Dauguma pristatymų yra per ilgi, per daug teksto ir pernelyg nuobodūs. Auditorija atsiriboja. Skaidrės tampa blaškymo priemone, o ne palaikymu. Pagrindinė problema: pranešėjai stengiasi viską sutalpinti į skaidres, užuot naudoję skaidres kaip kalbėjimo turinio pagrindą.
Rinkodaros ekspertas Guy Kawasaki šią problemą išsprendė apgaulingai paprasta taisykle. Mes ją vadiname 10-20-30 sistema. Nepaisant paprastumo, ji pakeičia pristatymų pojūtį ir funkciją.
Šiame vadove paaiškinsime taisyklę, kodėl ji veikia ir kaip ją pritaikyti savo pristatymuose. Nesvarbu, ar pristatote investuotojams, apmokote darbuotojus, ar vedate pamokas klasėje, ši sistema pakels jūsų pristatymo lygį.
Kas yra 10-20-30 taisyklė?
Taisyklę sudaro trys komponentai:
Daugiausia 10 skaidrių: Jūsų pristatyme neturėtų būti daugiau nei 10 skaidrių. Šis apribojimas verčia nustatyti prioritetus. Įtraukiate tik svarbiausius punktus. Užpildas dingsta.
Maksimalus laikas – 20 minučių: Jūsų pristatymas turėtų trukti maždaug 20 minučių. Tai atitinka dėmesio koncentracija dauguma žmonių išlaikoma be pertraukosJis pakankamai ilgas, kad apimtų esmę, bet pakankamai trumpas, kad išlaikytų dėmesį.
Mažiausiai 30 taškų šriftas: Skaidrių tekstas turėtų būti bent 30 taškų dydžio. Šis apribojimas apsaugo nuo skaidrių perpildymo. Neįmanoma sutalpinti pastraipų, jei vietos yra tik antraštėms ir trumpiems teiginiams.
„Kawasaki“ sukūrė šią taisyklę rizikos kapitalistams skirtų pristatymų sričiai. Tačiau logika taikoma plačiai. Bet koks pristatymas gauna naudos iš šio apribojimais pagrįsto mąstymo.
Kodėl 10 skaidrių yra tinkamas skaičius
Kognityvinis krūvis yra realus. Žmogaus smegenys sunkiai apdoroja neribotą informaciją. Dešimt skaidrių – tai skaičius, kurį auditorija gali sekti ir įsiminti. Bet koks skaičius, viršijantis 10, rizikuoja perkrauti klausytojus.
Apsvarstykite tipinius skaidrių rinkinius. Pardavimų pristatymuose dažnai būna 40–50 skaidrių. Mokymo moduliuose jų būna daugiau nei 100. Žiūrovai beveik nieko neprisimena nuo šių maratonų. Jų smegenys išvargintos 20 skaidrės.
Dešimt skaidrių verčia jus priimti sunkius sprendimus. Kurios idėjos yra išties esminės? Kokius argumentus galite paaiškinti žodžiu, o ne parodyti ekrane? Kurios skaidrės atrodo svarbios, bet iš tikrųjų nepajudina jūsų argumento į priekį?
Kai negailestingai redaguojate iki 10 skaidrių, lieka tik stipriausia medžiaga. Kiekviena skaidrė užsitarnauja savo vietą.
Tipinė 10 skaidrių struktūra:
- Pavadinimo skaidrė su jūsų vardu ir tema
- Problemos aprašymas (kodėl tai svarbu)
- Sprendimo apžvalga (jūsų atsakymas)
- Kaip tai veikia (pirmas paaiškinimas)
- Kaip tai veikia (antras paaiškinimas)
- Realaus pasaulio pavyzdys arba atvejo analizė
- Pagrindiniai privalumai arba rezultatai
- Kodėl esate tinkamas žmogus šiam tikslui
- Raginimas veikti (ką norite, kad auditorija darytų)
- Kontaktinė informacija
Ši struktūra apima esminius elementus be pertekliaus. Jūs pasakojate istoriją nuo problemos per sprendimą ir toliau per veiksmą.
Kodėl 20 minučių yra stebuklinga trukmė
Dėmesio tyrimai rodo, kad dauguma žmonių praranda susikaupimą po 20–30 minučių nepertraukiamo kalbėjimo. Jei kalbate vienas be pertraukų ar sąveikos, kalbėkite apie 20 minučių.
Televizijos laidų trukmė yra maždaug 20–45 minutės, priklausomai nuo formato. Kodėl? Nes kūrėjai supranta dėmesio sutelkimo trukmę. Jie žino, kada auditorija pradeda tikrinti telefonus. Dvidešimt minučių yra natūralus žmogaus dėmesio ritmas.
20 minučių trukmės pristatymas taip pat gerbia jūsų auditorijos laiką. Užimtoje profesinėje aplinkoje 20 minučių trukmės pristatymus daug lengviau suplanuoti nei 60 minučių trukmės sesijas. Didesnė tikimybė, kad bus rengiami trumpesni pristatymai. Žmonės mieliau dalyvauja.
Laiko paskirstymas 20 minučių pristatymui:
- Įvadas (1–2 minutės): Pateikite kontekstą, paaiškinkite, kodėl jiems turėtų rūpėti
- Problema arba poreikis (2–3 minutės): Padėkite auditorijai suprasti iššūkį
- Jūsų sprendimas (5–7 minutės): Paaiškinkite, ką siūlote ir kaip tai veikia.
- Įrodymai arba pavyzdžiai (4–5 minutės): Parodykite, kodėl auditorija turėtų jumis tikėti
- Raginimas veikti (1–2 minutės): Pasakykite jiems, ką daryti toliau
- Buferis (1–2 minutės): Atsižvelkite į perėjimus, kvėpavimą ir natūralų tempo kitimą
Šie laiko intervalai yra lankstūs, tačiau jie rodo, kaip 20 minučių suskaidoma į lengvai valdomas dalis. Jūs galite išsamiai nagrinėti kiekvieną temą be jokio vilkinimo.
Jei reikia daugiau laiko, po to įtraukite klausimų ir atsakymų sesiją. Tačiau jūsų paruoštos pastabos turėtų trukti 20 minučių.
Kodėl 30 taškų šriftas skatina geresnį dizainą
Smulkus tekstas yra tarsi atrama. Pranešėjai naudoja mažyčius šriftus turiniui įsprausti į skaidres, o tada pažodžiui skaito iš tų skaidrių. Rezultatas: auditorija stebi, kaip jūs skaitote, o ne klausosi jūsų kalbos.
Minimalus 30 taškų šriftas apsaugo nuo šios klaidos. Negalite sutalpinti pastraipų. Vos telpa trys sakiniaiŠis apribojimas skatina aiškumą. Antraštės tampa įtaigesnės. Pagalbinis tekstas tampa trumpas ir esminis.
Didelis šriftas taip pat padeda lengviau pasiekti skaidres. Skaidres gali skaityti ir salės gale esantys žmonės. Taip pat ir regėjimo negalią turintys auditorijos nariai. Didelis tekstas tiesiog pagerina dizainą.
Kaip atrodo 30 taškų šriftas:
30 taškų šrifto pavyzdys
Atkreipkite dėmesį, kiek vietos tai užima. Įprasta skaidrė telpa daugiausia 3–4 eilutėse, o dydis – 30 taškų. Esate priversti atsikratyti nereikalingo turinio.
Sethas Godinas dažnai mini savo susijusią taisyklę: „Ne daugiau kaip šeši žodžiai skaidrėje. Niekada.“ Nors ne visi griežtai laikosi šio principo, jis atitinka 10-20-30 filosofiją. Minimalus teksto kiekis, maksimalus kalbėjimas.
Realaus pasaulio pavyzdys: 10-20-30 taikymas
Tarkime, kad savo vadovų komandai pristatote naujų darbuotojų mokymo programą.
Be 10-20-30 taisyklės: Parengiate 35 skaidres, kuriose aptariama programos istorija, rinkos tyrimai, konkurentų analizė, išsamus mokymo programos suskirstymas, išlaidų suskirstymas pagal skyrius, kiekvienos vietos įgyvendinimo terminai ir priedai. Jūsų pristatymas trunka 75 minutes. Vadovai praranda dėmesį po 20 minučių. Baigiate, padėkojate visiems ir kelias savaites negaunate jokio atsakymo.
Pagal 10-20-30 taisyklę: Jūs paruošiate 10 skaidrių:
- Pavadinimas: „Mūsų mokymo programos modernizavimas“
- Problema: „Dabartinė programa neparuošia darbuotojų būsimiems vaidmenims“
- Sprendimas: „Nauja programa, orientuota į strateginius įgūdžius“
- Kaip tai veikia: „Modulinė struktūra, mokymasis savarankišku tempu“
- Kaip tai veikia: „Ketvirtiniai lyderystės koučingo seminarai“
- Atvejo analizė: „X įmonė pastebėjo 40 % pagerėjimą išlaikant įgūdžius“
- Privalumai: „30 % greitesnis naujų darbuotojų produktyvumo pasiekimas“
- Kodėl verta rinktis mus: „Mūsų komanda turi 50 metų bendros mokymų patirties“
- Investicijos: „Kaina yra 15 % mažesnė nei esamos programos“
- Tolesni veiksmai: „Suplanuokime bandomąjį projektą su pardavimų komanda“
Jūs pristatote per 18 minučių. Jūsų žinutė aiški: ši programa veikia, mes ją kruopščiai suplanavome ir ji nepakenks biudžetui. Vadovai iš karto supranta. Jie patvirtina bandomąją versiją. Jūs pateikiate išsamius dokumentus, tačiau jūsų gyvas pristatymas atliko savo darbą.
Trys priežastys, kodėl veikia 10-20-30 taisyklė
1 priežastis: Tai sukuria dėmesį
Apribojimai skatina kūrybiškumą. Kai jūsų laikas apribotas 10 skaidrių ir 20 minučių, turite išsklaidyti savo mintį iki esmės. Tuščios mintys lieka tuščios. Jūsų pagrindinis argumentas išlieka savarankiškas ir stipresnis.
Toks susikaupimas naudingas ir jūsų auditorijai. Jie daug geriau įsimena tikslingus pristatymus nei padrikus. Aiški tezė su įrodymais pranoksta išsamią apžvalgą su silpnu pateikimu.
2 priežastis: tai gerbia auditorijos laiką ir dėmesį
Auditorijos vertina efektyvumą. Kai vertę sukuriate per 20 minučių, o ne sugaištate valandą, žmonės jaučiasi gerbiami. Jie dėkingi, kad negaišote jų laiko. Šis geranoriškumas persiduoda ir jiems, kurie priima jūsų žinutę.
Daugelis pristatymų galėtų būti el. laiškai. Jei galite viską perteikti raštu, darykite tai. Tačiau kai pristatymas būtinas, būkite efektyvūs. 10-20-30 taisyklė užtikrina, kad kiekviena gyva pristatymo akimirka pridėtų vertės.
3 priežastis: energija perkeliama iš skaidrių į kalbėtoją
Kai skaidrėse yra minimaliai teksto, pristatymas skirtas ne skaidrių skaitymui. Svarbiausia – jūsų klausymuisi. Jūsų balsas, jūsų istorijos, jūsų aistra tampa dėmesio centre. Skaidrės yra pagalbinės, o ne pagrindinės veikėjos.
Šis pokytis yra galingas. Auditorijos išeina prisimindamos jus ir jūsų idėjas, o ne detales iš skaidrių. Jūs tampate įsimintini. Jūsų žinutė išlieka.
Kaip pritaikyti 10-20-30 metodą kitam pristatymui
Pradėkite nuo visų idėjų sugalvojimo
Nepradėkite nuo apribojimų. Išsamiai permąstykite kiekvieną mintį, kurią norite išsakyti. Įtraukite viską, ką manote esant svarbu. Užsirašykite šias idėjas sąraše arba minčių žemėlapyje.
Nustatykite savo pagrindinį argumentą
Peržiūrėkite savo sąrašą. Kokį vieną pagrindinį teiginį turite perteikti? Visa kita turėtų paremti šią pagrindinę mintį. Jei teiginys nesustiprina pagrindinio argumento, jį verta išbraukti.
Sukurkite savo pasakojimo lanką
Suskirstykite punktus į istoriją: problema, sprendimas, įrodymai, veiksmas. Tokia pasakojimo struktūra labiau įtraukia auditoriją nei atsitiktiniai faktai.
Sukurkite lygiai 10 skaidrių
Kiekvieną savo pasakojimo punktą priskirkite skaidrei. Turėsite 10 skaidrių, po vieną idėją kiekvienoje. Jei norite ką nors įtraukti ir netelpate, radote turinį, kuris turėtų būti kitur (dalomojoje medžiagoje, tolesniame el. laiške, klausimų ir atsakymų diskusijoje).
Pridėkite minimalų teksto kiekį, maksimalų vaizdų kiekį
Kiekvienai skaidrei paklauskite: „Ar galiu tai parodyti vietoj rašymo?“ Kai įmanoma, naudokite paveikslėlius, diagramas, grafikus. Tekstas turėtų būti antraštės ir pagrindinės frazės, o ne sakiniai.
Praktikuokis ir stebėk laiką
Garsiai perskaitykite savo pristatymą. Patikrinkite tempą. Prireikus pakoreguokite, kad jis truktų 20 minučių. Praktika atskleidžia, kur skubate ar užtrunkate. Atitinkamai tobulinkite.
Dažni klausimai dėl 30-10-20
„O kas, jeigu mano temai reikia daugiau nei 20 minučių?“ Daugumai temų nereikia daugiau nei 20 minučių tiesioginio pristatymo. Išsami informacija pateikiama pridedamuose dokumentuose. 20 minučių skirtuką skirkite pagrindiniams punktams ir apibendrinimui. Išsamesnę informaciją skirkite klausimams ir atsakymams arba individualiems tolesniems pokalbiams.
„Ar galiu naudoti 11 skaidrių, jei man tikrai reikia papildomos?“ Skaičius 10 yra esmė. Tai riba. Ją peržengus, pradedate eiti keliu „na, dar viena nepakenks“, o tai veda atgal prie išpūstų pristatymų. Laikykitės 10. Priversdami save iškirpti tą vieną papildomą skaidrę, dažnai pasiekiate geriausių rezultatų.
"O kaip dėl duomenų gausos turinčių pristatymų, kuriuose reikia parodyti daug skaičių?" Skaidrėse paryškinkite svarbiausius skaičius. Išsamūs duomenys pateikiami dalomojoje medžiagoje. Tiesioginės pristatymo metu aptarkite pagrindines įžvalgas ir leiskite patvirtinamiesiems dokumentams suteikti išsamumo.
"Ar mažesnis šriftas neapsunkina gale sėdintiems žmonėms skaitymo?" Būtent todėl taisyklėje nurodytas minimalus 30 taškų skaičius. Didesnis šriftas tai išsprendžia. Tai verčia įtraukti mažiau teksto, kad likęs tekstas būtų matomas visiems.
„Mirties dėl „PowerPoint“ problema“
Dauguma žmonių yra išklausę pristatymą, kuris atrodė kaip kankinimas. Skaidrės sunumeruotos 60-imis. Tankios pastraipos. Šriftas toks mažas, kad neįskaitomas iš 10 metrų atstumo. Kalbėtojas skaito pažodžiui iš skaidrių. Niekas nesusimąsto. Visi viską pamiršta.
Mes tai vadiname „mirtimi nuo „PowerPoint“. Tai tikras reiškinys. Per daug skaidrių, per daug teksto, per mažai kalbėjimo. Medijos turinys užgožia žinutę.
10-20-30 taisyklė tai ištaiso. Ji pakeičia pusiausvyrą. Kalbėjimas tampa pagrindiniu. Skaidrės tampa atrama. Jūsų idėjos ir pateikimas sužiba.
Šios taisyklės įgyvendinimas nereiškia griežto laikymosi. Svarbu perimti filosofiją: trumpesnis tekstas – geriau, aiškesnis – geriau, ir leisti savo balsui perteikti žinutę, slepiančią už skaidrių.
Pradžia su jūsų pristatymu
Nelaukite didelio pristatymo, kad išbandytumėte šią sistemą. Pasipraktikuokite su kitu atnaujinimu ar instruktažu. Atkreipkite dėmesį, kuo skiriasi 10 skaidrių nuo 30. Atkreipkite dėmesį, kaip 20 minučių pakeičia tai, ką įtraukiate.
Jūsų auditorija taip pat pastebės. Jie bus labiau įsitraukę. Jie daugiau įsimins. Jie tikriausiai pakomentuos, koks gaivus atrodo glaustas, koncentruotas pristatymas.
Guy Kawasaki sukūrė 10-20-30 taisyklę prieš kelis dešimtmečius, tačiau ji tebėra aktuali. Dėmesio trūkumo amžiuje pagarba auditorijos laikui ir dėmesiui yra svarbesnė nei bet kada anksčiau. Ši taisyklė yra dovana tiek pranešėjui, tiek auditorijai: aiškesnis mąstymas kalbėtojo pusėje, geresnis išlaikymas ir patirtis klausytojo pusėje.
Išbandykite tai savo kitoje prezentacijoje. Sukurkite 10 skaidrių. Praktikuokitės, kol pasieksite 20 minučių. Naudokite 30 taškų šriftą. Tada stebėkite, kaip tai pakeičia rezultatus.
