Dauguma apklausos duomenų niekur nedingsta. Komandos atlikti apklausą, surinkite skaičius ir sukurkite apklausos rezultatų pristatymą, kuriame būtų nurodytas kiekvienas klausimas ir jo procentinė dalis. Suinteresuotosios šalys linkteli galvomis per susitikimą, dokumentų paketas susemiamas ir niekas nesikeičia. Skamba pažįstamai?
Problema retai būna duomenys. Problema yra jų pateikimas. Šiame vadove aprašoma, kaip struktūrizuoti, vizualizuoti ir pateikti apklausos rezultatus, kad išvados būtų lemiamos priimant sprendimus, o ne pildant archyvo aplanką. „McKinsey Global Institute“ ataskaitoje nustatyta, kad duomenimis pagrįstos organizacijos 23 kartus dažniau pritraukia klientų ir 19 kartų dažniau gauna pelno, tačiau dauguma apklausos rezultatų niekada nevirsta sprendimais, nes jie pateikiami be aiškaus pasakojimo [5].
Ką iš tikrųjų turi padaryti apklausos rezultatų pristatymas
Prieš pasirinkdami diagramos tipą arba rašydami titulinę skaidrę, aiškiai apibrėžkite pristatymo užduotį. Apklausos rezultatų pristatymas turi atlikti tris dalykus:
- Papasakokite auditorijai, ką radote
- Paaiškinkite, kodėl jiems tai ypač svarbu
- Nukreipkite dėmesį į tai, kas turėtų įvykti toliau
Visa kita – dekoracija. Vadovai sėdi ir skaito pristatymą. darbuotojo įsipareigojimas Duomenys nėra skirti metodologijai peržiūrėti. Jie nori žinoti, ką skaičiai sako apie organizacijos būklę ir ką reikėtų keisti. Žmogiškųjų išteklių specialistai, peržiūrintys mokymų vertinimo rezultatus, nori žinoti, kurios programos veikia, o kurias reikia pertvarkyti. Prieš pirmąją skaidrę svarbus rėmelis.
1 veiksmas: prieš ką nors kurdami pažinkite savo auditoriją
Tie patys apklausos duomenys turi būti pateikiami skirtingai, priklausomai nuo to, kas yra patalpoje. Išsamus suskirstymas Likerto skalė Dešimties klausimų pasiskirstymas yra tinkamas žmogiškųjų išteklių analitikų komandai. Ta pati informacija, pateikiama finansų direktoriui, turi būti suspausta į dvi ar tris pagrindines išvadas, tiesiogiai susietas su verslo rezultatais.
Prieš statydami terasą ar ataskaitą, atsakykite į šiuos klausimus:
- Kokį sprendimą turi priimti ši auditorija?
- Kiek konteksto jie jau žino apie apklausą ir jos tikslus?
- Kiek laiko jie turės peržiūrėti arba išklausyti pristatymą?
- Koks statistinio išsamumo lygis jiems bus naudingas, o koks – pernelyg didelis?
Vadovų auditorijai pradėkite nuo svarbiausių išvadų. Praktikų auditorijai galite pateikti daugiau detalių. Mišriose auditorijose pristatymą struktūrizuokite taip, kad pagrindinės išvados būtų pateikiamos pirmiausia, o patvirtinamieji duomenys – vėliau, kad suinteresuotosios šalys galėtų baigti po pagrindinių išvadų, o analitinė komanda galėtų pasilikti likusiam laikui.
2 veiksmas: filtruokite duomenis prieš juos vizualizuodami
30 klausimų apklausa sugeneruoja 30 duomenų taškų, bet tai nereiškia, kad pateikiate visus 30. Daugumoje apklausų yra nuo trijų iki penkių išvadų, kurios iš tikrųjų yra svarbios priimant sprendimus. Visa kita geriausiu atveju yra kontekstas, blogiausiu – triukšmas.
Peržiūrėkite savo rezultatus ir paklauskite: kurie rezultatai yra stebinantys, reikšmingi ar verčiantys imtis veiksmų? Klausimas, į kurį 94 % respondentų atsakė tą patį, beveik nieko naudingo nepasako: jį tikriausiai galima sutrumpinti. Klausimas, į kurį atsakymai smarkiai išsiskiria tarp skyrių arba į kurį tendencija labai pasikeitė nuo paskutinio apklausos ciklo, paprastai turėtų būti pateiktas pristatyme.
Šis filtravimo žingsnis yra tai, į ką dauguma pranešėjų investuoja per mažai. Visko rodymas atrodo kruopštus, bet veikia kaip kiekvienos eilutės paryškinimas vadovėlyje: kai viskas pažymėta kaip svarbu, niekas nėra svarbu.
3 veiksmas: pasirinkite duomenis atitinkančius diagramų tipus
Skirtingiems klausimų formatams reikalingos skirtingos vizualizacijos. Naudojant netinkamą diagramos tipą, tikslius duomenis sunkiau suprasti.
Vieno ir kelių atsakymų klausimai gerai veikia kaip horizontalios juostinės diagramos. Juostines diagramas lengva skaityti, jos tvarko bet kokį kategorijų skaičių ir leidžia rūšiuoti atsakymus pagal dažnumą, kad modeliai būtų iš karto matomi [1]. Skritulinės diagramos tinka klausimams su vienu atsakymo variantu, turintiems keturis ar mažiau variantų, kai pagrindinis dalykas yra proporcija su visuma, tačiau jas sunku skaityti, kai yra daugiau nei penkios skiltys.
Vertinimo skalė ir Likerto klausimai geriausiai vaizduojamos kaip sudėtinės juostinės diagramos, kur kiekviena juosta reiškia vieną klausimą, o segmentai rodo atsakymų pasiskirstymą skalėje [2]. Tai leidžia palyginti atsakymų modelius keliuose klausimuose viename vaizde.
Tendencijos duomenys, kurioje lyginami šio ciklo rezultatai su ankstesniu, geriausiai veikia kaip paprasta linijinė diagrama arba greta esančių juostinių diagramų palyginimas. Tikslas – iš pirmo žvilgsnio aiškiai matyti pokyčių kryptį.
Atviri tekstiniai atsakymai nebūtina pateikti kaip neapdorotos citatos (nors kelios gerai parinktos citatos gali būti veiksmingos). Žodžių debesys gali greitai išryškinti dažniausiai vartojamus terminus, o tai naudinga norint pastebėti temas dideliuose atsakymų rinkiniuose.
Viena nuosekli taisyklė visiems diagramų tipams: duomenis žymėkite tiesiogiai diagramoje, o ne remkitės legendomis. Auditorijai nereikėtų kryžminių nuorodų į spalvų raktą, kad suprastų, ką mato.
4 žingsnis: sukurkite pasakojimą, o ne sąrašą
Skirtumas tarp naudingo ir lengvai užmirštamo pristatymo dažnai priklauso nuo to, ar pranešėjas bandė papasakoti istoriją, ar tik pateikti skaičius [3].
Apklausos rezultatų naratyvinė struktūra paprastai atrodo taip:
Kontekstas: Apie ką buvo ši apklausa, kas atsakė ir kada ji buvo atlikta? Apklausa apsiriboja viena skaidre arba keliais sakiniais. Auditorijai reikia pakankamai informacijos, kad pasitikėtų duomenimis, o ne išsamia metodologijos ataskaita.
Svarbiausia išvada: Pradėkite nuo svarbiausio rezultato. Suformuluokite jį kaip teiginį, o ne klausimą. „Šešiasdešimt du procentai darbuotojų teigia, kad neturi pakankamai informacijos apie sprendimus, turinčius įtakos jų darbui“ yra išvada. „Ką darbuotojai mano apie vidinę komunikaciją?“ yra raginimas, o ne išvada.
Palaikomoji detalė: Du ar trys duomenų taškai, kurie suteikia gylio pagrindinei išvadai. Būtent čia skaidrės, kuriose gausu diagramų, užsitarnauja savo vietą.
Palyginimas arba kontekstas: Kaip tai palyginama su ankstesniu apklausos laikotarpiu, su pramonės šakos etalonu ar kita komanda ar skyriumi? Skaičiai yra prasmingesni, kai kalbama apie kažką.
Poveikis: Ką šis atradimas reiškia praktiškai? Čia susiejate duomenis su sprendimais, kuriuos auditorija turi priimti.
Rekomendacija: Kas turėtų vykti toliau? Net jei pranešėjas neturi galutinio atsakymo, pristatymas turėtų baigtis aiškiais pasirinkimais, o ne palikti auditoriją patiems spręsti pasekmes.
5 veiksmas: susiekite išvadas su verslo tikslais
Apklausos duomenys, kurie nėra susiję su organizacijos prioritetais, retai paskatina imtis veiksmų. Jei apklausa buvo apie mokymų efektyvumą, susiekite jos išvadas su įgūdžių spragomis, kurios turi įtakos darbo rezultatams ar darbuotojų išlaikymui. Jei apklausa buvo apie darbuotojų įsitraukimą, susiekite jos išvadas su darbuotojų kaitos rizika ar produktyvumo rodikliais.
Duomenų derinimas su rezultatais, kurie organizacijai jau rūpi, nėra iškraipymas. Tai kontekstas. Išvada, kad „38 % platinimo skyriaus darbuotojų retai pritaiko mokymuose įgytus įgūdžius kasdieniame darbe“, yra praktiškesnė, kai ji pateikiama kartu su to paties skyriaus darbuotojų kaitos duomenimis, o ne atskirai.
6 veiksmas: nuspręskite dėl formato ir pateikimo
Rezultatų pateikimo būdas turėtų atitikti auditoriją ir išvadų skubumą [4].
Tiesioginis pristatymas gerai veikia, kai išvados yra reikšmingos, kai tikitės klausimų arba kai norite aptarti pasekmes su grupe realiuoju laiku. Tiesioginis pristatymas leidžia suprasti auditoriją ir prisitaikyti. Jei diagrama žmones glumina, galite iš karto ją patikslinti.
Rašytinė ataskaita arba bendrai naudojama skaidrių kolekcija tinka auditorijoms, kurioms reikia įsisavinti duomenis savo tempu arba jais pasidalyti su žmonėmis, kurie nedalyvavo pradiniame susitikime. Ataskaitos taip pat naudingos kaip informacinis dokumentas po gyvo pristatymo.
Reguliariai atliekamiems treniruočių vertinimams ir pulso apklausoms bėgimo rezultatų ataskaitų skydelis gali visiškai pakeisti periodinę lentelę. Komandos gali stebėti tendencijas nelaukdamos suplanuotos peržiūros.
„AhaSlides“ naudojimas tiesioginės apklausos rezultatų pateikimui
„AhaSlides“ yra visa apimanti auditorijos įtraukimo platforma, apimanti apklausas, vertinimo skales, žodžių debesis, atvirus klausimus ir klausimų bei atsakymų sesiją per vieną sesiją. Mokytojams ir moderatoriams, kurie veda sesijas tiesiogiai, „AhaSlides“ leidžia pateikti apklausos rezultatus realiuoju laiku pačios sesijos metu. Apklausos rezultatai, vertinimo skalės atsakymai ir žodžių debesies išvestys atnaujinamos dalyviams atsakinėjant, todėl galite pasidalyti išvadomis su auditorija, kol turinys dar šviežias, o ne kaupti rezultatus ataskaitoje, kuri pateikiama po kelių dienų.
Tai ypač naudinga vertinant po mokymų, kai bendri pasitikėjimo balai grupėje dažnai sukelia sąžiningesnę diskusiją nei aptarimo ataskaitos skaitymas savaitę po užsiėmimo. Kai 60 % auditorijos rodo žemą pasitikėjimą pagrindiniu įgūdžiu ir šie duomenys rodomi ekrane baigiamosios diskusijos metu, tai pakeičia tolesnius veiksmus: mokytojai gali nedelsdami pašalinti spragą, o dalyviai gali matyti, kad jie nėra vieni, susidūrę su tuo, kas jiems buvo sunku.
„AhaSlides“ taip pat eksportuoja atsakymus kaip skaičiuoklių duomenis, kad būtų galima atlikti išsamesnę analizę pasibaigus sesijai, todėl tiesioginės prezentacijos ir ataskaitos po sesijos veikia remiantis tais pačiais duomenimis be papildomų veiksmų. Įsivaizduokite tai ne kaip aptarimo ataskaitą, o kaip tiesioginę rezultatų suvestinę. Žmonės reaguoja skirtingai, kai gali matyti skaičius realiuoju laiku.
Bendrosios klaidų išvengti
Pateikiant kiekvieną klausimą. Auditorija negali įsisavinti 25 duomenų taškų per vieną susitikimą. Negailestingai kuruokite. Mažiau svarbius klausimus perkelkite į priedą, kad duomenys būtų prieinami, jei jų paklaustų, tačiau pagrindinėje prezentacijoje sutelkite dėmesį į tris–penkis išvadas, kurios tikrai vertos auditorijos dėmesio.
Naudojamas netinkamas diagramos tipas. Skritulinė diagrama su aštuoniais pjūviais žmonėms nieko nesako. Sudėtinė juostinė diagrama, kurioje lyginami penkių klausimų Likerto skirstiniai, jiems daug pasako. Prieš užbaigdami bet kokį vaizdinį darbą, paklauskite kolegos, nesusipažinusio su apklausa, ar jis galėtų ją teisingai interpretuoti per mažiau nei dešimt sekundžių. Jei ne, supaprastinkite arba pakeiskite formatus.
Praleidžiant „na ir kas“. Duomenys be interpretacijos verčia auditoriją daryti savo išvadas, o tai dažnai reiškia, kad jie jų nedaro. Po kiekvieno atradimo turėtų būti vienas sakinys, paaiškinantis, kodėl jis svarbus praktiškai. Jei negalite parašyti šio sakinio, atradimas gali netelpti į pristatymą.
Užkasant antraštę. Pradėti 20 minučių trukmės pristatymą penkiomis minutėmis metodologijos, prieš pradedant aptarti pagrindinę išvadą, yra patikimas būdas prarasti dėmesį. Pradėkite nuo svarbiausio rezultato antroje ar trečioje skaidrėje, o vėliau pateikite kontekstą ir detales tiems, kurie to nori.
Pateikimas netinkamu detalumo lygiu. Vadovų komandai reikia kitokios tų pačių duomenų versijos nei apklausą sukūrusi komanda. Kilus abejonių, parengkite santraukos versiją ir turėkite išsamesnę atsarginę kopiją, jei pokalbis taptų gilesnis.
Dažnai užduodami klausimai
Kokio ilgio turėtų būti apklausos rezultatų pristatymas?
Daugumai vadovų ar suinteresuotųjų šalių auditorijų skirtas laikas yra 15–20 minučių. Paprastai to pakanka aptarti tris–penkis pagrindinius rezultatus, pateikti kiekvieno iš jų kontekstą ir užbaigti rekomendacijomis. Jei rezultatai yra sudėtingi arba auditorija tikisi išsamaus aprašymo, 30 minučių yra pagrįsta riba. Ilgesni susitikimai turėtų būti struktūrizuoti kaip seminaras ar darbo sesija, o ne pristatymas.
Kas turėtų būti parašyta priedėlyje?
Įtraukite viską, ką pašalinote iš pagrindinio pristatymo, bet apie ką smalsus suinteresuotasis asmuo galėtų paklausti: išsamų klausimų suskirstymą, demografinius suskirstymus, pažodinius atvirus atsakymus ir visas metodologines pastabas. Priedas sutrumpina pagrindinį dokumentų rinkinį, nepadarydamas pagrindinių duomenų neprieinamų.
Kaip pateikiate rezultatus, kai jie nėra labai džiuginantys?
Pateikite duomenis tiksliai ir susiekite juos su kontekstu. Jei įsitraukimo balai gerokai sumažėjo, aiškiai tai pasakykite, įtraukite visus veiksnius, kurie galėjo prisidėti, ir pateikite pasiruošusius siūlomą atsakymą. Auditorija paprastai geriau reaguoja į sąžiningas išvadas su aiškiu planu, nei į sušvelnintus rezultatus, kuriuose tikroji problema nenurodoma.
Šaltiniai
[1] Alchemikas. Skritulinė ar stulpelinė diagrama? Pateikiate apklausos rezultatus. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Klestėti. 5 būdai, kaip efektyviai vizualizuoti apklausos atsakymus. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Venngage. Kaip efektyviai pateikti apklausos rezultatus. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Įžvalga7. Geriausi apklausos duomenų pateikimo suinteresuotosioms šalims metodai. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] „McKinsey“ pasaulinis institutas. Analizės amžius: konkurencija duomenimis paremtame pasaulyje. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
