل نموذج دعوة عبر البريد الإلكتروني من Zoom. للحصول على ندوة افتراضية عبر الإنترنت، يمكنك الرجوع إلى النموذج التالي.

تلميحات: استخدم كلمات مفتاحية مثل "تهانينا"، "قريبًا"، "مثالي"، "تحديث"، "متاح"، "نهائيًا"، "الأفضل"، "مميز"، "انضم إلينا"، "مجاني"، إلخ.

مثال 6: نموذج بريد إلكتروني لدعوة لحضور ندوة عبر الإنترنت

عنوان الرسالة: تهانينا! أنت مدعو إلى [اسم الندوة عبر الإنترنت]

عزيزي [اسم المرشح] ،

يسرّ [اسم الشركة] تنظيم ندوة عبر الإنترنت بعنوان [ موضوع الندوة ] في [ التاريخ ] الساعة [ الوقت ]، بهدف [أهداف الندوة].

ستكون فرصة جيدة لك لكسب فوائد ضخمة من خبرائك المدعوين في مجال [مواضيع الويبينار] والحصول على هدايا مجانية. فريقنا متحمس جدًا لوجودك.

ملاحظة: هذه الندوة الإلكترونية محدودة العدد ([عدد الأشخاص]) . لحجز مقعدك، يرجى التسجيل عبر الرابط ([الرابط ])، ولا تتردد في مشاركته مع أصدقائك.

آمل أن نراكم هناك!

أتمنى لك يوما عظيما،

[ اسمك ]

[ إمضاء ]

الخط السفلي

لحسن الحظ، تتوفر على الإنترنت العديد من نماذج دعوات اجتماعات العمل التي يمكنك تخصيصها وإرسالها إلى الحضور في ثوانٍ. لا تنسَ حفظ بعضها في سحابتك الإلكترونية لتجهيز بريدك الإلكتروني بأسلوب كتابة مثالي، خاصةً في حالات الطوارئ.

إذا كنت تبحث أيضًا عن حلول أخرى لعملك، يمكنك أن تجد أن AhaSlides أداة عرض جيدة تحتوي على العديد من الميزات الرائعة لدعم فعاليات الندوات عبر الإنترنت، وأنشطة بناء الفريق، والمؤتمرات، والمزيد.

الأسئلة الشائعة

المرجع: إنديد | شيرباني