कर्मचारियों के प्रशिक्षण पूरा होने की निगरानी करने के लिए, यह तय करें कि किसे "पूर्ण" माना जाए, प्रत्येक व्यक्ति के लिए कुछ निश्चित तथ्य रिकॉर्ड करें, नियामक द्वारा अपेक्षित अवधि तक साक्ष्य सुरक्षित रखें, और एक निश्चित समय सारणी के अनुसार आंकड़ों की जांच करें। एक स्प्रेडशीट छोटे दल के लिए यह काम कर सकती है। एक ऐसा कोर्स टूल जो आपके लिए प्रगति रिकॉर्ड करता है, बार-बार जांच करने और दोबारा टाइप करने की झंझट से मुक्ति दिलाता है।
यह मार्गदर्शिका उन लोगों के लिए है जो अनिवार्य या अनुपालन प्रशिक्षण आयोजित करते हैं और यह साबित करना होता है कि प्रशिक्षण पूरा हो चुका है। इसमें यह बताया गया है कि क्या रिकॉर्ड करना है, समापन नियम कैसे लिखने हैं, लेखा परीक्षक क्या देखना चाहते हैं, और रिकॉर्ड रखने के तीन तरीके, जिनमें स्वास्थ्य सेवा और बीमा को उदाहरण के तौर पर शामिल किया गया है।
प्रत्येक पूर्ण प्रशिक्षण के लिए क्या रिकॉर्ड करना है
प्रशिक्षण रिकॉर्ड में चार सवालों के जवाब होने चाहिए: किसने, क्या, कब और कितनी अच्छी तरह से। इससे कम जानकारी होने पर आप यह साबित नहीं कर सकते कि किसी व्यक्ति को प्रशिक्षित किया गया था, बल्कि केवल यह साबित होगा कि उसे आमंत्रित किया गया था।
| क्षेत्र | क्या कैप्चर करें | एक ऑडिटर यह क्यों पूछता है? |
|---|---|---|
| नौसिखिया | पूरा नाम और एक विशिष्ट पहचान पत्र, जैसे कि कर्मचारी संख्या या कार्य ईमेल पता। | नाम दोहराए जाते हैं और लोग अपनी भूमिकाएँ बदलते हैं, इसलिए आईडी रिकॉर्ड को एक व्यक्ति से जोड़ती है। |
| पाठ्यक्रम और संस्करण | शीर्षक, साथ ही उस नीति का संस्करण या तिथि जिसके बारे में यह बताता है | यह दर्शाता है कि व्यक्ति को किन नियमों पर प्रशिक्षित किया गया था। |
| असाइनमेंट | नियुक्ति की तिथि और कारण (नए कर्मचारी के लिए, वार्षिक प्रशिक्षण के लिए, नीति में बदलाव के लिए) | इससे पता चलता है कि प्रशिक्षण सही लोगों तक समय पर पहुंचा। |
| समापन | पूर्ण होने की तिथि और उनके द्वारा पूरा किया गया नियम | "खुला" और "समाप्त" को अलग करता है |
| परिणाम | उत्तीर्ण अंक के आधार पर अंक या उत्तीर्ण/अनुत्तीर्ण। | इससे पता चलता है कि व्यक्ति को विषय समझ में आ गया था। |
| समय बिताया | सक्रिय सीखने का समय, जिसे आप रिकॉर्ड कर सकते हैं | क्लिक-थ्रू को चुनौती देने में मदद करता है |
| अगली देय तिथि | रिफ्रेशर तिथि | किसी चूक को अनदेखा होने से रोकता है |
प्रत्येक व्यक्ति के लिए प्रति कोर्स प्रयास एक पंक्ति रखें, न कि प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक पंक्ति। असफल प्रयास के बाद दूसरा प्रयास भी प्रमाण है।
किसी भी चीज़ को ट्रैक करने से पहले पूर्णता नियम लिख लें।
अलग-अलग टीमों में "पूर्ण" का अर्थ अलग-अलग होता है। इसे पहले लिखित रूप में तय कर लें, अन्यथा दो प्रबंधक एक ही पाठ्यक्रम के लिए अलग-अलग पूर्णता दरें रिपोर्ट करेंगे।
एक उपयोगी नियम में अधिकतम तीन भाग हो सकते हैं:
- कवरेज: शिक्षार्थी ने केवल अंतिम पृष्ठ ही नहीं, बल्कि पूरे पाठ को पढ़ा।
- समझ: शिक्षार्थी ने ज्ञान जांच में न्यूनतम अंक प्राप्त किए, उदाहरण के लिए 80% सही उत्तर।
- प्रयास है: शिक्षार्थी ने सामग्री पर न्यूनतम सक्रिय समय व्यतीत किया, जिससे ऐसे व्यक्ति को अलग किया जा सकता है जो एक घंटे के पाठ्यक्रम को दो मिनट में सरसरी तौर पर पढ़ लेता है।
फिर तय करें कि नियम का पालन न करने पर क्या होगा। क्या उन्हें तुरंत दोबारा कोशिश करनी होगी, या पर्यवेक्षक का इंतज़ार करना होगा? क्या पहले की कोशिश का रिकॉर्ड रखा जाएगा? इसे एक बार लिख लें और सभी पर लागू करें।
इसी प्रक्रिया से आपको प्रशिक्षण पूरा होने की सटीक दर मिलती है : नियम का पालन करने वाले लोगों की संख्या को आपके द्वारा नियुक्त किए गए लोगों की संख्या से भाग दें। यदि आपने 40 लोगों को नियुक्त किया और 34 लोगों ने नियम का पालन किया, तो आपकी दर 85% है। हमेशा हर का उल्लेख करें, क्योंकि "40 में से" के बिना "34 ने पूरा किया" का कोई खास मतलब नहीं है।
लेखा परीक्षकों और नियामकों को क्या देखने की अपेक्षा है
नियम क्षेत्र और देश के अनुसार अलग-अलग होते हैं, इसलिए अपनी अनुपालन टीम से सटीक आवश्यकता की पुष्टि कर लें। ये तीन उदाहरण इस प्रक्रिया को दर्शाते हैं: सही लोगों को प्रशिक्षित करें, फिर रिकॉर्ड प्रस्तुत करने में सक्षम हों।
अमेरिकी स्वास्थ्य सेवा अधिनियम (HIPAA) के अनुसार, गोपनीयता नियम के तहत किसी भी संस्था को अपने सभी कर्मचारियों को गोपनीयता नीतियों और प्रक्रियाओं के बारे में प्रशिक्षित करना, नए कर्मचारियों को उचित समय सीमा के भीतर प्रशिक्षण देना और नीति में महत्वपूर्ण बदलाव से प्रभावित कर्मचारियों को पुनः प्रशिक्षित करना अनिवार्य है। इसके अलावा, संस्था को यह प्रमाणित करना आवश्यक है कि प्रशिक्षण प्रदान किया गया था और उस दस्तावेज़ को छह वर्षों तक सुरक्षित रखना होगा ( 45 CFR 164.530 )। सुरक्षा नियम के तहत आवश्यक कार्यों और गतिविधियों का लिखित रिकॉर्ड भी छह वर्षों तक सुरक्षित रखने का प्रावधान है ( 45 CFR 164.316 )। व्यवहार में इसका अर्थ है कि प्रत्येक व्यक्ति का दिनांक सहित रिकॉर्ड होना चाहिए, न कि "सभी कर्मचारियों को प्रशिक्षित किया गया" वाली एक प्रविष्टि।
ब्रिटेन की स्वास्थ्य एवं सेवा प्रणाली (एनएचएस)। नियोक्ता यह तय करते हैं कि प्रत्येक कर्मचारी समूह को कौन सा वैधानिक और अनिवार्य प्रशिक्षण चाहिए, जिसके लिए वे स्किल्स फॉर हेल्थ द्वारा प्रकाशित कोर स्किल्स ट्रेनिंग फ्रेमवर्क को मानक के रूप में उपयोग करते हैं। स्किल्स फॉर हेल्थ के अनुसार, इंग्लैंड में एनएचएस संगठन जिन्होंने फ्रेमवर्क के साथ संरेखण की घोषणा प्रस्तुत की है, वे इलेक्ट्रॉनिक स्टाफ रिकॉर्ड (ईएसआर) पर संरेखित प्रशिक्षण को रिकॉर्ड और रिपोर्ट कर सकते हैं ( स्किल्स फॉर हेल्थ, कोर स्किल्स ट्रेनिंग फ्रेमवर्क अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न )। यदि आप ईएसआर के बाहर प्रशिक्षण संचालित करते हैं, जैसे कि किसी निजी सेवा प्रदाता के लिए, तो भी आपको इस बात का अपना रिकॉर्ड रखना होगा कि किसने क्या और कब पूरा किया।
बीमा (मनी लॉन्ड्रिंग रोधी)। बीमा उत्पाद जारी करने वाली अमेरिकी बीमा कंपनियों को मनी लॉन्ड्रिंग रोधी कार्यक्रम चलाना अनिवार्य है, जिसमें संबंधित व्यक्तियों को उनकी जिम्मेदारियों के बारे में निरंतर प्रशिक्षण देना शामिल है। कंपनी अपने कर्मचारियों, एजेंटों और ब्रोकरों को सीधे प्रशिक्षित कर सकती है, या यह सत्यापित कर सकती है कि उन्हें किसी अन्य बीमाकर्ता या सक्षम तृतीय पक्ष द्वारा प्रशिक्षित किया गया था ( 31 CFR 1025.210 )। दूसरा तरीका तभी कारगर होगा जब आपके पास उस बाहरी प्रशिक्षण का प्रमाण हो, इसलिए आपके ट्रैकर में "अन्यत्र प्रशिक्षित" के लिए एक फ़ील्ड और प्रमाण की एक प्रति होनी चाहिए।
इन सबमें एक बात समान है, और वह बहुत सरल है। नियामक आपसे शायद ही कभी आपकी कार्यप्रणाली पूछता है। वह केवल रिकॉर्ड मांगता है: व्यक्ति, प्रशिक्षण, तिथि और इसे सुरक्षित रखने का प्रमाण।
रिकॉर्ड रखने के तीन तरीके
| विधि | यह तब सबसे अच्छा काम करता है जब | कड़ी निगाह रखो |
|---|---|---|
| स्प्रेडशीट | लगभग 30 से कम लोग, एक या दो व्यंजन, एक ही मालिक | मैन्युअल प्रविष्टि, शिक्षार्थी द्वारा किए गए कार्य का कोई प्रमाण नहीं, दो लोगों द्वारा संपादन करने पर संस्करण में भिन्नता |
| मानव संसाधन या शिक्षण प्रबंधन प्रणाली | आपके पास पहले से ही एक है और उसमें रिकॉर्ड का सिस्टम मौजूद है। | सेटअप का समय, प्रति उपयोगकर्ता लागत और प्रशिक्षण सामग्री अभी भी बनानी या खरीदनी होगी। |
| अंतर्निर्मित ट्रैकिंग सुविधा वाला कोर्स टूल | आप अपना खुद का प्रशिक्षण कार्यक्रम बनाते हैं और चाहते हैं कि लोगों के सीखने के दौरान उसकी पूर्णता दर्ज की जाए। | यह मानव संसाधन रिकॉर्ड प्रणाली का स्थान नहीं ले सकता, इसलिए निर्यात की योजना बनाएं। |
स्प्रेडशीट एक अच्छी शुरुआत है, और ज्यादातर छोटी टीमें इसी का इस्तेमाल करती हैं। इसमें हर टिक के पीछे के सबूत (स्कोर, समय और प्रयास) की जानकारी होती है। जितने ज्यादा कोर्स और लोग आप जोड़ते हैं, उतना ही ज्यादा समय आपको दोबारा टाइप करने में लगता है।
आप जो भी विकल्प चुनें, उसे एक प्रश्न से परखें: क्या मैं किसी एक व्यक्ति के नाम से, किसी एक पाठ्यक्रम से संबंधित, पूरा रिकॉर्ड पाँच मिनट से कम समय में प्रस्तुत कर सकता हूँ? यदि नहीं, तो अगली ऑडिट में इसका पता चल जाएगा।
AhaSlides कोर्स के साथ कोर्स पूरा होने की प्रक्रिया को कैसे ट्रैक करें
जब आप स्वयं प्रशिक्षण तैयार करते हैं, तो AhaSlides Courses ऐसा करने का एक व्यावहारिक तरीका है। यह सीखने वालों की प्रगति और परिणामों को रिकॉर्ड करता है, इसलिए आपको रिकॉर्ड को मैन्युअल रूप से दोबारा बनाने की आवश्यकता नहीं होती है। 15 अक्टूबर 2026 को लाइव उत्पाद के आधार पर, इसमें निम्नलिखित शामिल हैं:
- निर्माण करें या रूपांतरित करें। किसी प्रॉम्प्ट या फ़ाइल से AI की मदद से बिल्कुल नया कोर्स बनाएं, या लाइव ट्रेनिंग के लिए इस्तेमाल की जा रही अपनी किसी प्रेजेंटेशन को सेल्फ-पेस्ड कोर्स में बदलें। प्रकाशित करने से पहले तैयार किए गए ड्राफ्ट की जांच कर लें।
- या फिर किसी टेम्पलेट से शुरुआत करें। जब आपके पास अभी तक कोई कोर्स नहीं है, तो कोर्सेस 600+ रेडी-मेड कोर्स टेम्प्लेट्स खोलता है, जिनमें से प्रत्येक में यह दिखाया गया है कि इसे आखिरी बार कब रिव्यू किया गया था और इसमें क्या शामिल है। एक को चुनें और यह आपके कोर्सेस में जुड़ जाएगा, जिसे आप एडिट और शेयर करने के लिए तैयार हैं।यह कैसे काम करता है).
- शिक्षार्थी लॉग इन करें। लिंक के माध्यम से कोई भी व्यक्ति कोर्स खोल सकता है, लेकिन शिक्षार्थियों को साइन इन करना होगा या खाता बनाना होगा ताकि उनकी प्रगति रिकॉर्ड हो सके। आप चाहें तो कोर्स को केवल निर्धारित शिक्षार्थियों तक ही सीमित कर सकते हैं।
- लोगों और समूहों को नियुक्त करें। ऐसे व्यक्तिगत प्रतिभागियों या शिक्षार्थी समूहों का चयन करें, जो "सभी नए कर्मचारियों" या "सभी दावा संचालकों" के लिए उपयुक्त हों। भुगतान की योजनाAhaSlides प्रत्येक नए असाइन किए गए शिक्षार्थी को पाठ्यक्रम, यदि आपने कोई नियत तिथि निर्धारित की है तो उसकी जानकारी और एक ईमेल भेजता है। कोर्स शुरू करें बटन, ताकि किसी को आपकी ओर से लिंक का इंतजार न करना पड़े। यह सुविधा अभी यूरोपीय संघ के खातों पर उपलब्ध नहीं है। एक पाठ्यक्रम निर्धारित करें.
- समापन के नियम निर्धारित करें। सभी पाठों को पूरा करना, पाठ्यक्रम के ज्ञान संबंधी प्रश्नों में न्यूनतम प्रतिशत सही उत्तर देना, न्यूनतम सक्रिय अध्ययन समय या इन सभी का संयोजन अनिवार्य है। शिक्षार्थी इन आवश्यकताओं को देख सकते हैं, और उत्तीर्ण होने का निर्णय सर्वर द्वारा लिया जाता है, न कि शिक्षार्थी द्वारा।
- स्कोर स्वचालित रूप से प्राप्त होगा। ज्ञान संबंधी जांचों का मूल्यांकन आपके लिए किया जाता है, इसलिए प्रत्येक शिक्षार्थी को बिना किसी के अंक दिए ही स्कोर मिल जाता है।
- कोर्स रिपोर्ट पढ़ें। रिपोर्ट में एक समग्र अवलोकन, पाठानुसार परिणाम और प्रत्येक शिक्षार्थी का विवरण शामिल है, जिसमें प्रत्येक व्यक्ति की गतिविधि का रिकॉर्ड भी शामिल है। आप इसे अपनी फाइल के लिए CSV या PDF फॉर्मेट में एक्सपोर्ट कर सकते हैं, जिससे आप ऑडिटर को साक्ष्य सौंप सकते हैं या इसे किसी अन्य सिस्टम में लोड कर सकते हैं।
- शिक्षार्थियों को प्रमाण दें। सर्टिफिकेट चालू करें और कोर्स पूरा करने वाले शिक्षार्थी इसे डाउनलोड कर सकते हैं, एक लिंक कॉपी कर सकते हैं जिसका उपयोग कोई भी इसकी प्रामाणिकता की जांच करने के लिए कर सकता है, या इसे लिंक्डइन में जोड़ सकते हैं, जबकि आप रिपोर्ट से प्रत्येक को खोल सकते हैं, वापस ले सकते हैं या पुनर्स्थापित कर सकते हैं। कोर्स सर्टिफिकेट कैसे काम करते हैं.
इससे पहले वाली फ़ील्ड तालिका काफ़ी हद तक स्वचालित हो जाती है: सीखने वाले, पाठ्यक्रम, पूर्णता, परिणाम और बिताया गया समय लोगों के सीखने के दौरान ही दर्ज हो जाते हैं। आपको अभी भी नीति संस्करण, असाइनमेंट का कारण और अपना रिफ्रेशर शेड्यूल स्वयं जोड़ना होगा।
AhaSlides Courses एक संपूर्ण मानव संसाधन या शिक्षण प्रबंधन प्रणाली नहीं है। यदि आपके संगठन को किसी विशेष प्रणाली में रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता है, तो निर्यात को उस प्रणाली से जुड़ने के माध्यम के रूप में उपयोग करें। प्रशिक्षण के लिए और प्रत्येक व्यक्ति के प्रदर्शन का रिकॉर्ड रखने के लिए पाठ्यक्रम का उपयोग करें।
यदि आप प्रशिक्षण लाइव भी आयोजित करते हैं, तो आप पहले सत्र को AhaSlides में चला सकते हैं, और फिर उसी प्रस्तुति को उन लोगों के लिए एक स्व-गति पाठ्यक्रम में बदल सकते हैं जो इसे देखने से चूक गए हैं। पाठ्यक्रम पूरा होने के बाद प्रशिक्षण के मूल्यांकन के लिए हमारी मार्गदर्शिका में बताया गया है कि पाठ्यक्रम पूरा होने के बाद किन बातों का मूल्यांकन करना चाहिए।
आप AhaSlides सहायता केंद्र में यह पढ़ सकते हैं कि कोई कोर्स कैसे बनाया और प्रकाशित किया जाता है ।
संख्याओं को सटीक बनाए रखने के लिए एक सरल प्रक्रिया
ट्रैकिंग तभी उपयोगी होती है जब कोई उसे देखे। एक छोटी नियमित प्रक्रिया एक बड़े वार्षिक सफाई अभियान से बेहतर काम करती है:
- साप्ताहिक: यह सुनिश्चित करें कि नए प्रवेशकों को उनके आवश्यक पाठ्यक्रम आवंटित कर दिए गए हैं।
- मासिक: कार्य पूर्णता रिपोर्ट निकालें, पूर्ण किए गए कार्यों की तुलना निर्धारित कार्यों से करें और उन लोगों को संदेश भेजें जिन्होंने नियम का पालन नहीं किया है।
- त्रैमासिक: अगले 90 दिनों के लिए रिफ्रेशर सत्रों की तिथियों की जांच करें और उन्हें पहले से ही निर्धारित कर लें।
- वार्षिक: तीन यादृच्छिक व्यक्तियों के पूरे रिकॉर्ड तैयार करके पूरी प्रक्रिया का परीक्षण करें, और पुष्टि करें कि रिकॉर्ड आपके नियामक द्वारा निर्धारित अवधि के लिए रखे गए हैं।
ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल
कर्मचारियों के प्रशिक्षण पर नज़र रखने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?
कुछ लोगों के लिए, ऊपर दिए गए फ़ील्ड वाली एक स्प्रेडशीट ही काफ़ी है। जब आप कई कोर्स चलाते हैं या आपको स्कोर और समय का प्रमाण चाहिए, तो एक ऐसे टूल का उपयोग करें जो शिक्षार्थी के काम करते समय उसकी पूर्णता को रिकॉर्ड करता हो, और फिर रिपोर्ट को अपनी फ़ाइल में एक्सपोर्ट कर लें।
आप अनुपालन प्रशिक्षण के पूरा होने की निगरानी कैसे करते हैं?
कोर्स को नामित व्यक्तियों को सौंपें, पूरा करने का नियम निर्धारित करें, प्रत्येक कोर्स के पूरा होने की तारीख, परिणाम और प्रमाण दर्ज करें, और नियामक द्वारा निर्धारित अवधि तक रिकॉर्ड सुरक्षित रखें। कोर्स पूरा होने की दर की मासिक समीक्षा करें और समय सीमा से पहले कमियों को दूर करें, समय सीमा के बाद नहीं।
प्रशिक्षण पूरा करने की अच्छी दर क्या है?
अनिवार्य प्रशिक्षण के लिए लक्ष्य है कि प्रत्येक नियुक्त व्यक्ति प्रशिक्षण प्राप्त करे, इसलिए निर्धारित समय सीमा तक 100% प्रशिक्षण पूरा करने का लक्ष्य रखें। जहां प्रशिक्षण में देरी हो रही है, वहां का पता लगाने के लिए टीम के अनुसार प्रशिक्षण की गति पर नज़र रखें और हमेशा यह बताएं कि आपने कितने लोगों को प्रशिक्षण सौंपा है।
प्रशिक्षण संबंधी रिकॉर्ड कितने समय तक रखे जाने चाहिए?
यह आपके लिए लागू होने वाले नियम पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, अमेरिकी HIPAA दस्तावेज़ों को छह साल तक सुरक्षित रखना अनिवार्य है ( 45 CFR 164.530 )। अपनी अनुपालन टीम से अपनी अवधि के बारे में पूछें और इसे एक स्थायी नियम के रूप में निर्धारित करें।
हमारा फैसला
रिकॉर्ड से शुरुआत करें, टूल से नहीं। पूरा करने का नियम लिखें, सभी के लिए कुछ ही फ़ील्ड भरें और कुछ ही मिनटों में किसी एक व्यक्ति का पूरा इतिहास तैयार कर लें। अगर स्प्रेडशीट से यह सुविधा मिलती है, तो उसे ही रखें। अगर आपको स्कोर दोबारा टाइप करने पड़ रहे हैं और ईमेल से लोगों से संपर्क करना पड़ रहा है, तो प्रगति रिकॉर्ड करने वाला कोर्स टूल आपका समय बचाएगा। AhaSlides Courses तब अच्छा विकल्प है जब आप अपना खुद का प्रशिक्षण तैयार कर रहे हों और साइन-इन, असाइनमेंट, पूरा करने के नियम, स्कोरिंग और निर्यात योग्य रिपोर्ट एक ही जगह पर चाहते हों। अगर आपके रिकॉर्ड किसी HR या लर्निंग मैनेजमेंट सिस्टम में होने चाहिए, तो उसी सिस्टम का इस्तेमाल करें और निर्यात सुविधा का उपयोग करें।
