Was ist digitales Onboarding? | 10 hilfreiche Schritte, damit es funktioniert

Wir befinden uns in einer Zeit, in der digitale Kommunikation eine zunehmend nachgefragte Option ist, und trotz der Sehnsucht nach menschlicher Interaktion hat sie einige positive Ergebnisse gebracht.

Einer davon war die Verbesserung der digitalen Fähigkeiten der Unternehmen, da diese gezwungen waren, ihre Betriebsabläufe online zu verlagern und ihre Effizienz aufrechtzuerhalten.

Obwohl persönliche Interaktionen immer noch ganz oben auf der Liste stehen, ist das digitale Onboarding aufgrund seiner Bequemlichkeit für viele Unternehmen nach wie vor eine vorherrschende Praxis.

Was ist digitales Onboarding ? Welche Funktionen hat es? Warum könnte es eine geeignete Wahl für Ihr Unternehmen sein? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Siehe auch: Beispiele für Onboarding-Prozesse

Inhaltsverzeichnis

• Was ist digitales Onboarding?
• Was sind die Vorteile des Remote-Onboardings?
• Wie gestaltet man ein virtuelles Onboarding?
• Wie unterscheidet sich digitales Onboarding vom traditionellen Onboarding?
• Was ist ein Beispiel für digitales Onboarding?
• Digitale Onboarding-Plattformen zum Ausprobieren
• Fazit
• Häufig gestellte Fragen

Tipps für besseres Engagement

Was ist digitales Onboarding?

Möchten Sie die Gewinnung neuer Kunden, Klienten oder Benutzer beschleunigen? Dann ist digitales Onboarding der richtige Weg.

Digitales Onboarding bedeutet, die Leistungsfähigkeit der Technologie zu nutzen, um Menschen online zu Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung willkommen zu heißen.

Anstelle langwieriger Papierformulare und persönlicher Treffen können neue Benutzer den gesamten Onboarding-Prozess bequem von der Couch aus und mit jedem Gerät durchführen.

Dabei handelt es sich um eine Identitätsüberprüfung wie das Scannen des Gesichts mithilfe der Frontkamera, Spracherkennung oder biometrische Fingerabdrücke.

Die Kunden müssen außerdem ihre persönlichen Daten anhand ihres amtlichen Personalausweises, Reisepasses oder ihrer Telefonnummer offenlegen.

Was sind die Vorteile des Remote-Onboardings?

Remote-Onboarding bietet sowohl Kunden als auch Unternehmen zahlreiche Vorteile. Sehen wir uns diese an:

Für die Kunden

• Schnellere Erfahrung – Kunden können Onboarding-Aufgaben schnell und einfach mithilfe digitaler Formulare und Dokumente erledigen.

• Komfort – Kunden können das Onboarding jederzeit und überall von jedem Gerät aus durchführen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, sich an Bürozeiten zu halten, und ein stressfreies Erlebnis ist gewährleistet.

• Vertraute Technologie – Die meisten Kunden sind bereits mit der Nutzung digitaler Tools und des Internets vertraut, sodass sich der Prozess vertraut und intuitiv anfühlt.

• Personalisierte Erfahrung – Digitale Tools können das Onboarding-Erlebnis auf die spezifischen Bedürfnisse und die Rolle des Kunden zuschneiden.

• Weniger Aufwand – Kunden müssen sich nicht mit dem Drucken, Unterschreiben und Einreichen physischer Dokumente herumschlagen. Alle relevanten Onboarding-Informationen sind in einem Online-Portal organisiert und zugänglich.

Siehe auch: Kunden-Onboarding-Prozess

Für die Organisationen

• Gesteigerte Effizienz – Digitales Onboarding rationalisiert und automatisiert Aufgaben und spart so Zeit und Ressourcen.

• Kostensenkung – Durch den Wegfall von Papier, Drucken, Postversand und persönlichen Treffen können die Kosten erheblich gesenkt werden.

• Höhere Abschlussquoten – Digitale Formulare stellen sicher, dass alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, wodurch Fehler und unvollständiges Onboarding reduziert werden.

• Verbesserte Compliance – Digitale Tools können Compliance-bezogene Aufgaben automatisieren, KYC-, CDD- und AML-Verpflichtungen für bestimmte Länder erfüllen, in denen das Unternehmen tätig ist, und Prüfpfade bereitstellen.

• Besserer Datenzugriff – Alle Kundendaten werden erfasst und in zentralen Systemen gespeichert, um einen einfachen Zugriff und eine einfache Berichterstattung zu ermöglichen.

• Verbesserte Nachverfolgung – Aufgaben und Dokumente können automatisch nachverfolgt werden, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird.

• Analytik – Digitale Tools bieten Analytik, um Engpässe zu identifizieren, Prozesse zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu messen.

Wie gestaltet man ein virtuelles Onboarding?

Diese Schritte geben Ihnen einen guten Überblick darüber, wie Sie eine effektive virtuelle Onboarding-Lösung für Ihre Kunden planen und durchführen:

#1 – Ziele und Umfang definieren . Legen Sie fest, was Sie mit dem digitalen Onboarding für Kunden erreichen möchten, z. B. Geschwindigkeit, Komfort, geringere Kosten usw. Klären Sie, was während des Onboardings abgeschlossen werden muss.

#2 – Dokumente und Formulare sammeln . Sammeln Sie alle relevanten Kundenvereinbarungen, Fragebögen, Einwilligungsformulare, Richtlinien usw., die während des Onboardings ausgefüllt werden müssen.

#3 – Online-Formulare erstellen. Papierformulare in bearbeitbare digitale Formulare umwandeln, die Kunden online ausfüllen können. Sicherstellen, dass alle Pflichtfelder deutlich gekennzeichnet sind.

#4 – Onboarding-Portal gestalten. Entwickeln Sie ein intuitives Portal, über das Kunden auf Onboarding-Informationen, Dokumente und Formulare zugreifen können. Das Portal sollte eine einfache Navigation bieten und Kunden durch jeden Schritt führen.

#5 – Elektronische Signaturen einbinden. Integrieren Sie eine Lösung für elektronische Signaturen, damit Kunden die erforderlichen Dokumente während des Onboardings digital unterzeichnen können. Dadurch entfällt das Drucken und Versenden von Dokumenten per Post.

#6 – Automatisieren Sie Aufgaben und Arbeitsabläufe. Nutzen Sie Automatisierung, um Folgeaufgaben auszulösen, Dokumente an Kunden zu senden und sie daran zu erinnern, alle noch offenen Punkte auf ihrer Checkliste zu erledigen.

#7 – Identitätsprüfung aktivieren. Implementieren Sie Verifizierungstools, um die Identität von Kunden während des Onboardings digital zu bestätigen und so Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.

#8 – Bieten Sie rund um die Uhr Zugriff und Support. Stellen Sie sicher, dass Kunden das Onboarding jederzeit und von jedem Gerät aus abschließen können. Halten Sie außerdem Support bereit, falls Kunden Fragen oder Probleme haben.

#9 – Feedback einholen. Senden Sie Ihren Kunden nach dem Onboarding eine Umfrage, um Feedback zur Verbesserung des digitalen Erlebnisses zu erhalten. Passen Sie das Produkt oder die Anwendung anhand dieses Feedbacks an.

#10 – Änderungen klar kommunizieren. Erklären Sie Ihren Kunden im Voraus, wie der digitale Onboarding-Prozess abläuft. Stellen Sie bei Bedarf Leitfäden und Schulungsvideos zur Verfügung.

Während jede Organisation möglicherweise einen spezifischen Bedarf hat, liegt der Schlüssel darin, sicherzustellen, dass die richtigen Formulare/Dokumente gesammelt, ein intuitives Portal und Arbeitsabläufe entworfen werden und Kunden die notwendige Unterstützung erhalten, um Onboarding-Aufgaben effizient durchzuführen.

Wie unterscheidet sich digitales Onboarding vom traditionellen Onboarding?

Was ist ein Beispiel für digitales Onboarding?

Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf digitales Onboarding. So können neue Mitarbeiter oder Kunden ohne Papierkram und Wartezeiten ins Unternehmen einsteigen. Das ist für alle Beteiligten einfacher und spart zudem Zeit!

• Finanzdienstleistungen – Banken, Hypothekengeber, Versicherungen und Investmentfirmen nutzen digitale Onboarding-Prozesse für die Kontoeröffnung und die Kundenidentifizierung. Dies umfasst die Erfassung von KYC- Informationen (Know Your Customer), die Identitätsprüfung und die Unterzeichnung elektronischer Verträge.

Gesundheitsdienstleister – Krankenhäuser, Kliniken und Gesundheitsnetzwerke nutzen digitale Portale zur Aufnahme neuer Patienten. Dabei werden demografische Daten, Versicherungsdaten, Krankengeschichten und Einverständniserklärungen erfasst. Digitale Tools vereinfachen diesen Prozess.

• E-Commerce-Unternehmen – Viele Online-Händler nutzen digitale Systeme, um schnell neue Kunden zu gewinnen. Dazu gehört das Erstellen von Kundenprofilen, das Einrichten von Konten, das Anbieten digitaler Coupons/Aktionen und die Bereitstellung von Bestellverfolgungsdetails.

• Telekommunikation – Mobilfunk-, Internet- und Kabelanbieter bieten häufig digitale Onboarding-Portale für neue Abonnenten an. Kunden können Tarife prüfen, Konto- und Rechnungsdaten eingeben und ihre Serviceoptionen online verwalten.

Reise- und Gastgewerbeunternehmen – Fluggesellschaften, Hotels und Ferienwohnungsverwaltungen nutzen digitale Lösungen für das Onboarding neuer Gäste und Kunden. Dazu gehören Reservierungen, das Ausfüllen von Profilen, das Unterzeichnen von Verzichtserklärungen und die Übermittlung von Zahlungsinformationen.

Bildungseinrichtungen – Schulen, Hochschulen und Ausbildungsunternehmen nutzen digitale Portale für das Onboarding von Studierenden und Lernenden. Studierende können sich online bewerben, Dokumente einreichen, sich für Kurse anmelden, Zahlungspläne erstellen und Einschreibungsvereinbarungen digital unterzeichnen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Organisationen, die neue Kunden, Klienten, Patienten, Studenten oder Abonnenten gewinnen, digitale Tools nutzen können, um den Prozess zu vereinfachen. Die Vorteile schnellerer Geschwindigkeit, höherer Effizienz und geringerer Kosten, die das digitale Mitarbeiter-Onboarding bietet, gelten auch für das Kunden-Onboarding.

Siehe auch: Projektplanungsprozess und Projektbewertungsprozess

Digitale Onboarding-Plattformen zum Ausprobieren

Eine digitale Plattform für das Onboarding neuer Mitarbeiter muss intuitiv, einfach zu navigieren und einfach zu verwenden und in den bestehenden Arbeitsablauf integrierbar sein. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier unsere Empfehlungen für gängige digitale Onboarding-Plattformen, die Unternehmen lieben:

• BambooHR – Vollständiges HRIS-Paket mit leistungsstarken Onboarding-Tools wie Checklisten, Unterschriften, Dokumenten usw. Enge Integration in HR-Prozesse.
• Lessonly – Spezialisiert auf Compliance- und Soft-Skill-Trainings während des Onboardings. Bietet spannende Videolektionen und mobilen Zugriff.
• UltiPro – Große Plattform für Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Leistungsverwaltung. Das Onboarding-Modul automatisiert den Papierkram und die Freigaben.
• Workday – Leistungsstarkes Cloud-HCM-System für Personalwesen, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen. Das Onboarding-Kit enthält Screening-Dokumente und soziale Funktionen für neue Mitarbeiter.
• Greenhouse – Recruiting-Software mit Onboarding-Tools wie Angebotsannahme, Referenzprüfungen und Umfragen für neue Mitarbeiter.
• Coupa – Die Source-to-Pay-Plattform umfasst ein Onboard-Modul für papierlose HR-Aufgaben und die Leitung der Arbeit neuer Mitarbeiter.
• ZipRecruiter – Über die Stellenausschreibung hinaus zielt die Onboard-Lösung des Unternehmens darauf ab, neue Mitarbeiter mit Checklisten, Mentoring und Feedback zu binden.
• Sapling – Spezialisierte Onboarding- und Engagement-Plattform, die für neue Mitarbeiter äußerst intuitiv gestaltet ist.
• AhaFolien – Eine interaktive Präsentationsplattform, die Schulungen durch unterhaltsame und benutzerfreundliche Live-Umfragen, Quizze, Frage-und-Antwort-Funktionen und vieles mehr weniger langweilig macht.

Fazit

Digitale Onboarding-Tools und -Prozesse ermöglichen es Unternehmen, die Erfahrung neuer Kunden zu optimieren und die Effizienz zu verbessern. Von der Eröffnung neuer Bankkonten über E-Commerce-Anmeldungen bis hin zu Gesundheitsportalen für Patienten werden digitale Formulare, elektronische Signaturen und das Hochladen von Dokumenten für die meisten Kunden beim Onboarding zur Norm.

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Häufig gestellte Fragen