电子病历变更管理培训：如何在医院电子病历过渡期间运用基于角色的实践和反馈

某个部门对电子健康记录（EHR）系统的变更持抵触态度。并非有人拒绝使用新系统，而是日常工作效率下降。以前只需一分钟就能完成的任务，现在需要点击四次并进行搜索，而该部门本就时间紧迫。员工们完成了培训，也记得培训中演示过新界面。但他们并没有被要求在新系统中实际操作，并反馈遇到的问题。

这是一个示例性情境，并非已记录的客户案例。它描述了电子病历变更管理培训旨在弥合的差距：即从了解新的工作流程到能够通过反馈进行实践，并找出阻碍人们采用新工作流程的障碍之间的差距。

本指南面向医院学习与发展部主任以及与其合作的信息技术或合规负责人。内容涵盖如何描述绩效问题、诊断学习与情境差距、设计准备和实践、案例分析以及评估迁移效果。本指南侧重于培训设计，但不能替代可用性测试、工作流程重组或贵机构自身的变革计划，也不对结果做出任何承诺。

什么是电子病历变更管理培训？

电子病历变更管理培训旨在帮助使用电子病历的人员适应变更后的系统或工作流程。其任务是练习新的工作流程并找出实施过程中遇到的障碍。学员将完成与其职责相关的实际任务，获得反馈，并汇报工作流程、工具或政策中存在的困难。后半部分与前半部分同样重要。仅仅检验人们是否能够按步骤操作的练习，忽略了决定他们是否能够坚持下去的真正障碍。

要闻速览

1. 描述性能问题

首先，要明确任务：练习新的工作流程并找出应用障碍。其中有两个关键部分。练习意味着实际操作，而不是旁观。找出障碍意味着培训内容要包含哪些因素会拖慢人们的进度，以便相关负责人能够采取相应措施。

针对每个角色，用一句话来描述，并请信息学负责人检查：“给定该角色的典型任务，例如接收病人、记录交接班或下达标准医嘱，学习者在新工作流程中完成该任务，记录遇到的困难，并说明哪些支持会有所帮助。”

角色各不相同。护士、病房文员和医生使用病历的不同部分，因此单一的通用培训​​课程无法练习他们的任何实际工作内容。一项针对住院护士电子病历培训项目的范围界定综述（30项研究）指出，“未按角色类型划分培训课程”（Nguyen 等，JAMIA，2024）。该综述涵盖住院护士，因此可将其作为设计参考，并根据自身人群进行核查。

2. 诊断学习和情境差距

在着手构建任何内容之前，请将任务与你现有课程的练习和评估方式进行比较。通常，以下三个问题可以区分培训差距与其他问题：

1. 目前的做法是否使用了实际任务？ 如果该程序演示了屏幕，并以回忆测验结束，则学习者练习的是识别界面，而不是完成他们自己的轮班工作。
2. 认知需求是什么？ 在布鲁姆修订后的认知目标分类法中，“在新的情境中执行程序并分析出错原因”这一能力高于“回忆”。我们的指南中介绍了如何将活动与这些层次相匹配。 将学习活动与布鲁姆分类法相匹配.
3. 除了技能之外，还有其他因素阻碍了你吗？ 在制定培训计划之前，请检查人员配备、工具和流程。如果屏幕反应迟缓、缺少所需的医嘱集或政策强制重复录入，即使培训效果更好，也无法改变病房里实际发生的情况。请将这些问题报告给能够解决这些问题的人员。

同一份范围界定审查报告将实践机会列为影响因素之一：“无法在模拟环境中练习”被视为一项障碍，而“允许护士在培训后使用电子病历系统”则被视为一项促进因素。如果学员没有安全的练习环境，那就是环境差异，而非动机问题。

3. 设计准备和练习

一旦你了解培训可以弥补哪些差距，就应该为每个阶段分配明确的任务。我们的《构建电子病历 (EHR) 入职流程以减轻文档负担指南》涵盖了最初几周的设计。本节则着重介绍变革本身。

准备工作。通过简短的诊断测试来检查先决条件：了解影响每个角色的新旧差异、贵组织使用的术语以及当天可以获得帮助的途径。有针对性的自主学习适合此阶段。回顾性检查仅用于确认先决条件。

实践。运用跨学科质量改进项目和基于角色的案例实践。来自不同角色的学习者共同完成一个患者诊疗流程，例如入院、开具医嘱、交接班和出院，每个人在实践环境中各司其职。观察角色交接环节的瓶颈，往往能发现单个角色无法单独报告的工作流程问题。观察典型任务，并记录过程中出现的错误和摩擦。

反馈要与决策挂钩，而不是仅仅给出总分。“你找到了正确的顺序，但走了弯路，而且你选择绕过提示而不是询问”比“5分满分，得了3分”更有价值。要列举一些合理的错误路径，并解释它们为何会诱使人们这样做。我们的互动练习设计指南（包含实用反馈）展示了如何撰写与决策相关的反馈。

实时输入还是异步回顾？实时辅导在任务模糊不清、角色需要协调以及需要指出问题所在时最具价值。异步回顾足以将学习者记录的步骤与带注释的模型路径进行比较。许多团队会同时采用这两种方式：先进行自主学习，然后针对最复杂的工作流程进行辅导。

时间安排。范围界定审查报告指出了一些障碍，例如短时间内内容过多以及培训与正式上线之间的时间间隔过长。应将练习安排在用户实际使用工作流程的时间附近，并将其拆分成足够短的环节，以便用户能够充分吸收。

4. 通过一个实际例子进行分析

举例说明。信息技术或合规负责人应在使用前验证案例和答案标准。

案例：某内外科病房启用了一套新的交班记录流程。员工反映，新流程比以前耗时更长。规定要求交班记录必须在交班护士离开前填写完整。

任务：学习者在新工作流程中完成一次模拟病人的交接班，记录下遇到的每一个困难点，说明他们会如何应对，以及他们需要哪些进一步的信息或支持。

这是第一次尝试。学习者完成了笔记，但跳过了两个“没人看”的字段，也没有记录任何阻力。他们说新方法“只是慢了点”。笔记内容不符合规定，而且障碍被描述为一种没有细节的个人意见。

反馈和重试。教练指出这两个字段是操作流程的一部分，并要求学员找出它们在屏幕上的位置以及完成相应步骤所需的时间。重试环节要求学员再次完成笔记，并记录遇到的每个难点，包括他们采取了哪些措施、花费了多长时间以及如何才能更快完成。

更强有力的尝试。 “我填写了所有字段。每次都需要单独查找用药摘要，这大约增加了两分钟。我没有跳过这一步，因为政策要求必须这样做。摘要能否预先填写，或者是否有已批准的快捷方式？我不知道这个问题是否已被报告过，所以我会向科室的超级用户和信息团队提出。” 这个回答符合政策要求，记录了具体证据，并且使用了已批准的途径。

解释每份回复的合理性或不足之处。评判每份回复应依据既定标准，而非教练的个人偏好。第一种回复通常是应对较慢任务的常见方式，但它忽略了政策领域，也让项目缺乏改进空间。更完善的回复则遵循政策，符合学习者的角色，并将抱怨转化为证据。示例中的两分钟只是一个虚构的数字，旨在说明需要记录的细节类型，并非实际的衡量标准。

5. 评估能力并制定转移计划

能力证明是学习者在未接触过的案例上的表现。对任务熟练程度进行评分，并单独记录未解决的工作流程障碍。一个简单的评分标准是每个标准采用 0 到 2 分的等级：

评分标准：0 分表示缺失或不支持，1 分表示部分缺失（存在相关遗漏），2 分表示完整且符合既定标准。请单独定义关键错误，例如跳过政策必填字段，以免总分掩盖此类错误。本评分标准仅为建议，并非已验证的准备就绪标准。请与信息学或合规负责人协商调整并进行试点。

精心规划工作交接。学员重返工作岗位一段时间后，可以安排一次简短的后续跟进，例如小组讨论，让每位学员带来一项实际任务（去除细节），并一起探讨他们现在是如何完成这项任务的。如果公司规定允许，还可以观察一些实际工作案例。

互动式教学有助于

互动式教学模式有助于让每个人在听到答案之前就做出承诺。在实时课程中，主持人可以展示一个简短的案例，让每个人选择下一步行动并输入他们预期的阻力，然后在讨论之前展示结果分布。匿名回复有助于人们更容易地承认工作流程存在问题。同样的案例也可以以自学模式进行，方便学员准备。AhaSlides 支持互动式学习，并可在实时学习和自学模式之间灵活切换。请勿在课程中使用真实事件和患者信息，并根据您自身的工作流程检查您计划使用的任何特定创作、反馈或报告功能。在看到人工智能、模拟器和电子病历集成实际运行之前，请将其视为外部或未经确认的功能。有关选择教学模式的指导，请参阅我们关于何时使用自适应、互动式和实时学习的文章。

衡量发生了哪些变化

预先确定哪些指标能够证明学员可以完成任务。将学员在未见过的案例中的任务熟练度和障碍记录与基线进行比较，并在培训结束后继续保留障碍记录，作为一项独立的衡量指标。明确纳入哪些学员、分母和时间节点。如果结果有所改善，在确认培训效果之前，应检查同期是否发生了其他变化，例如软件更新、人员变动或工作流程重新设计。

可能存在的限制

• 可用性。 如果屏幕上的操作步骤过多，培训可以教会用户快捷键，但无法减少步骤。
• 人员配备和时间。 如果没有专门的时间进行练习，练习是没用的。
• 政策清晰度。 案例无法解决条款重复或含糊不清的政策问题。请修改政策。
• 案件承保范围。 一个案例展示了一种工作流程。分数并不能反映一个人的整体表现。
• 转让。 模拟案例的表现与在满员病房且电话铃声不断的情况下表现是不同的。

尽早将这些问题告知赞助商，并制定单独的解决方案。培训可以提升学习者的能力，但并不能改变任务发生的条件。

常见问题

什么是电子病历变更管理培训？

它通过基于角色的实践和反馈，使员工能够适应变化后的电子病历或工作流程，并收集实践中发现的障碍，以便有人能够采取行动来解决这些障碍。

通过培训是否意味着员工已经接受了这项改变？

不。评分反映的是一个人处理某个培训案例的情况。实际应用效果取决于可用性、人员配备、政策以及技能，而这些因素都会影响培训内容的采纳率。

如何评估新工作流程的准备情况？

给学习者一个他们之前没接触过的案例，并根据既定标准评估他们的任务熟练程度，然后记录仍然存在的障碍。回顾性测验仅用于确认先决条件。

可以使用真实的病人病例进行练习吗？

只有在去除详细信息并获得合规负责人批准后才能使用。基于常见工作流程构建的虚构案例更安全，患者信息不应包含在培训工具中。

从哪儿开始

选择一项人们普遍认为速度变慢的工作流程。为每个岗位撰写绩效考核报告，请信息技术或合规负责人验证一个虚构案例及其答案标准，并拟定一个包含三个标准的评分细则（0 到 2 分制）、一份关键错误清单和一个障碍记录表。在正式推广之前，先在一小群人中进行试点。

要了解如何让案例在您自己的团队中进行实时演练，并在之后以自定进度重复使用，请探索 AhaSlides。