Väčšina údajov z prieskumov nikam nevedie. Tímy spustiť prieskum, zostaviť čísla a potom vytvoriť prezentáciu výsledkov prieskumu, ktorá uvedie každú otázku a jej percentuálne rozdelenie. Zainteresované strany počas stretnutia prikyvujú, balíček kariet sa odloží a nič sa nemení. Znie to povedome?
Problémom zriedkakedy sú dáta. Je to prezentácia. Táto príručka sa zaoberá tým, ako štruktúrovať, vizualizovať a prezentovať výsledky prieskumu tak, aby zistenia ovplyvňovali rozhodnutia, a nie zapĺňali archívny priečinok. Správa McKinsey Global Institute zistila, že organizácie založené na dátach majú 23-krát vyššiu pravdepodobnosť získania zákazníkov a 19-krát vyššiu pravdepodobnosť ziskovosti, no väčšina zistení prieskumov sa nikdy nepremietne do rozhodnutí, pretože sú prezentované bez jasného vysvetlenia [5].
Čo by mala prezentácia výsledkov prieskumu v skutočnosti robiť
Pred výberom typu grafu alebo napísaním titulnej snímky si ujasnite, akú úlohu má prezentácia splniť. Prezentácia výsledkov prieskumu musí spĺňať tri veci:
- Povedz publiku, čo si zistil/a
- Vysvetlite, prečo je to pre nich konkrétne dôležité
- Ukážte na to, čo by sa malo stať ďalej
Všetko ostatné je len dekorácia. Manažéri sedia počas prezentácie zapojenie zamestnancov Údaje nie sú určené na kontrolu metodiky. Chcú vedieť, čo čísla hovoria o stave organizácie a čo by sa malo zmeniť. Personalisti, ktorí skúmajú výsledky hodnotenia školení, chcú vedieť, ktoré programy fungujú a ktoré je potrebné prepracovať. Pred prvým slajdom je dôležitý rámec.
Krok 1: Predtým, ako čokoľvek vytvoríte, poznajte svoje publikum
Tie isté údaje z prieskumu je potrebné zabaliť odlišne v závislosti od toho, kto je v miestnosti. Podrobný rozpis Likertova stupnica Pre tím HR analytikov je vhodné rozdelenie medzi desať otázok. Tie isté informácie predložené finančnému riaditeľovi je potrebné zhrnúť do dvoch alebo troch hlavných zistení priamo súvisiacich s obchodnými výsledkami.
Pred zostavením balíčka alebo správy odpovedzte na tieto otázky:
- Aké rozhodnutie musí toto publikum urobiť?
- Koľko kontextu už majú o prieskume a jeho cieľoch?
- Koľko času budú mať na preštudovanie alebo pozretie prezentácie?
- Akú úroveň štatistických detailov považujú za užitočnú oproti ohromujúcej?
V prípade cieľovej skupiny zameranej na vedúcich pracovníkov začnite najdôležitejším zistením. V prípade cieľovej skupiny zameranej na praktikov môžete podrobnejšie rozvrhnúť. V zmiešaných miestnostiach štruktúrujte prezentáciu tak, aby hlavné zistenia boli najprv a podporné údaje neskôr, aby zainteresované strany mohli odísť po kľúčových poznatkoch a analytický tím mohol zostať na zvyšok.
Krok 2: Pred vizualizáciou filtrujte údaje
Prieskum s 30 otázkami vygeneruje 30 údajových bodov, ale to neznamená, že prezentujete všetkých 30. Väčšina prieskumov obsahuje tri až päť zistení, ktoré sú skutočne dôležité pre dané rozhodnutia. Zvyšok je v najlepšom prípade kontext, v najhoršom prípade šum.
Prejdite si svoje výsledky a opýtajte sa: ktoré zistenia sú prekvapujúce, významné alebo akčné? Otázka, na ktorú odpovedalo 94 % respondentov rovnako, vám nepovie takmer nič užitočné: pravdepodobne sa dá skrátiť. Otázka, na ktorú sa odpovede medzi oddeleniami výrazne rozdelili alebo na ktorú sa trend od posledného cyklu prieskumu výrazne zmenil, zvyčajne patrí do prezentácie.
Tento krok filtrovania je miestom, kde väčšina prezentujúcich nedostatočne pracuje. Zobrazenie všetkého pôsobí dôkladne, ale funguje to ako zvýraznenie každého riadku v učebnici: keď je všetko označené ako dôležité, nič nie je.
Krok 3: Vyberte typy grafov, ktoré zodpovedajú údajom
Rôzne formáty otázok vyžadujú rôzne vizualizácie. Použitie nesprávneho typu grafu sťažuje pochopenie presných údajov.
Otázky s výberom jednej a viacerých odpovedí fungujú dobre ako horizontálne stĺpcové grafy. Stĺpcové grafy sa ľahko prehľadávajú, pracujú s ľubovoľným počtom kategórií a umožňujú vám triediť odpovede podľa frekvencie, takže vzorce sú okamžite viditeľné [1]. Koláčové grafy fungujú pre otázky s výberom jednej odpovede so štyrmi alebo menej možnosťami, kde je hlavným bodom pomer k celku, ale s viac ako piatimi výrezmi sa ťažko čítajú.
Hodnotiaca stupnica a Likertove otázky sa najlepšie zobrazujú ako skladané stĺpcové grafy, kde každý stĺpec predstavuje jednu otázku a segmenty zobrazujú rozloženie odpovedí v rámci škály [2]. To vám umožňuje porovnať vzorce odpovedí naprieč viacerými otázkami v jednom vizuálnom zobrazení.
Trendové údaje, kde porovnávate výsledky z tohto cyklu s predchádzajúcim, funguje najlepšie ako jednoduchý čiarový graf alebo stĺpcové porovnanie vedľa seba. Cieľom je, aby smer zmeny bol na prvý pohľad zrejmý.
Otvorené textové odpovede nemusia byť prezentované ako surové citáty (hoci niekoľko dobre zvolených citátov môže byť silných). Slovné oblaky dokážu rýchlo odhaliť najčastejšie používané výrazy, čo je užitočné na identifikáciu tém vo veľkých súboroch odpovedí.
Jedno konzistentné pravidlo pre všetky typy grafov: označujte údaje priamo v grafe, a nie sa spoliehajte na legendy. Publikum by nemalo musieť krížovo odkazovať na farebný kľúč, aby pochopilo, na čo sa pozerá.
Krok 4: Vytvorte príbeh, nie zoznam
Rozdiel medzi užitočnou prezentáciou a zabudnuteľnou často spočíva v tom, či sa prezentujúci snažil rozprávať príbeh alebo len uviesť čísla [3].
Štruktúra opisu výsledkov prieskumu zvyčajne vyzerá takto:
kontext: O čom bol prieskum, kto odpovedal a kedy bol vykonaný? Udržujte ho na jednom slajde alebo niekoľkých vetách. Publikum potrebuje dostatok informácií na to, aby dôverovalo údajom, nie úplnú metodologickú správu.
Kľúčové zistenie: Začnite s najdôležitejším výsledkom. Formulujte ho ako konštatovanie, nie ako otázku. „Šesťdesiatdva percent zamestnancov uvádza, že nemajú dostatok informácií o rozhodnutiach, ktoré ovplyvňujú ich prácu“ je zistenie. „Čo si zamestnanci myslia o internej komunikácii?“ je podnet, nie zistenie.
Podporné detaily: Dva alebo tri dátové body, ktoré dodávajú hĺbku zisteniu v nadpise. Tu si svoje miesto zaslúžia slajdy s množstvom grafov.
Porovnanie alebo kontext: Ako sa to porovnáva s predchádzajúcim obdobím prieskumu, s porovnávacím ukazovateľom v odvetví alebo s iným tímom či oddelením? Čísla majú väčší význam vo vzťahu k niečomu.
dôsledok: Čo toto zistenie znamená v praxi? Tu prepojíte údaje s rozhodnutiami, ktoré musí publikum urobiť.
Odporúčanie: Čo by sa malo stať ďalej? Aj keď prezentujúci nemá konečnú odpoveď, prezentácia by mala byť ukončená jasnými možnosťami, a nie ponechaním publika, aby si samo vymyslelo dôsledky.
Krok 5: Prepojte zistenia s obchodnými cieľmi
Údaje z prieskumu, ktoré sa vznášajú mimo priorít organizácie, zriedkakedy vedú k akcii. Ak sa prieskum týkal efektívnosti školení, prepojte zistenia s nedostatkami v zručnostiach, ktoré ovplyvňujú výkonnosť alebo udržanie zamestnancov. Ak sa týkal angažovanosti zamestnancov, prepojte zistenia s rizikom fluktuácie alebo ukazovateľmi produktivity.
Zosúladenie údajov s výsledkami, na ktorých sa organizácia už stará, nie je manipulácia. Je to kontext. Zistenie, že „38 % zamestnancov v distribučnej divízii zriedkakedy uplatňuje zručnosti zo školení vo svojej každodennej práci“, je praktickejšie v spojení s údajmi o fluktuácii z tej istej divízie, ako keď je prezentované izolovane.
Krok 6: Rozhodnite sa o formáte a doručení
Spôsob, akým zdieľate výsledky, by mal zodpovedať publiku a naliehavosti zistení [4].
Živá prezentácia funguje dobre, keď sú zistenia významné, keď očakávate otázky alebo keď chcete so skupinou v reálnom čase diskutovať o dôsledkoch. Živá prezentácia vám umožňuje prečítať si miestnosť a prispôsobiť sa. Ak je graf mätúci, môžete si to na mieste objasniť.
Písomná správa alebo zdieľaný balíček snímok je vhodný pre publikum, ktoré potrebuje vstrebať údaje vlastným tempom alebo sa o ne podeliť s ľuďmi, ktorí sa pôvodného stretnutia nezúčastnili. Správy sú tiež užitočné ako referenčný dokument po živej prezentácii.
Pri pravidelných hodnoteniach tréningov a pulzných prieskumoch môže dashboard zobrazujúci priebežné výsledky úplne nahradiť pravidelný balíček. Tímy si môžu pozrieť trendy bez toho, aby čakali na plánované preskúmanie.
Používanie AhaSlides na prezentáciu výsledkov živého prieskumu
AhaSlides je komplexná platforma na zapojenie publika, ktorá v rámci jednej relácie zahŕňa ankety, hodnotiace stupnice, slovné oblaky, otvorené otázky a otázky a odpovede. Pre školiteľov a facilitátorov, ktorí vedú relácie naživo, AhaSlides umožňuje vám prezentovať výsledky prieskumu v reálnom čase počas samotnej relácie. Výsledky prieskumu, odpovede na hodnotiacu stupnicu a výstupy zo slovného oblaku sa aktualizujú s odpoveďami účastníkov, takže sa môžete podeliť o zistenia v miestnosti, kým je obsah ešte čerstvý, namiesto toho, aby ste ich museli zhromažďovať do správy, ktorá dorazí o niekoľko dní neskôr.
Toto je obzvlášť užitočné pri hodnoteniach po školení, kde sledovanie súhrnných skóre sebavedomia ako skupiny často vyvolá úprimnejšiu diskusiu ako čítanie záverečnej správy týždeň po školení. Keď 60 % miestnosti indikuje nízku sebadôveru v kľúčovú zručnosť a tieto údaje sa objavia na obrazovke počas záverečnej diskusie, zmení sa to, čo sa stane ďalej: školitelia môžu okamžite riešiť rozdiel a účastníci vidia, že nie sú sami v tom, čo im robilo problémy.
AhaSlides tiež exportuje odpovede ako tabuľkové dáta pre podrobnejšiu analýzu po skončení relácie, takže živá prezentácia a reporting po relácii fungujú z rovnakých údajov bez ďalších krokov. Predstavte si to menej ako rozborovú správu a skôr ako živú výsledkovú tabuľku. Ľudia reagujú inak, keď vidia čísla v reálnom čase.
Časté chyby, ktorým sa treba vyhnúť
Prezentácia každej otázky. Publikum nedokáže absorbovať 25 údajov na jednom stretnutí. Bezohľadne ich pripravujte. Menej dôležité otázky presuňte do dodatku, aby boli údaje k dispozícii, ak sa na ne opýtate, ale hlavná prezentácia sa zameria na tri až päť zistení, ktoré si skutočne zaslúžia pozornosť účastníkov.
Použitie nesprávneho typu grafu. Koláčový graf s ôsmimi výrezmi ľuďom nič nehovorí. Stĺpcový graf porovnávajúci Likertovo rozdelenie v piatich otázkach im veľa prezradí. Pred dokončením akéhokoľvek vizuálu sa opýtajte kolegu, ktorý prieskum neoboznámi, či ho dokáže správne interpretovať za menej ako desať sekúnd. Ak nie, zjednodušte ho alebo zmeňte formát.
Preskočenie otázky „no a čo“. Dáta bez interpretácie nútia publikum vyvodiť si vlastné závery, čo často znamená, že si žiadne nevyvodia. Za každým zistením by mala nasledovať jedna veta, ktorá vysvetľuje, prečo je dôležité v praxi. Ak túto vetu neviete napísať, zistenie nemusí patriť do prezentácie.
Zamlčanie titulku. Začať 20-minútovú prezentáciu s piatimi minútami metodológie predtým, ako sa dostanete k hlavnému zisteniu, je spoľahlivý spôsob, ako stratiť priestor. Začnite najdôležitejším výsledkom na druhej alebo tretej snímke a potom poskytnite kontext a podrobnosti pre tých, ktorí ich chcú.
Prezentácia s nesprávnou úrovňou detailov. Vedúci tím potrebuje inú verziu rovnakých údajov ako tím, ktorý navrhol prieskum. V prípade pochybností si pripravte súhrnnú verziu a majte pripravenú podrobnejšiu zálohu, ak sa konverzácia prehĺbi.
Často kladené otázky
Aká dlhá by mala byť prezentácia výsledkov prieskumu?
Pre väčšinu cieľových skupín z radov vedenia alebo zainteresovaných strán je cieľovou dĺžkou 15 až 20 minút. To zvyčajne stačí na pokrytie troch až piatich kľúčových zistení, poskytnutie podporného kontextu pre každé z nich a na záver odporúčaní. Ak sú zistenia zložité alebo publikum očakáva podrobný prehľad, rozumným stropom je 30 minút. Čokoľvek dlhšie by malo byť štruktúrované ako workshop alebo pracovná schôdza, nie ako prezentácia.
Čo by malo byť uvedené v dodatku?
Uveďte všetko, čo ste z hlavnej prezentácie odstránili, ale na čo by sa zvedavý zainteresovaný subjekt mohol opýtať: úplné rozdelenie podľa otázok, demografické rozdelenie, doslovné otvorené odpovede a všetky metodické poznámky. Dodatok skracuje hlavnú prezentáciu bez toho, aby zneprístupnil podkladové údaje.
Ako prezentujete výsledky, keď sú zistenia nelichotivé?
Údaje uvádzajte presne a spárujte ich s kontextom. Ak skóre angažovanosti výrazne kleslo, jasne to oznámte, uveďte všetky faktory, ktoré k tomu mohli prispieť, a pripravte si návrh reakcie. Publikum vo všeobecnosti lepšie reaguje na úprimné zistenia s jasným plánom ako na zjednodušené výsledky, ktoré nechávajú skutočný problém nepomenovaný.
Zdroje
[1] Alchymista. Koláčový graf alebo stĺpcový graf? Prezentácia výsledkov prieskumu. https://www.alchemer.com/resources/blog/pie-chart-or-bar-graph/
[2] Rozkvitať. 5 spôsobov, ako efektívne vizualizovať odpovede z prieskumu. https://flourish.studio/blog/visualizing-survey-data/
[3] Pomsta. Ako efektívne prezentovať výsledky prieskumu. https://venngage.com/blog/survey-results/
[4] Pohľad7. Najlepšie metódy prezentácie údajov z prieskumu zainteresovaným stranám. https://insight7.io/top-methods-for-presenting-survey-data-to-stakeholders/
[5] Globálny inštitút McKinsey. Vek analytiky: Súťaženie vo svete riadenom dátami. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-age-of-analytics-competing-in-a-data-driven-world
