Οι περισσότεροι παρουσιαστές κάνουν το ίδιο λάθος πριν γράψουν έστω και μία λέξη. Ανοίγουν μια κενή τράπουλα και αρχίζουν να γεμίζουν διαφάνειες, αφήνοντας τη μορφή να αναδυθεί από το περιεχόμενο αντί να την επιλέγουν σκόπιμα. Αυτό που προκύπτει είναι συνήθως ένα υβρίδιο πολλών διαφορετικών τύπων παρουσίασης που δεν δεσμεύεται απόλυτα σε κανέναν από αυτούς. Η δομή υπάρχει, τεχνικά. Αλλά δεν μοιάζει αναπόφευκτη. Μοιάζει συναρμολογημένη.
Η μορφή είναι η πρώτη απόφαση, όχι η τελευταία. Πριν μάθετε ποιες διαφάνειες χρειάζεστε, πρέπει να γνωρίζετε τι είδους παρουσίαση δημιουργείτε, τι προσπαθεί να πετύχει, υπό ποιους περιορισμούς λειτουργεί και τι αναμένει να λάβει το κοινό σας. Όλα τα υπόλοιπα προκύπτουν από αυτό.
Αυτός ο οδηγός καλύπτει τα τέσσερα πλαίσια που ευθύνονται για τις περισσότερες επαγγελματικές παρουσιάσεις: παρουσίαση και πώληση, αναφορά και ενημέρωση, μορφές με χρονικούς περιορισμούς και απομακρυσμένη και υβριδική παράδοση. Κάθε μία έχει ένα διαφορετικό σύνολο προκλήσεων και ένα διαφορετικό σύνολο στρατηγικών που λειτουργούν. Το να γνωρίζετε σε ποια από αυτές βρίσκεστε πριν ξεκινήσετε τη δημιουργία είναι αυτό που διαχωρίζει τις παρουσιάσεις που σας φαίνονται σωστές από εκείνες που απλώς σας φαίνονται ολοκληρωμένες.
Γιατί η μορφή έχει σημασία πριν από το περιεχόμενο
Το περιεχόμενο μιας παρουσίασης και η μορφή μιας παρουσίασης δεν είναι το ίδιο πρόβλημα. Μπορεί να έχετε το σωστό περιεχόμενο σε λάθος μορφή και να χάσετε το κοινό σας ούτως ή άλλως. Μια τριμηνιαία ανασκόπηση με πολλά δεδομένα που παρουσιάζεται ως παρουσίαση πωλήσεων δημιουργεί λανθασμένες προσδοκίες και αφήνει το κοινό αβέβαιο για το τι έπρεπε να αποκομίσει. Μια παρουσίαση προϊόντος δομημένη όπως μια ερευνητική έκθεση θάβει το επιχείρημα στη μεθοδολογία και χάνει το χώρο πριν από το ερώτημα.
Η μορφή καθορίζει τις προσδοκίες. Υποδεικνύει στο κοινό σας πώς να λάβει τις πληροφορίες, τι θα του ζητηθεί να κάνει με αυτές και για πόσο καιρό θα χρειαστεί να παραμείνει αφοσιωμένο. Όταν η μορφή ταιριάζει με τα συμφραζόμενα, η παρουσίαση φαίνεται συνεκτική από την πρώτη διαφάνεια. Όταν δεν ταιριάζει, κάτι φαίνεται περίεργο, ακόμα κι αν το κοινό δεν μπορεί να κατονομάσει τι.
Επιλέξτε τη μορφή σας πριν επιλέξετε το περιεχόμενό σας. Οι αποφάσεις για το περιεχόμενο γίνονται ευκολότερες όταν η μορφή είναι σαφής.
Προώθηση και πώληση
Είτε παρουσιάζετε ένα νέο προϊόν σε πιθανούς πελάτες είτε παρουσιάζετε μια στρατηγική μάρκετινγκ σε μια αίθουσα υπευθύνων λήψης αποφάσεων, η θεμελιώδης πρόκληση είναι η ίδια: ζητάτε από τους ανθρώπους να πιστέψουν σε κάτι που δεν υπάρχει ακόμη πλήρως. Το προϊόν δεν βρίσκεται στα χέρια τους. Η καμπάνια δεν έχει προβληθεί. Τα αποτελέσματα είναι προβλέψεις. Η δουλειά σας είναι να κάνετε το μέλλον να φαίνεται αρκετά πραγματικό ώστε να είναι πρόθυμοι να επενδύσουν σε αυτό.
Αυτό απαιτεί διαφορετική δομή από την αναφορά ή την εξήγηση. Δεν μεταφέρετε πληροφορίες. Δημιουργείτε μια υπόθεση.
Παρουσιάσεις προϊόντων
Ξεκινήστε με το πρόβλημα, όχι με το προϊόν. Το κοινό ασχολείται με τα προβλήματα πριν ασχοληθεί με τις λύσεις. Μία έως δύο διαφάνειες που καθορίζουν το σημείο που σας προβληματίζει δημιουργούν το πλαίσιο που κάνει το προϊόν σας να φαίνεται απαραίτητο και όχι προαιρετικό. Αν ξεκινήσετε με χαρακτηριστικά, ζητάτε από το κοινό σας να ενδιαφερθεί για απαντήσεις σε ερωτήσεις που δεν έχουν θέσει ακόμα.
Στη συνέχεια, κάντε μια επίδειξη αντί να την περιγράψετε. Δείξτε το προϊόν να λειτουργεί με βάση μια ρεαλιστική περίπτωση χρήσης αντί να περιηγείστε σε μια λίστα χαρακτηριστικών. Τα χαρακτηριστικά που αναφέρονται χωρίς συμφραζόμενα είναι εύκολο να ξεχαστούν. Ένα χαρακτηριστικό που λύνει ένα αναγνωρίσιμο πρόβλημα είναι αξιομνημόνευτο. Εάν μπορείτε να εκτελέσετε μια ζωντανή επίδειξη, κάντε το. Εάν όχι, ένα σύντομο βίντεο του προϊόντος σε χρήση κάνει περισσότερη δουλειά από ένα στιγμιότυπο οθόνης με επεξηγήσεις.
Ολοκληρώστε με αποδείξεις. Μελέτες περίπτωσης, μετρήσεις, μαρτυρίες ή μια ζωντανή συζήτηση ερωτήσεων και απαντήσεων που θα φέρει στο φως αντιρρήσεις πριν το κοινό φύγει από την αίθουσα. Ο στόχος δεν είναι να κατακλύσετε τους ανθρώπους με στοιχεία, αλλά να τους δώσετε αρκετή αυτοπεποίθηση για αυτό που τους ζητάτε να υιοθετήσουν ή να εγκρίνουν. Μία ισχυρή μελέτη περίπτωσης είναι πιο δύσκολη από πέντε αδύναμες.
Παρουσιάσεις μάρκετινγκ
Παρουσιάσεις μάρκετινγκ έχετε ένα συγκεκριμένο πρόβλημα αξιοπιστίας: ζητάτε από τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων να χρηματοδοτήσουν μια στρατηγική που βασίζεται σε αποτελέσματα που δεν έχουν ακόμη συμβεί. Το κοινό αυτών των παρουσιάσεων έχει συνήθως δει αισιόδοξες προβλέψεις που δεν απέδωσαν καρπούς. Είναι επιφυλακτικό πριν ξεκινήσετε.
Δώστε ώθηση στα αποτελέσματα από συγκρίσιμες πρωτοβουλίες. Εάν έχετε δεδομένα από προηγούμενες καμπάνιες, παρόμοιους κλάδους ή ανάλογες αγορές, ανοίξτε με αυτά τα στοιχεία πριν παρουσιάσετε τη στρατηγική σας. Το κοινό είναι πιο δεκτικό σε ένα νέο σχέδιο όταν πιστεύει ότι το άτομο που το παρουσιάζει έχει ένα ιστορικό αξιόπιστης εμπειρίας.
Αναγνωρίστε τους κινδύνους. Οι παρουσιάσεις μάρκετινγκ που παρουσιάζουν μόνο θετικά στοιχεία θεωρούνται αφελείς για τους έμπειρους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων. Μια διαφάνεια που εξετάζει τι θα μπορούσε να πάει στραβά και πώς θα αντιδρούσατε χτίζει μεγαλύτερη αξιοπιστία από μια που αγνοεί την πιθανότητα αποτυχίας. Δείχνει επίσης ότι έχετε σκεφτεί αρκετά προσεκτικά τη στρατηγική για να την δοκιμάσετε σε ακραίες συνθήκες.
Συνδέστε κάθε στρατηγική επιλογή με ένα μετρήσιμο αποτέλεσμα. Το «Θα αυξήσουμε την αναγνωρισιμότητα της επωνυμίας» δεν είναι στρατηγική. Το «Θα αυξήσουμε τον όγκο αναζήτησης επωνυμίας κατά 20% σε διάστημα έξι μηνών, μετρούμενο εβδομαδιαίως» είναι. Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων χρηματοδοτούν στρατηγικές που μπορούν να αξιολογήσουν. Οι ασαφείς στόχοι δεν τους δίνουν τίποτα να κρατήσουν και τίποτα να εγκρίνουν.
Αναφορά και ενημέρωση
Δεν κάθε παρουσίαση προσπαθεί να πείσει οποιονδήποτε για οτιδήποτε. Τριμηνιαίες αξιολογήσεις, ευρήματα ερευνών, ενημερώσεις κατάστασης, αναφορές απόδοσης: αυτές οι παρουσιάσεις έχουν διαφορετική λειτουργία. Δεν ζητείται από το κοινό να εγκρίνει ή να υιοθετήσει. Τους ζητείται να κατανοήσουν.
Αυτό ακούγεται πιο απλό από την παρουσίαση. Στην πράξη, έχει τον δικό του συγκεκριμένο τρόπο αποτυχίας: να κατακλύζεις το κοινό σου με πληροφορίες στο όνομα της πληρότητας και στη συνέχεια να αναρωτιέσαι γιατί κανείς δεν θυμάται το βασικό εύρημα.
Ο στόχος μιας παρουσίασης ρεπορτάζ δεν είναι να δείξει όλα όσα γνωρίζετε. Είναι να δώσει στο κοινό σας μια σαφή και ακριβή εικόνα για το τι έχει σημασία και γιατί. Όλα τα άλλα είναι θόρυβος.
Καθοδηγηθείτε από το εύρημα, όχι από τη μεθοδολογία
Οι περισσότερες παρουσιάσεις δεδομένων είναι δομημένες με τη σειρά που έγινε η εργασία: να τι μετρήσαμε, να πώς το μετρήσαμε και να τι βρήκαμε. Αυτό είναι λογικό από την οπτική γωνία του παρουσιαστή και αντίστροφα από την οπτική γωνία του κοινού.
Το κοινό σας δεν χρειάζεται να καταλάβει πώς φτάσατε στον αριθμό πριν καταλάβει τι σημαίνει. Αναφέρετε πρώτα το εύρημα. Υποστηρίξτε το με οπτικοποίηση. Αναφερθείτε στη μεθοδολογία μόνο εάν κάποιος σας ρωτήσει ή εάν η αξιοπιστία του ευρήματος εξαρτάται από το αν το κοινό κατανοεί πώς δημιουργήθηκε.
«Τα έσοδα αυξήθηκαν κατά ένα τρίτο» ακολουθούμενο από το διάγραμμα που δείχνει ότι είναι πιο αποτελεσματικό από τρεις διαφάνειες μεθοδολογίας ακολουθούμενες από το ίδιο διάγραμμα. Η εικόνα εμφανίζεται πριν το κοινό αφιερώσει την προσοχή του προσπαθώντας να καταλάβει πώς φτάσατε εκεί.
Μία πληροφορία ανά γράφημα
Εάν μια οπτικοποίηση απαιτεί εξήγηση πριν η εικόνα γίνει ορατή, τότε το διάγραμμα κάνει πάρα πολλά. Απλοποιήστε την μέχρι το εύρημα να είναι προφανές και, στη συνέχεια, προσθέστε την προφορική σας εξήγηση ως συμφραζόμενα αντί για δακτύλιο αποκωδικοποίησης.
Η συμπύκνωση πολλαπλών σειρών δεδομένων σε ένα μόνο γράφημα είναι το πιο συνηθισμένο λάθος στις παρουσιάσεις δεδομένων. Δίνει την εντύπωση αποτελεσματικής εφαρμογής. Προκαλεί σύγχυση. Εάν έχετε τρεις πληροφορίες, χρησιμοποιήστε τρία γραφήματα. Οι επιπλέον διαφάνειες αξίζουν τον κόπο.
Χρησιμοποιήστε σχολιασμούς σκόπιμα. Τα βέλη, οι επεξηγήσεις και τα επισημασμένα δεδομένα κατευθύνουν την προσοχή σε ό,τι έχει σημασία. Ένα γράφημα χωρίς σχολιασμό ζητά από το κοινό να βρει μόνο του την πληροφορία. Οι περισσότεροι δεν θα βρουν τη σωστή. Κάποιοι δεν θα βρουν καμία.
Μεταφράστε τους αριθμούς σε μια γλώσσα
Τα στατιστικά στοιχεία είναι πιο δύσκολο να αφομοιωθούν σε μια παρουσίαση παρά σε μια διαφάνεια. Η φράση «Τα έσοδα αυξήθηκαν κατά 34.7%» απαιτεί από το κοινό να κάνει υπολογισμούς στο μυαλό του ενώ σας ακούει να μιλάτε. Η φράση «Τα έσοδα αυξήθηκαν κατά περισσότερο από το ένα τρίτο» εμφανίζεται αμέσως.
Οι συγκεκριμένες συγκρίσεις και οι στρογγυλεμένοι αριθμοί λειτουργούν στις παρουσιάσεις με τρόπους που σπάνια λειτουργούν οι ακριβείς αριθμοί. Κρατήστε τους ακριβείς αριθμούς για τη διαφάνεια, όπου οι άνθρωποι μπορούν να τους διαβάσουν. Χρησιμοποιήστε τη στρογγυλεμένη εκδοχή στην προφορική σας παρουσίαση, όπου οι άνθρωποι μπορούν να την ακούσουν. Τα δύο λειτουργούν μαζί αντί να ανταγωνίζονται.
Διατηρήστε την δομή ορατή
Οι παρουσιάσεις ρεπορτάζ συχνά καλύπτουν πολλά θέματα, γεγονός που καθιστά την καθοδήγηση πιο σημαντική από οποιαδήποτε άλλη μορφή. Ενημερώστε το κοινό σας στην αρχή για το τι καλύπτετε και με ποια σειρά. Κάντε σαφείς μεταβάσεις σημάτων. Ανακεφαλαιώστε στο τέλος πριν ανοίξετε για ερωτήσεις.
Το κοινό που χάνει το νήμα σε μια παρουσίαση με πολλά δεδομένα σπάνια ζητά διευκρινίσεις. Κάθονται ήσυχα και επεξεργάζονται όλο και λιγότερο καθώς η παρουσίαση συνεχίζεται. Η ορατή δομή το αποτρέπει αυτό. Διατηρεί τον κόσμο προσανατολισμένο ακόμα και όταν το περιεχόμενο είναι περίπλοκο.
Παρουσιάσεις με περιορισμένο χρόνο
Κάθε παρουσίαση έχει ένα χρονικό όριο. Αυτό που αλλάζει σε μια μορφή πέντε ή δέκα λεπτών είναι ότι το όριο γίνεται ο κύριος περιορισμός και όχι ένας από τους πολλούς. Δεν σχεδιάζετε μια παρουσίαση που ταιριάζει σε ένα χρονικό παράθυρο. Σχεδιάζετε μια παρουσίαση γύρω από το ίδιο το χρονικό παράθυρο.
Το ένστικτο όταν ο χρόνος είναι περιορισμένος είναι να μιλάς πιο γρήγορα. Αυτό το ένστικτο είναι λάθος. Το να μιλάς πιο γρήγορα δεν κάνει μια παρουσίαση πιο σύντομη. Την κάνει πιο δύσκολη στην παρακολούθηση. Η σωστή απάντηση σε ένα στενό χρονικό όριο είναι να περικόψεις το περιεχόμενο, όχι να συμπιέσεις την παρουσίαση.
Αυτό απαιτεί διαφορετικό είδος πειθαρχίας από αυτό που έχουν συνηθίσει οι περισσότεροι παρουσιαστές. Όχι την πειθαρχία της αποτελεσματικής κάλυψης των πάντων, αλλά την πειθαρχία του να αποφασίζει κανείς τι δεν θα καλύψει καθόλου.
Παρουσιάσεις πέντε λεπτών
Πέντε λεπτά είναι εξαιρετικά σύντομο. Έχετε χρόνο για ένα βασικό σημείο, δύο υποστηρικτικά στοιχεία και ένα συμπέρασμα. Αυτή είναι ολόκληρη η παρουσίαση. Αν προσπαθείτε να χωρέσετε περισσότερα από αυτό, δεν σχεδιάζετε μια παρουσίαση πέντε λεπτών. Σχεδιάζετε μια μεγαλύτερη και ελπίζετε να χωρέσει.
Γράψτε το βασικό σας σημείο πριν γράψετε οτιδήποτε άλλο. Όλα όσα υπάρχουν σε μια πεντάλεπτη παρουσίαση υπάρχουν για να στηρίξουν, να υποστηρίξουν ή να προωθήσουν αυτήν τη μία ιδέα. Εάν μια διαφάνεια δεν εξυπηρετεί άμεσα το βασικό σημείο, κόψτε την χωρίς να την διαπραγματευτείτε.
Ξεκινήστε με το θέμα, όχι με τα συμφραζόμενα. Πέντε λεπτά δεν έχουν χώρο για μια δομή που κερδίζει τη θέση της σταδιακά. Διατυπώστε τι υποστηρίζετε στα πρώτα τριάντα δευτερόλεπτα και στη συνέχεια αφιερώστε τον υπόλοιπο χρόνο για να το υποστηρίξετε. Κρατήστε το συμφραζόμενο για τις διαφάνειες και όχι για την εισαγωγή.
Εξασκηθείτε ακριβώς σε τέσσερα λεπτά και τριάντα δευτερόλεπτα. Η παράκαμψη σε ένα χρονικό διάστημα πέντε λεπτών είναι ένας από τους πιο εμφανείς τρόπους για να υπονομεύσετε την αξιοπιστία σας ενώπιον ενός κοινού. Ο περιορισμός είναι μέρος του τεστ. Προετοιμαστείτε για μία ερώτηση στο τέλος. Να γνωρίζετε ποια είναι η πιο πιθανή αντίρρηση ή συνέχεια και να έχετε έτοιμη μια απάντηση τριάντα δευτερολέπτων, ώστε να μην αιφνιδιαστείτε όταν ο χρόνος έχει ήδη τελειώσει.
Δεκάλεπτες παρουσιάσεις
Δέκα λεπτά είναι το ιδανικό σημείο για πολλές παρουσιάσεις στον χώρο εργασίας. Αρκετός χρόνος για να διατυπωθεί ένα πραγματικό επιχείρημα. Όχι τόσος χρόνος ώστε η προσοχή να γίνει πρόβλημα. Η πρόκληση δεν είναι η αδίστακτη περικοπή, αλλά η σωστή χρήση του διαθέσιμου χώρου αντί να τον γεμίζει εξ ορισμού.
Μια καλά δομημένη δεκάλεπτη παρουσίαση έχει περίπου πέντε έως επτά διαφάνειες. Μια διαφάνεια τίτλου, μία διαφάνεια που εξηγεί γιατί αυτό έχει σημασία για το συγκεκριμένο κοινό σας, τρεις διαφάνειες που παρουσιάζουν τρία ξεχωριστά σημεία και ένα συμπέρασμα με μια σαφή παρότρυνση για δράση. Αυτό σας δίνει περίπου ενενήντα δευτερόλεπτα ανά διαφάνεια, αρκετά για να εξηγήσετε χωρίς βιασύνη.
Οι τρεις διαφάνειες του κύριου μέρους είναι το σημείο όπου οι περισσότερες δεκάλεπτες παρουσιάσεις κάνουν λάθος. Οι παρουσιαστές τις χρησιμοποιούν για τρεις πτυχές του ίδιου σημείου αντί για τρία ξεχωριστά επιχειρήματα. Κάθε διαφάνεια του κύριου μέρους θα πρέπει να μπορεί να σταθεί μόνη της ως ισχυρισμός. Εάν δύο διαφάνειες έχουν νόημα μόνο μαζί, τότε πρόκειται για μία διαφάνεια που χρειάζεται επεξεργασία, όχι για δύο διαφάνειες που χρειάζονται η μία την άλλη.
Αφιερώστε τα πρώτα ενενήντα δευτερόλεπτα για να εξηγήσετε γιατί αυτό έχει σημασία για τους ανθρώπους στην αίθουσα και όχι γιατί το θέμα έχει σημασία γενικά. Μια δεκάλεπτη παρουσίαση που ξεκινά με ένα πλαίσιο που το κοινό έχει ήδη σπαταλά τον χρόνο που δεν μπορεί να χάσει. Εστιάστε αμέσως στη συγκεκριμένη συνάφεια και αφήστε την υπόλοιπη παρουσίαση να βασιστεί σε αυτό.
Αφιερώστε ενενήντα δευτερόλεπτα στο τέλος για μια σαφή έκκληση για δράση ή μια σύντομη ερώτηση. Το να τελειώνετε με «έχετε ερωτήσεις;» και να μην έχετε χρόνο να τις απαντήσετε αποτελεί μια δομική αποτυχία που συμβαίνει σχεδόν σε κάθε δεκάλεπτη παρουσίαση που δεν σχεδιάστηκε προσεκτικά. Δημιουργήστε τον χώρο σκόπιμα αντί να ανακαλύψετε στο τέλος ότι δεν υπάρχει.
Απομακρυσμένες και υβριδικές μορφές
Η παρουσίαση από απόσταση αφαιρεί τους περισσότερους μηχανισμούς ανατροφοδότησης στους οποίους βασίζονται οι παρουσιαστές χωρίς να το συνειδητοποιούν. Την ενέργεια στην αίθουσα. Την οπτική επαφή που σας λέει ότι κάποιος σας ακολουθεί. Το ελαφρύ σκύψιμο προς τα εμπρός που σηματοδοτεί γνήσιο ενδιαφέρον. Το chalkback που σας λέει ότι η προσοχή σας παρασύρεται πριν εξαφανιστεί εντελώς.
Τίποτα από αυτά δεν υπάρχει σε ένα διαδικτυακό σεμινάριο ή σε μια ηχογραφημένη παρουσίαση. Μιλάτε σε ένα κενό και συμπεραίνετε σχεδόν από το τίποτα αν λειτουργεί. Αυτό αλλάζει την εμφάνιση ενός καλού σχεδιασμού παρουσίασης.
Δημιουργήστε αλληλεπίδραση πιο συχνά από όσο κρίνεται απαραίτητο
Σε μια ζωντανή αίθουσα, ένας καλός παρουσιαστής μπορεί να κρατήσει την προσοχή για δεκαπέντε έως είκοσι λεπτά μεταξύ των στιγμών συμμετοχής, διαβάζοντας την αίθουσα και προσαρμόζοντας την. Στο διαδίκτυο, αυτό το χρονικό διάστημα είναι μικρότερο και τα σήματα για το πότε κλείνει είναι ως επί το πλείστον απουσιάζουν.
Η πρακτική απάντηση είναι να ενσωματώνετε την αλληλεπίδραση πιο συχνά από ό,τι θα κάνατε αυτοπροσώπως. Μια δημοσκόπηση κάθε δέκα με δώδεκα λεπτά αντί για κάθε είκοσι. Μια προτροπή συνομιλίας που δίνει στους ανθρώπους κάτι στο οποίο μπορούν να απαντήσουν αντί για μια παθητική εμπειρία παρακολούθησης. Ένα τμήμα ερωτήσεων και απαντήσεων στη μέση της παρουσίασης αντί να φυλάσσεται εξ ολοκλήρου για το τέλος, όπου κόβεται όταν έχετε πολύ χρόνο.
Εργαλεία όπως το AhaSlides το κάνουν αυτό απλό. Οι ζωντανές δημοσκοπήσεις, τα σύννεφα λέξεων και οι ανώνυμες ερωτήσεις και απαντήσεις μπορούν να ενσωματωθούν απευθείας στη ροή της παρουσίασής σας, έτσι ώστε η μετάβαση από το περιεχόμενο στη συμμετοχή να φαίνεται σκόπιμη και όχι ανατρεπτική. Η αλληλεπίδραση δεν αντικαθιστά το καλό περιεχόμενο. Διατηρεί το κοινό σας συνδεδεμένο με αυτό για αρκετό καιρό ώστε να το απορροφήσει.
Δημιουργήστε ρυθμό σκόπιμα
Οι ζωντανές παρουσιάσεις έχουν έναν φυσικό ρυθμό που παράγεται από την αίθουσα. Αντιδράσεις του κοινού, γέλια, η μετατόπιση ενέργειας όταν κάτι έχει καλή απόδοση. Οι διαδικτυακές παρουσιάσεις δεν έχουν τίποτα από αυτά. Ο ρυθμός πρέπει να κατασκευαστεί.
Μεταβάλλετε τον ρυθμό σας πιο συνειδητά από ό,τι θα κάνατε αυτοπροσώπως. Επιβραδύνετε για σημαντικά σημεία αντί να διατηρείτε σταθερή ταχύτητα παράδοσης καθ' όλη τη διάρκεια. Οι μεταβάσεις σήματος ρητά: «προχωράμε στο δεύτερο μέρος τώρα» κάνουν περισσότερη δουλειά στο διαδίκτυο παρά σε μια αίθουσα όπου το κοινό μπορεί να σας δει να μετακινείστε φυσικά. Αλλάξτε την οπτική σας εικόνα μεταξύ των ενοτήτων όπου μπορείτε, ένα διαφορετικό φόντο διαφάνειας, μια αλλαγή στη διάταξη, οτιδήποτε σηματοδοτεί σε ένα κοινό που παρακολουθεί μια οθόνη ότι κάτι έχει αλλάξει.
Κάντε παύση περισσότερο από όσο σας φαίνεται άνετη. Το διαδικτυακό κοινό χρειάζεται ελαφρώς περισσότερο χρόνο επεξεργασίας από το ζωντανό κοινό, επειδή διαχειρίζεται το δικό του περιβάλλον, τις ειδοποιήσεις, τον θόρυβο του περιβάλλοντος και το γνωστικό φορτίο που συνεπάγεται η παρακολούθηση μιας οθόνης αντί να βρίσκεται σε ένα δωμάτιο. Η παύση που σας φαίνεται πολύ μεγάλη είναι πιθανώς η κατάλληλη για αυτούς.
Προετοιμαστείτε για τεχνική βλάβη
Ένα τεχνικό πρόβλημα σε μια ζωντανή αίθουσα είναι ενοχλητικό. Ένα τεχνικό πρόβλημα σε ένα διαδικτυακό σεμινάριο είναι αναμενόμενο. Το κοινό σας έχει βιώσει αρκετές αποτυχημένες βιντεοκλήσεις για να υποθέσει ότι είναι θέμα χρόνου και όχι αν. Το πώς θα το χειριστείτε έχει μεγαλύτερη σημασία από το αν θα συμβεί.
Δοκιμάστε τον ήχο, το βίντεο, τις διαφάνειες και τη σύνδεσή σας στο διαδίκτυο πριν από κάθε απομακρυσμένη παρουσίαση. Όχι την προηγούμενη μέρα. Την προηγούμενη ώρα. Οι πλατφόρμες ενημερώνονται, οι συνδέσεις αλλάζουν και ο εξοπλισμός που λειτουργούσε χθες μερικές φορές δεν λειτουργεί σήμερα.
Να έχετε ένα εφεδρικό σχέδιο για τις πιο πιθανές αποτυχίες. Να γνωρίζετε τι θα κάνετε εάν οι διαφάνειές σας δεν φορτώνουν, εάν ο ήχος σας διακοπεί ή εάν η πλατφόρμα αντιμετωπίσει προβλήματα κατά τη διάρκεια της συνεδρίας. Να έχετε έναν δευτερεύοντα τρόπο επικοινωνίας με το κοινό σας, ένα μήνυμα συνομιλίας, έναν εφεδρικό σύνδεσμο, έναν συμπαρουσιαστή που μπορεί να αναλάβει ενώ εσείς επανασυνδεθείτε. Το κοινό συγχωρεί ένα τεχνικό πρόβλημα που αντιμετωπίζεται με ψυχραιμία. Χάνει την εμπιστοσύνη του στους παρουσιαστές που φαίνονται έκπληκτοι από προβλήματα που θα μπορούσαν να είχαν προβλεφθεί.
Υβριδικές παρουσιάσεις
Οι υβριδικές αίθουσες, όπου κάποιοι άνθρωποι είναι παρόντες και κάποιοι βρίσκονται σε μια οθόνη, είναι η πιο δύσκολη μορφή για να επιτευχθεί σωστά. Το κοινό εντός της αίθουσας και το κοινό που βρίσκεται από απόσταση έχουν θεμελιωδώς διαφορετικές εμπειρίες και οι περισσότερες υβριδικές παρουσιάσεις εξυπηρετούν ακούσια τη μία εις βάρος της άλλης.
Η πιο συνηθισμένη αποτυχία είναι ο σχεδιασμός για το κοινό που βρίσκεται στην αίθουσα και η αντιμετώπιση των απομακρυσμένων συμμετεχόντων ως παρατηρητών. Δεν μπορούν να δουν καθαρά τι συμβαίνει στην αίθουσα. Δεν μπορούν να ακούσουν παράπλευρες συνομιλίες. Δεν μπορούν να διαβάσουν την ενέργεια. Αποσυνδέονται πιο γρήγορα και πιο ολοκληρωμένα από οποιοδήποτε άλλο είδος κοινού.
Σχεδιάστε πρώτα για το απομακρυσμένο κοινό και στη συνέχεια ελέγξτε ότι η εμπειρία εντός του δωματίου εξακολουθεί να λειτουργεί. Μιλήστε στην κάμερα καθώς και στο δωμάτιο. Βεβαιωθείτε ότι οι διαφάνειες είναι ευανάγνωστες σε μια μικρή οθόνη, όχι μόνο σε μια μεγάλη. Χρησιμοποιήστε εργαλεία αλληλεπίδρασης στα οποία μπορούν να συμμετέχουν ταυτόχρονα και τα δύο κοινά. Αναγνωρίστε ρητά το απομακρυσμένο κοινό αντί να το αντιμετωπίζετε ως δευτερεύουσα παράμετρο.
Αρχές σχεδιασμού που εφαρμόζονται παντού
Οι μορφές παρουσίασης ποικίλλουν. Οι αρχές σχεδιασμού που τις καθιστούν λειτουργικές δεν ισχύουν. Αυτοί οι τρεις κανόνες ισχύουν ανεξάρτητα από το αν απευθύνεστε σε επενδυτές, παρουσιάζετε τριμηνιαία αποτελέσματα, κάνετε μια πεντάλεπτη ομιλία ή διοργανώνετε ένα διαδικτυακό σεμινάριο.
The 10-20-30 κανόνας
Όχι περισσότερες από δέκα διαφάνειες. Όχι περισσότερες από είκοσι λεπτά. Γραμματοσειρά όχι μικρότερη από τριάντα στιγμές. Αυτό το πλαίσιο, που αναπτύχθηκε αρχικά για παρουσιάσεις σε επενδυτές, αποδεικνύεται χρήσιμο παντού επειδή οι περιορισμοί που επιβάλλει είναι καθολικά πολύτιμοι: λιγότερες διαφάνειες επιβάλλουν ιεράρχηση προτεραιοτήτων, ένα όριο είκοσι λεπτών επιβάλλει επεξεργασία και οι μεγάλες γραμματοσειρές επιβάλλουν οπτική διαύγεια.
Οι περισσότερες παρουσιάσεις παραβιάζουν και τους τρεις ταυτόχρονα. Έχουν πάρα πολλές διαφάνειες, διαρκούν πολύ και χρησιμοποιούν τόσο μικρές γραμματοσειρές που οι άνθρωποι στην τρίτη σειρά μαντεύουν το περιεχόμενο. Ο κανόνας 10-20-30 αποτελεί διόρθωση και για τις τρεις συνήθειες ταυτόχρονα.
Ο κανόνας 5/5/5
Όχι περισσότερες από πέντε κουκκίδες ανά διαφάνεια. Όχι περισσότερες από πέντε λέξεις ανά κουκκίδα. Όχι περισσότερες από πέντε διαδοχικές διαφάνειες με μεγάλο όγκο κειμένου στη σειρά. Αυτοί οι περιορισμοί συνεργάζονται για να αποτρέψουν την πιο συνηθισμένη σχεδιαστική αποτυχία στις επαγγελματικές παρουσιάσεις: διαφάνειες που αντικαθιστούν τον παρουσιαστή αντί να τον υποστηρίζουν.
Όταν οι διαφάνειές σας περιέχουν όλα όσα αξίζει να γνωρίζετε, το κοινό σας τις διαβάζει αντί να σας ακούει. Κανόνας 5/5/5 Διατηρεί τις διαφάνειες αρκετά απλές ώστε ο παρουσιαστής να παραμένει η κύρια πηγή πληροφοριών και όχι ο αφηγητής που διαβάζει από μια οθόνη.
The Κανόνας 7x7
Μια πιο αυστηρή εκδοχή του 5/5/5 για παρουσιάσεις με πολλές λεπτομέρειες: όχι περισσότερες από επτά γραμμές ανά διαφάνεια, όχι περισσότερες από επτά λέξεις ανά γραμμή. Η βασική αρχή είναι η ίδια με τους άλλους δύο κανόνες και η ίδια με το άρθρο 7x7 σε άλλα σημεία αυτής της σειράς: ελαχιστοποιήστε το κείμενο της διαφάνειας ώστε να υποστηρίζει την ομιλία σας αντί να το αντικαθιστά. Ο αριθμός είναι ενδεικτικός. Η αρχή δεν είναι διαπραγματεύσιμη.
Και οι τρεις κανόνες υπάρχουν για τον ίδιο λόγο. Οι διαφάνειες που κάνουν πάρα πολλά πράγματα αποσπούν την προσοχή από τον παρουσιαστή. Οι διαφάνειες που κάνουν ακριβώς όσα χρειάζονται την στρέφουν προς αυτόν. Οι κανόνες είναι διαφορετικοί τρόποι για να φτάσουμε στο ίδιο πρότυπο.
Πηγαίνοντας ένα βήμα παραπέρα με την AhaSlides
Κάθε μορφή σε αυτόν τον οδηγό έχει μια εκδοχή του ίδιου υποκείμενου προβλήματος: να διατηρείτε το κοινό σας παρόν και αφοσιωμένο για αρκετό χρονικό διάστημα ώστε να φτάσει το μήνυμά σας. Οι στρατηγικές διαφέρουν ανάλογα με το πλαίσιο, αλλά η πρόκληση είναι συνεχής.
Τα διαδραστικά στοιχεία αντιμετωπίζουν αυτήν την πρόκληση άμεσα, ανεξάρτητα από τη μορφή. Σε μια παρουσίαση, μια δημοσκόπηση που ζητά από το κοινό σας να αξιολογήσει τη σοβαρότητα του προβλήματος που λύνετε καθιστά το πρόβλημα προσωπικό πριν εσείς πείτε οτιδήποτε για τη λύση σας. Σε μια παρουσίαση δεδομένων, μια ζωντανή ερώτηση και απάντηση στη μέση της συνεδρίας φέρνει στο φως τη σύγχυση προτού αυτή επιδεινωθεί. Σε μια πεντάλεπτη ομιλία, μια ερώτηση μεμονωμένων λέξεων στην αρχή σάς λέει πού βρίσκεται το κοινό σας πριν ξεκινήσετε. Σε μια απομακρυσμένη συνεδρία, οι τακτικές στιγμές αλληλεπίδρασης αντικαθιστούν τους μηχανισμούς ανατροφοδότησης που αφαιρεί η μορφή.
Το AhaSlides έχει σχεδιαστεί για να λειτουργεί σε όλα αυτά τα περιβάλλοντα. Οι δημοσκοπήσεις, τα κουίζ, τα σύννεφα λέξεων και οι συνεδρίες ερωτήσεων και απαντήσεων βρίσκονται μέσα στη ροή της παρουσίασής σας και όχι δίπλα σε αυτήν, επομένως η συμμετοχή μοιάζει με μέρος της συνεδρίας ανεξάρτητα από τη μορφή, το μέγεθος του κοινού ή το περιβάλλον παρουσίασης.
Η μορφή είναι το κοντέινερ. AhaSlides κρατά τους ανθρώπους απασχολημένους με ό,τι υπάρχει μέσα σε αυτό.
Ολοκληρώνοντας
Τα περισσότερα προβλήματα παρουσίασης είναι προβλήματα μορφοποίησης που δεν είναι γνωστά. Η παρουσίαση δεδομένων που μπέρδευε τους πάντες δεν ήταν μπερδεμένη επειδή τα δεδομένα ήταν κακά. Ήταν μπερδεμένη επειδή ήταν δομημένη σαν ερευνητική εργασία και όχι σαν επιχειρηματική ενημέρωση. Η πρόταση που δεν έγινε δεκτή δεν ήταν μη πειστική επειδή το προϊόν ήταν αδύναμο. Ήταν μη πειστική επειδή οδηγούσε με χαρακτηριστικά αντί για προβλήματα.
Επιλέξτε τη μορφή σας πριν επιλέξετε το περιεχόμενό σας. Αντιστοιχίστε τη δομή με τα συμφραζόμενα. Εφαρμόστε τις αρχές σχεδιασμού που διασφαλίζουν ότι οι διαφάνειές σας λειτουργούν υπέρ σας και όχι εναντίον σας.
Κάντε αυτά τα τρία πράγματα και το περιεχόμενο έχει πολλές πιθανότητες να καταλήξει όπως το θέλατε.
